智慧校园背景下高校智慧档案馆的内涵和理念

摘 要 智慧地球、智慧城市、智慧校园等的发展催生了智慧档案馆。在社会各项事业信息化高度发展的智慧时代，本文主要从融合贯通、高效协同、智能化、开放化等方面探讨高校智慧档案馆的内涵和理念。

关键词 智慧校园 高校智慧档案馆

Abstract The development of smart earth， smart city and smart campus has given birth to smart archives. In the era of high development of informatization in various social undertakings， this paper mainly discusses the connotation and concept of smart archives in colleges and universities from the aspects of integration， highly efficient coordination， intelligentization and openness.

Keyword smart campus; smart archives in colleges and universities

“智慧”一词是近十多年来学术界研究的一个高频词汇和热点话题，从最初IBM公司于2008年提出“智慧地球”概念，继而2010年提出“智慧城市”的愿景，在此基础上，又如遍地开花似地衍生出大量有关社会各行业、各领域的智慧化探讨，如智慧商城、智慧校园、智慧医院、智慧博物馆、智慧图书馆、智慧教育、智慧旅游，等等。根据IBM的定义，在“智慧地球”时代，“能够更透彻地感应和度量世界的本质和变化;促进世界更全面地互联互通;所有事物、流程、运行方式都将实现更深入的智能化”。

一、关于智慧校园、智慧档案馆

在全球“智慧”学研究如火如荼的大背景下，高校智慧校园的理念应运而生。对于何为“智慧校园”，目前还没有形成精准的定义，笔者暂且采用认可度比较高的清华大学蒋东兴的观点：“智慧校园是高校信息化的高级形态，是对数字校园的进一步扩展与提升，它综合运用云计算、物联网、移动互联、大数据、智能感知、商业智能、知识管理、社交网络等新兴信息技术，全面感知校园物理环境，智能识别师生群体的学习、工作情景和个体的特征，将学校物理空间和数字空间有机衔接起来，为师生建立智能开放的教育教学环境和便利舒适的生活环境，改变师生与学校资源、环境的交互方式，实现以人为本的个性化创新服务。”[1]

档案界学人们在这样一股方兴未艾的“智慧热”研究浪潮中，同样也以敏锐的嗅觉和与时俱进的开放心态，以高度自觉的责任与担当，积极参与其中，大胆提出了“智慧档案馆”的构想，并且描绘出了一幅较为清晰的智慧档案馆的蓝图。研究者们纷纷发表自己的观点，可谓百花齐放、百家争鸣，研究成果也如雨后春笋般大量涌现。截至目前，在中国知网学术期刊网络数据库中，以关键词“智慧档案馆”为检索项，结果为219条，加之相关学术著作，成果颇丰。其中有对智慧档案馆的前瞻性展望、建设模式探讨、研究述评、新兴信息技术在智慧档案馆建设中的应用，也有对智慧档案馆研究热的审慎思考和反思性探析，等等。在细思精研和热烈探讨中，理念越发成熟，认识也愈加清晰。笔者在阅读了大量相关文献后，概括各位研究者的观点即为：智慧档案馆——智慧城市——智慧地球，三者之间是层层隶属关系，相应地，高校智慧档案馆作为高校智慧校园的重要组成部分，“是档案资源、档案管理业务、档案馆舍设施、档案人在以云计算构筑的信息生态环境下呈现出的档案馆的新形态”[2]，其主要特征也无外乎表现在以下方面：互联网络高速运作、智能终端广泛应用、团队协作便利充分、集体知识共生共荣、业务应用智能融合、外部智慧融会贯通[1]。高校信息化建设经历了校园网建设（20世纪的最后15年）、数字校园（21世纪的前15年）和智慧校园建设（预计为21世纪接下来的15年）等几个阶段，目前正处于智慧校园建设的起步阶段。高校档案馆也从传统的实体档案馆到数字档案馆，继而逐步迈向智慧档案馆阶段。

二、智慧校園背景下高校智慧档案馆的内涵和理念

1.高校智慧档案馆的内涵之一体现在融合贯通，高效协同。高校智慧档案馆是智慧校园的重要组成部分。智慧校园是虚实校园的高度融合。“智慧校园基本功能之一是使数字校园和实体校园高度融合，让其产生倍增效应。”[3]相较于虚、实校园建设像两条平行线各行其是的状况，在当今高速泛在的互联网时代，努力让二者实现无缝融合，可以产生“1+1≥2”的效果。在这种融通的智慧校园环境中，高校智慧档案馆也必然不能置身事外，积极推进虚实融合，数字和实体档案馆贯通才能跟上智慧校园建设步伐。体现在档案业务监督、指导、培训、宣传等方面的应用有：当举行大型档案工作会议或学术报告、业务培训会时，可以在网络上进行同步直播，让未能亲临现场的人员同步聆听;举办档案展览，可同时开展实体展和网上虚拟展厅，以满足不同参观群体的需要;提供档案利用服务，亦可采取线上线下相结合的方式，利用者根据自己的意愿，可来馆实地办理，也可通过校务服务中心档案对外服务平台进行在线申请，线上走完审批、发送电子档案、登记等一系列流程，或线下寄送纸质档案给异地校友;此外，在当今高校迅猛发展，一校多区办学模式日益普遍的情况下，采用新兴信息技术辅助办公已然成为工作常态。在不同校区（包括同城或异地）办公的档案馆内部人员之间、档案馆专职人员与二级归档部门兼职档案员之间、档案馆人员与勤工俭学的学生助理或数字化外包公司人员及业务系统开发商之间，甚至全国不同省区高校档案馆同仁之间等，都可以通过建立QQ、微信群等新型社交网络以语音、视频、视频会议等方式进行在线答疑、业务指导或交流、会议讨论、工作通知等。如此，虚实相配、融合贯通，真正实现跨越时空限制的馆内、馆际，不同人群之间的无障碍沟通，体现了信息流通快捷、响应迅速，高效办结等优势。

智慧档案馆亦将建设高度协同的业务平台，打破档案馆内设机构之间、内部人员之间、档案馆与各二级单位之间的“信息孤岛”“应用孤岛”和“资源孤岛”现象，实现信息互联互通，业务协同参与，资源共享共用，充分体现智慧档案馆高度融合共通的理念。高校各业务部门均建有自己的业务系统，智慧校园将打破各自为政，独立封闭，相互割据的信息资源壁垒，实现业务协同和资源共享。智慧档案管理系统与各业务系统高度集成，全面实现原生电子文件的单套制和单轨制的规范归档，避免重复投入和重复建设。档案归档及利用等业务均通过便捷高效、标准规范的档案管理系统实现业务协同共通，线上申请线上审批及办理，达成一站式服务，是对数字档案馆“档案资源存量数字化、增量电子化、利用网络化、管理现代化、资源共享化”的进一步深化。

2.高校智慧档案馆之智能智慧理念。“物智能，人智慧，智能化的物能够解放人，使人走向更大的智慧。”[3]在智慧校园时代，物联网、云计算、大数据分析等核心信息技术的应用无处不在，目的在于为师生“提供一种环境全面感知、智慧型、数据化、网络化、协作型一体化的教学、科研、管理和生活服务，并能对教育教学、教育管理进行洞察和预测的智慧学习环境”[4]。物联网智慧校园系统的广泛应用使校园各方面发生了深刻的变革，实现了对校内各类资源的优化整合和充分利用，如清华大学建成了遍布整个校园的智能垃圾桶、智能井盖、智能路灯和校区环境监测、智能停车点、智能门锁、智能电表等，打造了一个全场景的智慧校園，使校务管理和师生学习、办公、生活都尽在掌握，变得前所未有的轻松便捷、人性化和精细化。在智慧校园的智能化进程中，也催生着高校档案馆的智能化建设。对于档案馆的馆舍环境和档案库房的管理，可以采用无线智能档案馆库房综合管理系统，该系统含恒温恒湿、空气监测采集、漏水监测报警、库房消毒、烟雾报警、门禁管理等子系统，基于物联网技术和一体化集成手段，把构成整个档案馆数字智能化系统的各自独立分离的设备、功能和信息集成为一个相互关联、完整、协调的综合网络平台，并通过该平台把馆内分散、复杂而庞大的各类设备和系统进行信息、资源、任务的充分共享，从而在统一界面实现对各子系统的全局性监视和管控，对进出档案馆人员及馆内自动化设备进行集中统一、安全、可控的管理，为档案创造一个安全、适宜的存放环境，实现节能高效的目标[5]。通过该系统，可以远程控制馆内各种设备的运行，可根据实际需要提前开启或关闭设备，如若临时接到上级领导或校外同仁的接待工作，可通过远程控制提前开启会议室投影仪及电脑等以备用或提前打开馆库各功能用房的门、灯等以方便来访者参观;若在非工作日临时停电，则可提前远程关闭档案馆机房服务器和空调等，以避免因非正常关闭而有可能导致的设备故障;该系统也可集成物联网智慧校园系统的人脸识别、校园一卡通等子系统，对进出馆的校外人员和校内师生进行高效、可靠的身份识别，还可随时监控档案馆内部及周边环境。随着信息化浪潮的汹涌而至，人工智能技术的飞速发展，其在各行业、各领域的应用几乎无处不在，高校更是先进科学技术应用的先行者，高校档案馆置身其中，耳濡目染，更能深切感受到人工智能技术在智慧档案馆建设中所发挥的变革性作用，档案人应积极应对各种新兴技术的挑战，努力学习，跟上时代发展的步伐，而不是故步自封、墨守成规。

在高校招生规模逐年加大，各归档部门形成的各种门类档案数量日益庞大的今天，急需借助智能技术手段对档案进行辅助管理，以便将档案馆有限的人力从繁杂的重复手工劳动中解放出来，将更多时间和精力投入到档案编研和信息化建设等工作上来。RFID无限射频识别技术是当前比较广泛地运用在如物流、交通、仓储、身份识别、防伪、资产管理、图书馆等多个行业和领域的一项物联网技术。该技术同样适用于智慧档案馆对馆藏档案的智能化管理。“通过RFID标签、RFID通道门、RFID工作台、智能化档案密集柜、数据采集终端、扫描仪等信息存储管理设备组成的标准智能档案库房，配合档案管理系统，信息化管理档案的借阅、归还、查找、盘点等工作，实现归档、入盒、上架、借阅、销毁的闭环管理，实现档案全生命周期的管理。”[6]在调阅档案时能精准定位所查案卷、快速出库，根据操作命令自动开启和闭合相应位置智能密集架，并实时记录异动信息，密切跟踪档案去向，全面掌握馆藏档案存放位置、借阅、销毁等情况，尤其是在档案清查时，相较于传统档案馆时期手持纸质目录进库房逐卷逐件清点而言，极大地提高了工作效率，减轻了劳动强度，全面提升了档案安全性。

在档案资源收集方面，现代信息技术的高度发达，使得电子文件、网页资源大量产生。国家档案局《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》中明确提出要“探索电子档案与大数据行动的融合;研究制定重要网页资源的采集和社交媒体文件的归档管理办法”。如何让浩如烟海的数字档案信息资源的收集、处理分析等工作变得简单而高效？人工智能技术便可发挥重要作用。高校智慧档案馆网页抓取的数据主要来源于本校主页以及校内各学院、机关、直属各单位等网页，其中有各种新闻的相关文字稿和图片、音视频;媒体报道、各类统计报表、规章制度、各单位简介、工作总结、计划、简报;本校及各学院、研究所等的招生简章、专家简介，等等。可以采用智能Agent进行网页数据的抓取、整理与分析，“智能Agent是数据挖掘方面的人工智能产品，我们所熟知的Google爬虫、百度蜘蛛，都是智能Agent”[7]。目前市面上出现了各种网络爬虫工具，简单易操作，功能强大，可轻松采集不同网站或网页的大量数据，并可按照要求将数据进行自动编辑。

此外，基于语义分析、数据挖掘、逻辑推理、知识发现与关联等技术的档案信息智能检索技术可推广应用;运用自然语言理解分析的电子档案智能分类，通过人工智能机器，对建有全文数据库的电子档案依照专业档案分类方法，自动生成专题数据库，通过知识管理的相关应用，搭建知识库，采用知识地图、智能检索等，为不同利用群体提供精准、快速的档案信息和知识服务。

3.高校智慧档案馆之开放智慧内涵。当今世界正朝着网络化、开放化的大方向高速发展。高校智慧校园的建设使教师有了“腾云驾雾”的本领，极大地扩展了课堂教学开放的维度，如mooc课程就突破了时空限制，使课堂教学通达全世界。作为近些年兴起的大型开放式网络课程，慕课做到了让世界各地每一位对这一课程感兴趣的学员都能通过网络进行在线学习。除此之外，随着智慧校园建设的深入，高校各服务型机构，如圖书馆的智慧化建设几乎是对传统图书馆的一场颠覆性变革，正以更为开放的姿态和便捷、高效高度智能的崭新形象走近我们。而高校档案馆历经几十年的发展和档案人长期不懈的努力，传统档案馆逐渐发展为数字档案馆，其开放程度也在不断提高，档案馆传达给普通民众的也不再是以往那种刻板、神秘、不易亲近的印象。如今更是在智慧城市、智慧校园建设的时代发展大背景下，呼唤着智慧档案馆的到来。在社会各项事业日益开放化的今天，高校智慧档案馆也注定走向更广泛、更深层次的开放。首先，在档案馆建筑的物理形态上，高校档案部门绝大多数已经成为独立于学校办公室之外的处级直属单位，其馆舍也从机关大楼迁出，不再藏于深闺大院，而是独立挂牌，自立门户，并且有明确路牌指引，便于公众找寻，也保证了足够的档案馆各功能用房，设计理念上更为亲民，不再给人过于威严，让人敬而远之的印象，这也为档案馆的开放奠定了基础。开放的理念也体现在档案宣传上，除了通过档案馆网站将档案馆各项信息，包括概况、沿革、机构设置、人员、联系方式、服务流程、档案法律法规等公之于众，如今各高校档案馆更广泛开通微信公众号，使公众随时随地通过掌上终端一键式了解档案信息、档案工作动态以及丰富的档案史料，更深入地走进档案，揭开档案神秘的面纱。在档案利用服务方面，多数已开发并使用档案对外利用服务平台，利用者无论身处何地，均可登录平台远程发起档案利用申请，无需舟车劳顿到实地办理，档案馆人员每天及时在后台审核处理并将所查档案快递给利用者，大大方便了师生校友。在社会各项事业广泛推行“放管服”的今天，简化办事流程、优化服务也是提高档案工作满意度和美誉度的重要方面。将习近平总书记关于城市建设理念的一段话套用到档案工作上，可以说，档案工作的核心是人，档案工作做得好不好，老百姓满意不满意，生活方便不方便，档案管理和服务状况是重要评判标准。这也体现了档案工作的开放所带来的正面效应。在严格遵循档案利用相关规程以及妥善处理好档案利用和知识产权保护之间关系的前提下，应实现最大限度的开放，全方位为利用者提供档案利用服务，而不是层层设卡，人为设置重重障碍。这就需要档案工作者进一步解放思想，以开放包容、海纳百川的格局和胸襟，为利用者营造一个更为宽松而周到的服务环境。

在智慧档案馆形态中，这种开放理念诠释得更为深入。体现在档案利用方面，除了千方百计满足利用者传统的档案利用需求外，亦可提供更深层次的档案信息、档案知识服务。通过跟踪和分析利用者的档案利用记录，运用大数据挖掘技术，对利用者的研究方向和喜好作出判断，从而有针对性地主动向其进行相关的信息推送，提供个性化服务。智慧档案馆在提供档案信息服务的基础上进一步发展为提供档案知识服务，借助集知识收集、加工、存储、传递和利用功能于一体的智慧档案管理平台，进行知识采集、知识组织、知识挖掘，“通过网络和知识门户、搜索引擎等技术工具将知识和应用有机整合，实现知识的及时获取、共享和开发利用”[8]，进而通过知识挖掘、推理、演绎、归类等方法实现档案知识的进一步升华，即档案知识的再生，有利于档案知识的深度开发和价值拓展，为更高层次的档案知识服务创造条件。这种紧随现代科技发展步伐，开发应用最新科技成果以满足利用者越来越多元化、个性化需求的真诚态度体现了档案界日益开放的心态和理念。

参考文献

[1]蒋东兴，付小龙，袁芳，吴海燕，刘启新.大数据背景下的高校智慧校园建设探讨[J].华东师范大学学报（自然科学版），2015（S1）：120-121.

[2]薛四新档案馆现代化管理——从数字档案馆到智慧档案馆.[M].电子工业出版社，2019：145，160-161，148-149.

[3]陈琳，华璐璐，冯嫚，王丽娜.智慧校园的四大智慧及其内涵[J].中国电化教育，2018（2）：87-88.

[4]智慧教育、智慧校园、智慧教室、智慧课堂的区别https：//tieba.baidu.com/p/6290095537？red_tag=3242632100，2019.10.19.

[5]如何有效管控档案库房信息数据安全http：//www.gd3n.com/news/industry/201910193740.html，2019.10.19.

[6]黄林，罗祾，李敏，陈雪萍.基于RFID的电力智慧档案馆建设[J].电力与能源，2018（3）：381.

[7]陈亮.人工智能技术在智慧档案馆建设中的应用初探[J].档案与建设，2016（7）：81.

[8]欧阳慧芳.名人档案知识管理应用研究[J].档案与建设，2018（2）：42.