高校云计算平台中电子文件管理的原则与方法

魏自鹏 李明

摘 要 為解决高校云计算平台及其业务系统中产生的电子文件的归档管理问题，先是对集中统一管理、单套制、安全性、前端控制、全程管理、组织融合等管理原则和思想进行了阐释;然后结合实际工作，从归档范围、系统对接、标准体系、资源利用、信息安全、组织保障、考评激励、制度建设等角度提出了一些具体的实施措施。

关键词 高校 电子文件 归档管理 云计算平台 原则 方法

Abstract In order to solve the filing and management problem of electronic documents generated by the cloud computing platform and its business system in colleges and universities， the paper first expounds the management principles and ideas of centralized and unified management， single set system， safety， front-end control， whole-process management and organization integration， then combines them with the practice of work， and proposes some specific implementation measures from the perspective of filing range， system docking， standard system， resources utilization， information safety， organization guarantee， evaluation and incentive， and institutional building etc.

Keyword colleges and universities; electronic document; filing and management; cloud computing platform; principle; method

目前，多数高校都在推进数字化、智慧化校园建设，不少高校已经建立了自己的云计算平台（实质为私有公共云[1]64，又称数字化信息平台，以下简称云平台）。然而云平台在为学校工作带来便利的同时，也形成了大量的电子文件资料，而这些电子文件资料不仅数量巨大，且数据异构、格式不一、形式多样、分散无序，保存价值也不同，有些甚至是电子垃圾，往往呈现出芜杂性，如何将这些电子文件资料去粗取精、科学归档、分门别类、高品质管理已成为摆在各高校面前的一道必须且迫切要解决的难题。基于此，笔者希望结合近期的调研、实践与思考，试图从系统对接、工作原则、思想理念和方法措施等方面加以探讨，以供大家参考。

一、高校云平台中电子文件归档管理的主要原则和思想理念

1.集中统一管理原则。集中统一管理原则是档案管理的基本要求，高校云平台中产生的电子文件资料的归档管理自然也不例外。然而，要想实现集中统一管理，必须首先确定电子档案材料集中统一保管的“地点”。我们知道传统档案的管理是集中统一到档案馆（室），那么电子档案的集中统一保管“地点”是哪里，档案馆（室）固然是首选。然而，现实中由于受档案馆（室）的人力、财力所限（主要是计算机人才缺少，新进人才困难），有些高校提议，将电子档案的管理工作移交给网络信息中心（或其他类似部门），以利用网络信息中心的人才优势，加强电子档案的管理工作，从这个角度看似乎也无可厚非。但是，不能只将电子档案的管理权限移交给网络信息中心，而档案馆（室）仅保存传统档案，这样做且不说网络信息中心一般不会对电子档案进行鉴定、分类、整理，更重要的是，这样会使传统档案与电子档案的管理被人为地分割开来，其结果只能导致职责不清、管理混乱、出口不一。当然，更不能将云平台中各业务系统产生的电子档案自行保管、各自为政，这样既违背了档案管理的法规原则，更会形成“信息孤岛”，导致信息不能共享，资源浪费。因此，目前阶段，电子档案的管理仍应由档案馆（室）统一负责更为合适。因为，只有集中统一管理，才能集中信息、统一出处，才有利于明确职责、统一规则、统一标准、统一保管、统一监督、统一利用。因此，为做好云平台中电子文件材料的归档工作，在云平台与档案系统对接的同时，集中统一管理原则也必须坚持和加强。

2.单套制原则。目前，对电子档案的管理多采用“双套制”原则，即在保管电子档案的同时，将其打印出来，打印件也保存。而对于云平台中生成的电子档案，我们认为应该遵循单套制原则，即只保存电子档案本身，即便是电子档案也不需要再打印出来另行保管，但要确保其原始性、真实性和可靠性。因为档案管理的一个重要原则就是维护档案的原始记录性，而电子档案就是工作中自然生成的，本身就是第一手的、原始的，即使将其再打印出来，而打印件也只能是电子档案的备份件，并不是原始件，也不是真正意义上的原始档案，况且又浪费人力、物力，实乃多此一举。

3.安全原则。任何事物都有其两面性，电子档案在给我们的工作带来便利的同时，其安全保管也给我们带来了挑战。为了维护云平台中的电子档案的原始记录性，我们必须将电子档案的安全放在首位，不仅要确保其真实可靠，归档后还要确保其安全稳定、完整可信。因此，工作中必须遵循安全稳定的原则，采取先进的技术，确保归档的电子档案真实可靠，同时积极做好数据备份和用户权限设置，力求做到在安全中谋发展，在发展中促安全。

4.前端控制与全程管理思想。前端控制从本质上属于前馈控制的一种，这里主要是针对电子文件运行的前期阶段而言，属于一种源头控制思想，即从源头上保证电子文件的齐全完整和安全可靠。根据电子文件的运行特点，电子文件的生命周期一般分为三个阶段，即：概念阶段（Conception stage）、形成阶段（Creation Stage）、维护阶段（Maintenance Stage），这里的概念阶段实际上是指设计阶段，即电子文件管理信息系统的研制、设计和安装阶段[2]98。前端控制思想主要强调在电子文件的前期概念设计阶段，就对各业务系统相对应的机构内部的信息流和信息处理程序进行分析，选择与之相适应的技术嵌入业务系统之中，设计相应电子文件管理功能，以保证电子文件的内容、背景和结构能够提供关于电子文件形成者及其活动的可靠凭证，以及有档案价值的电子文件能够经过挑选存留下来并且在将来能够读取和理解。据此，在云平台中各部门业务系统安装之前，即与相关部门进行沟通，将档案工作及系统对接的标准和要求事先告知他们，以便在系统招标采购时即将档案工作及系统对接的标准和要求融入各业务系统的设计方案之中，这样新增加的各业务系统安装后均实现了与档案系统对接，也都满足了档案工作的标准和要求，避免了事后的繁琐和低效。

同時，由于电子文件运行的不同阶段可能发生多次往复，且电子文件各阶段的功能、价值形态以及服务对象、服务方式均可能不同，这些自身的特点决定其还需要引入全程管理的思想。即在电子文件运行的各个阶段、各个节点乃至全过程实行管理和监控，以形成电子文件管理“全天候、全领域、全覆盖”的局面，从而保证电子文件的齐全完整和安全可靠。

5.组织融合与相互协作思想。云平台中各业务系统中的电子数据涉及诸多部门，普遍存在着分段式、分散式管理的现象，导致同一事物（电子文件）的管理活动，“被划分为不同的阶段，分属于不同的部门”，“整个文件管理体系被人为地割裂得支离破碎”，加之组织协调不力、沟通困难，“电子文件管理的失控，电子文件的流失、泄密与证据效力无法保证等”也便不可避免了[3]16。因此，目前制约高校云平台中电子文件归档的最主要因素不是技术而是管理和协调。为此，高校应加强档案工作与其他各部门之间的沟通联系、相互协作和深度融合，打破高校内部的部门壁垒，将档案管理制度、标准融入各项业务工作中，形成高效一体的档案集成管理体系，克服业务系统的使用部门和档案管理部门各自为政的状况，实现电子文件、档案的一体化管理。档案软件作为云平台中的一个子系统不再是孤立存在的，而应与其他系统无缝衔接、互通有无，以体现“系统中的系统”。

二、高校云平台中电子文件归档管理的主要方法和措施

对电子文件的归档管理，《电子文件归档与电子档案管理规范》（GBT18894-2016）中明确规定：“应明确各门类电子文件及其元数据的归档范围、时间、程序、接口和格式等要求”，“应执行规范的工作程序，采取必要的技术手段，对电子文件归档和电子档案管理全过程实行监控”。据此，现提出了以下几点方法和措施。

1.明确归档范围。档案部门应主动与各业务系统的使用部门进行沟通，调查了解其生成的电子文件的内容、种类、格式等，通过协商明确应归档的电子文件范围，并形成《电子文件归档范围和保管期限表》。同时，随着时间推移，各部门的业务内容可能会有所变化，软件系统也会不断改进升级、更新换代，这就需要档案部门加强与各业务部门之间的沟通联系，及时修订电子文件归档范围。只有明确电子文件归档范围，才能使系统对接和电子文件归档有的放矢，更具有操作性、准确性和可行性。

2.建立标准体系。鉴于各业务系统形成电子文件千差万别、芜杂散乱，迫切需要形成一套标准体系，使形成的电子文件与档案系统对接后能够平滑地进入档案系统，不需要再进行人工的格式转换和数据调整，更不需要再进行人工导入导出等不必要的繁琐操作，不仅提高了工作效率，更以客观标准代替主观标准，避免了人工操作的失误，从而使电子文件的收集归档高效快捷、齐全完整、安全可靠。因此，学校档案部门应事先制定一套标准体系，在各部门招标采购或自行开发相应业务系统时，必须将档案工作的规范要求设计进去，并与学校档案系统对接。这套标准体系应至少包括著录（输入）、输出的内容及格式两个方面，可制定各业务系统著录内容规范，明确必要著录项和选择著录项;制定各门类电子文件输出及归档保存的标准格式，确保归档电子文件的良好品质。标准在制定过程中，对于国家已经出台的标准应严格执行，比如《党政机关电子公文系列标准》（GB/T 33476-33483-2016）、《电子文件存储与交换格式版式文档》（GB/T 33190-2016）等;对于国家还没有出台标准的电子文件应尽量转化为通用格式的电子文件;对于已有业务系统中不能转化为通用格式的专有电子文件，应同时收集专用软件、技术资料、操作手册等，若能够通过二次开发或修改升级成为通用格式的，尽快进行二次开发或修改升级。比如OA办公系统中的公文包括：标题、文号、密级、公文内容、发文单位及公章、发文时间、主送单位等项应与档案系统中的著录格式一致，统一规范、著录完整，若档案系统中没有的却具有保存价值的项设计时应尽量补齐。输出时除了保留本来的格式供将来进行数据深度开发利用外最好同时再输出品质较高、性能较为稳定又便于浏览的PDF、OFD格式等[4]39。

3.实现档案系统与各业务系统的无缝对接。要实现档案系统与云平台中各业务系统的无缝对接，首先必须确定系统对接的方案，目前高校云平台与档案系统对接主要有两种方式：一种是直接获取模式，另一种是Web Services接口模式[5]64。两种方案各有利弊，前者因不需要对已有业务系统进行二次开发，经济成本较低，然而档案系统服务器必须直接操作业务系统读取数据导致安全性和保密性不高;后者虽然需要对已有业务系统进行二次开发，增加经济成本，但档案系统和各业务系统之间相对独立，安全性和保密性均较高。因此，我们倾向于采取后者，即Web Services接口模式，特别是新增的业务系统，若能事先设计和开发完成，对于做好与档案系统的对接和归档集成工作较为便利。其次，完成系统无缝对接之后，再由既懂档案鉴定整理又懂计算机的档案机构工作人员负责电子文件资料的审核把关、价值鉴定、分类整理等，统一确定电子文件资料的去留，这样就保证了电子档案收集的齐全完整和分类整理的科学规范。

4.建立资源共享和利用体系。云平台中各业务系统的电子文件通过系统集成，完成收集管理后，有价值的电子文件得以保存进而形成电子档案，而集成保存电子档案的最终目的就是为了克服“信息孤岛”现象以便更好地开发利用档案信息资源。因此，高校应积极利用先进工具和技术，努力开发电子档案信息资源，使其变得更加智慧，更好地为工作和社会服务。新时代下，可以先充分利用高校云平台，通过统一身份认证登录和权限授予方式，实现学校教职工在线查阅利用;建立档案利用发布系统，通过开发APP、微信公众号等移动终端，实现远程在线查阅;并根据不同用户特点做好相关档案信息的推荐服务。

5.建立信息安全体系。谈到资源共享与利用，就不得不必须考虑信息资源的安全可靠。首先是档案系统服务器的设置。档案系统和云平台中的其他业务系统都共用学校整个云平台，不需另行单独安装档案服务器，这样不论是后期的运维，还是系统对接和电子档案开发利用都很便利。当然，若有涉密档案也想通过计算机管理，可以单独设立服务器，不应与学校云平台相连。其次，要保证电子档案的完整性和真实性。在保存电子档案内容的同时，必须同步收集电子档案的结构和背景信息，即保证每份电子档案的要素（内容、背景和结构）没有残缺，没有被篡改和删除。再次，保证电子档案的可靠性。电子档案的使用范围必须明确，即电子档案一定要在授权范围内方可使用，不能发生泄密和丢失。当然对于输出的电子档案也可通过添加水印、二维码等技术手段来保证档案的真实可靠。最后，要保证电子档案的可用性。即电子档案要能够被检索读取和理解，比如为了便于阅读和使用，电子档案可以保存为通用的PDF、OFD格式。当然，还应保证网络和信息传输安全，防止黑客攻击和数据侵害与丢失，加强对访问用户身份认证，加强网络监管和异常预警，自动及时地消除安全隐患。这些工作往往由负责云平台运维的计算机网络机构来承担，这也是云平台的优势之一。总之，电子档案的安全是首要的，务必保证电子档案的安全可靠。

6.建立组织制度保障体系。首先，遵循集中统一管理原则，明确云平台中各业务系统必须与档案系统对接，数据向档案系统集成。其次，明确档案部门、业务部门、信息部门、绩效管理部门（人事部门）等的职责权限，使工作“名正言顺”。档案部门负责指导、监督、检查各业务系统电子文件的生成和归档工作，接收、鉴定电子文件档案和提供服务利用;向信息部门提出集成和管理功能需求，并审核其开发和采购的信息系统的电子文件管理功能;协助绩效管理部门制订电子文件集成管理考核办法。业务部门接受档案部门有关电子文件管理的指导监督与检查，并按要求向其移交电子文件。信息部门根据档案部门提出的需求与标准，批准或提供各业务部门合格的信息系统，并为档案部门和业务部门提供相关设施和技术支持。绩效管理部门对档案部门、信息部门和各业务部门进行电子文件归档工作绩效考核[3]34。同时，档案部门应与各业务部门加强联系和沟通，相互协作和融合，突破部门壁垒，形成工作网络。平台的对接与电子文件归档集成工作要求有较高信息素养和计算机技能的人员，高校尽早建立一支既懂档案又精通计算机的高素质复合型人才队伍。同时，应建立一套相应的制度体系，为工作的开展提供依据、参考和示范，并认真落實，将新的措施和规范以及岗位职责等确定下来，使新的工作模式固化，形成常态和习惯。

7.建立考评激励体系。要使工作业绩得到认可，工作积极性得到调动，人员潜力得到激发，必须建立一套行之有效的考评激励体系。首先，应明确该项工作的各项内容，尤其是关键之处，并分项分类。其次，建立业绩考核指标，考核指标既不能遗漏也不能溢出，且具体可执行。再次，下一年度应根据上一年度各项内容指标完成情况，对考核指标进行必要的修改，尤其对完成度不高的指标，应适当增加其指标权重，以促进该项指标的完成。同时，由于该项工作不少是由业务部门人员兼做，并非其分内职责，因此，应利用考评结果及时将其工作量予以兑现，可列出档案工作专项奖励经费，给予相应工作人员以报酬，这不仅体现了劳动的公平性，也是对其劳动的尊重，使其工作的积极性得以调动，更有利于突破部门壁垒，使档案部门与业务部门互相协作，深度融合。

高校云平台中电子文件归档管理工作是一项系统工程，需要多部门的参与和多方面的努力，需要更多的创新，本文主要认为应遵循集中统一、全程管理、协作融合等理念，发挥云平台的优势，做好业务系统与档案系统之间对接，制定标准规范，明确归档范围，并由档案人员统一把关，完成对电子文件资料的鉴定、归档、分类和整理，同时建立资源共享系统和组织制度保障体系等，至于电子文件归档后的深层次开发和利用等，还有待进一步研究。

参考文献

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