国土档案数字化管理研究

张雪

摘 要： 实行档案数字化管理，有利于保护原始纸质档案，提高档案查询利用的效率和准确性，发挥国土资源档案的利用价值、凭证价值和查询价值，提高国土资源部门的形象。随着土地档案信息的不断丰富，档案数字化在带来便利的同时，也暴露出一些不容忽视的问题，需要我们高度重视。准确把握档案数字化建设中应注意的问题，有针对性地采取措施，共同推进档案数字化建设，已成为当前土地管理的一项重要基础性工作。

关键词： 国土档案;数字化;管理;研究

【中图分类号】P273      【文献标识码】A     【文章编号】1674-3733（2020）13-0012-01

1 档案管理数字化建设的相关内

1.1 建设规范化的标准体系。各级国土资源部门档案管理数字化建设始终存在系统性差异，不断探索，建立切实可行的标准体系，为后续数字工程打下坚实的基础。国土资源部在信息档案数字化建设的过程中，标准体系的建立就像树的树干和人的脊梁，是管理数字化、智能化、技术化的前提和基础。因此，建立一个基于它的标准化标准体系和信息管理平台已成为数字化建设的重要组成部分。

1.2 建设数字化的网络系统。网络技术和计算机技术是档案管理数字化建设的必要载体。借助这一媒介，我们可以实现信息资源的传递和共享。在信息网络系统建设之前，有必要对网络系统的数字化建设水平有一个初步的了解。一级的主要目的是推广普及，即利用调查掌握的国土资源数据和建设用地比例，促进互联网的应用，有利于档案管理的规范化、合理化。因此，国土资源管理部门首先要建立数据库，对相关资源信息进行录入和分类。不仅如此，为了实现推广普及，还应该建立一个有利于地方办公服务和公众监督的档案管理网站。二是建设国土资源管理部门内部局域网，利用局域网的便利性和安全性，更好地辅助管理工作的开展，实现各级土地管理部門的信息共享。三是档案管理的数字化。在数字化阶段，利用多媒体技术和计算机网络技术对档案进行管理和分类。既有利于长期保存，又便于操作。

2 国土资源档案数字化管理现状

2.1 档案种类多样化。随着经济社会的快速发展和国土资源开发的实际需要，国土资源档案数量呈大幅增长趋势，有大量的文字档案、电子档案、图片档案、规划财务档案、地籍管理档案、土地利用规划档案，建设用地档案、土地监理档案、资产管理档案等。国土资源业务种类繁多，业务档案类型多样，以文本档案管理为主。很多档案资源如果不及时管理，就会积累越来越多，这就增加了以后档案管理的难度，如土地利用现状调查、城镇地籍调查、登记发证等，只有及时做好国土资源档案数字化管理工作，才能有效地满足档案利用的实际需要。

2.2 软硬件基础薄弱。近年来，随着国土资源业务信息化进程的加快，国土资源档案管理的软硬件投入不断增加。建立了信息中心，建立了矿业权数据库、土地利用总体规划和地质灾害点分布等数据库，并将日常业务处理数据及时发送到服务器，为数字化管理奠定了一定的基础。但与数字化管理的实际需要相比，还存在许多薄弱环节，如档案库房面积普遍不足，除纸质档案外，涉及数字化管理设备的机房、仓库面积较少，计算机数量少，服务器容量小，影响档案数字化管理的效率。国土资源档案数字化管理专用软件应用较少。国土资源数字化管理的软硬件短板已成为制约数字化发展的重要因素。

2.3 专业化人才缺乏。国土资源部门业务多，人员紧缺，从事国土资源档案管理的人员很少。有的是从乡镇等基层国土部门借调过来的。具有档案专业知识的管理人员少，难以满足国土资源档案数字化管理对数字化、信息化的技术要求。在推进国土资源档案数字化管理的过程中，专业人才短缺已成为一个重要制约因素。

3 国土管理档案数字化建设策略

3.1 网络系统建设。土地管理档案数字化建设应以网络为依托，其基本功能包括信息传递、信息交换、信息共享等，因此，为了提前构建土地管理档案数字化网络平台，可分为以下几点：推广网络系统平台。我国土地管理系统建设了土地管理信息系统，包括土地规划、土地利用、遥感动态数据等信息，还为每个部分建立了地籍数据库、补充耕地信息模块等，为项目调查软件、数据等管理软件提供了相应的数据统计软件等土地管理部门要提高这些系统软件的利用率，做好推广工作，制定统一的操作标准，充分发挥网管平台的效能。

3.2 数字化标准体系建设。在档案数字化建设中，国土部门的层次差异较大。很多基层部门还处于探索的初级阶段，使用的方法也不尽相同。因此，有必要建立一个规范化的系统，这也是土地档案数字化建设的基本条件。在实践过程中，数字技术标准的建设必须遵循标准化原则，同时兼顾系统管理，确保标准体系平台的可操作性和实用性。

3.3 建设数据库和官网。建立档案网站。档案网站的建设可以让政府有关部门和公众在网络平台上查询相应的档案信息和新出台的政策法规。土地档案管理部门还可以在官方网站上展示土地管理、经济建设和土地利用的成果。为提高信息共享水平，需要将官方网站与地方政府网站、公共网络连接起来，提高资源利用率。

3.4 文件收集和新技术研发。在信息时代，数字档案在未来档案馆中的比重将越来越高。过去，各部门只移交纸质文件和纸质文件目录，各部门可以实行纸质文件和电子文件的双重归档制度，但会大大增加档案管理的工作量。因此，我们可以利用互联网直接收集和整理文件信息，利用软件自动生成文件格式，一键完成电子文件制作。如果有纸质文件作为存根，电子文件可以直接打印成纸质文件。此外，数字化管理平台应不断发展和丰富其功能。因此，将新技术、新方法融入档案数字化管理系统，经历一系列由简单到复杂、由少到多的过程，是一项长期的任务。如单一数据库向系统数据库发展，利用网络连接建立分布式数据库组，可以大大提高数字化系统的效率。

结束语

国土资源管理部门是保障我国城市规划和社会建设发展的重要部门，有利于我国经济持续改善和现代环境建设。因此，保证国土资源档案信息的准确性、全面性和实时共享就显得尤为重要。信息时代的到来，决定了国土资源档案信息数字化势在必行。传统的手工管理模式已经无法与社会的快速发展相衔接。只有构建数字化管理平台，才能有效提高档案管理效率，保证档案管理质量，深化档案信息的应用和挖掘，国土资源管理部门应采取相应对策，确保数字建设的良性发展，为国家今后的长远发展打下坚实基础。

参考文献

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