照片档案管理工作探究

杨舒棋

【摘要】照片能够更加形象的记录活动，并且目前照片档案管理活动中设计的照片类型和内容越来越多，若不能有效的对照片档案进行管理将极大的影响档案管理工作，为此本文对如何做好照片档案管理工作进行讨论。本文首先对照片档案管理工作中存在的问题进行分析，着重从收集、整理、保管几方面进行，并对存在的问题提出相应的建议和对策。

【关键词】照片档案  档案整理  档案收集

随着历史时代的变迁，科学技术的迅猛发展，档案载体也不断更新换代，尤其数码相机、手机等现代化电子设备的出现，人们记录信息的方式更加多样化，其中照片成为记录档案信息的主要形式之一。照片档案以真实记录历史为目的，是为形象地记载和反映国家机关、社会组织或个人的工作、生活的历史真实面貌而拍摄的社会或个人活动的整个发展过程中的某些重要场面。照片档案与文字档案相比，有着得天独厚的属性，其优势表现在它具有真实性、形象性和再现性，不仅能形象再现社会工作活动的生动画面，还能使后人亲眼目睹历史发展变化的真实情景。因此，照片档案的收集、整理和保管，应当引起档案工作单位的重视。

1.照片档案面临的问题

1.1收集、整理方面

照片档案的收集范围广，存在收集不全的问题。

《照片档案管理规范》中明确规定了归档照片的归档范围，即：反映单位主要职能和工作成果的照片;记录本单位重大事件、事故、灾害及其异常情况和现象的照片;领导人和著名人物参加与本单位、本地区有关的重大公务活动的照片;本单位组织或参加的重要外事活动的照片;本单位召开的各类重大会议活动等有价值的照片。但在照片收集过程中，存在有些摄影部门（摄影者）不及时将照片檔案归档，造成照片档案形成后，只存在于本处室电脑中，档案管理人员如不及时沟通、协调、跟踪，很有可能遗漏掉珍贵的照片档案。档案管理人员也因条件和职能的限制，不能及时了解单位重大活动时间，因而在收集过程中显得被动，档案管理人员想了解各单位照片档案形成情况和存储情况其难度可想而知。往往是各单位交多少，就存多少，很容易造成归档不全。

1.2保管方面

以照片、底片形式存在的感光材料是传统照片档案，以数码影像技术与计算机技术形式存在的数码数据是新型的照片档案，又被称之为电子档案。照片档案的保存是照片档案管理的重点，众所周知照片所需的存储空间要远远大于文字类内容。而在照片档案管理中，所涉及的图片数量又极为庞大，这在存储空间上便需要极大的存储容量。有部分单位收集的照片和底片并不是存放在特定的器具中进行保存的，一些胶片类底片的保存更是需要特殊的环境，有的单位是将收集到的照片和底片与文书案卷整理归档在一起;存放照片、底片的库房并不具备一定的储存条件和设施，如没有相应的恒温、恒湿调节和控制设备等，使照片档案保存条件基本与纸质档案的保存条件等同。上述做法如若保存不当可能缩减照片档案的寿命或者导致照片档案损坏，最终导致无法恢复。

面对照片档案管理存在的众多问题，需要进一步思考问题的解决对策，尤其是在现代化技术飞速发展的环境中，我们需要寻找正确的思路和方式来解决这些问题。

2.建立健全照片归档制度

建立和健全照片归档制度非常重要，它是照片档案收集工作的起点，也是为国家积累照片档案财富的重要保证。照片归档制度主要包括三方面内容，即归档范围、归档时间、归档案卷的质量要求。明确照片归档范围，哪些照片应该归档，哪些照片不必归档，确定照片的归档范围十分重要。明确摄影部门（摄影者）归档时间为随时归档，随时归档的优越性在于能够防止照片材料的散失;原版、原件易于区分;文字说明易于整理，有利于保证归档照片的完整与质量。因此，照片档案的归档移交工作要着眼于平时，档案人员应随时了解本单位活动的信息和动向，一次会议、一项活动结束后，及时联系摄影部门（摄影者）进行接收归档，以确保归档照片的齐全和完整。明确照片归档质量要求，一般要符合六项要求，即原版原件、齐全完整、结构合理、清晰无损、格式规范、介质优良等。

3.规范照片档案整理制度

照片档案的整理工作是在对照片档案鉴定的基础上进行分类、排列和编目，使之形成有机联系整体的过程。建立照片档案的管理秩序，使所保存的照片档案有序化、条理化，它是照片档案管理工作的一个重要环节，是实现照片档案科学管理和有效利用的一项基础工作。不同类型的照片档案具有不同的整理方法，应根据不同类型的照片档案规范整理制度。

4.加强照片档案保管措施

照片档案在日常管理及使用过程中的保管，影响到其安全保存问题，不可忽视。一要健全制度。照片档案保管部门应制定管理制度和管理措施，如：照片档案的入库检查制度和定期检查制度、库房环境卫生责任制、工作人员规范操作手册及出入换衣、换鞋制度等。二要做好质量检查。照片入库前后都要进行质量检查，只有通过不断地检查，才能及时发现问问题，以便有效针对性的采取相应措施进行补救或重新复制。三要合理存放。库房、设备、环境是保存照片的重要外部因素，必须要制造一个良好的保存环境，才能减慢照片的衰变速度。四要做好备份与转换。为保证数码照片的数据的安全，需对其进行备份，以防止损坏和丢失，备份载体的选择多样化，可采用在线、离线相结合的方式实现多套备份，并注意异地保存。

参考文献：

[1]金立建.做好机关照片档案管理工作的思考[J].黑龙江档案，2014（05）.

[2]姚晓姗.机关照片档案管理工作浅谈[J].时代金融，2017（08）.