企业行政效能提升之信息化手段探索

高燕

摘要：随着信息技术的发展，国家建立健全应用互联网、大数据等技术手段进行行政管理的制度，山西省制定了“以数字政府建设为牵引进一步优化营商环境行动计划”。本文浅析了企业在信息化行政管理趋势中提升管理的必要性，探索了企业在行政管理中使用信息化手段提升效能的方法。

关键词：行政效能;信息化;提升

一、企业行政效能定义

效能，是指事物所蕴藏的有利的作用。行政效能是行政主体在实施行政行为时，以较小的行政资源投入来实现最佳的行政工作目标，达到资源配置的最优状态。具体到企业，就是企业在发展过程中，企业行政组织结构、企业规章制度以及企业行政行为的集合体。

企业行政管理工作是以企业的行政部门为中心，负责企业的行政事务和办公事务，最终目标是通过各种规章制度和措施使企业各部门之间或者关系企业之间形成密切配合的关系，使企业在运作过程中成为稳定运转的整体，完成企业目标发展任务。

二、潞安集团行政效能提升的信息化措施探索

潞安集团作为省属国有企业，加强行政效能管理，直接关系着企业的切身利益以及转型发展的大局。要想适应当前社会的发展，行政管理应树立现代化管理的观念，必须完善行政管理制度，创新行政实施手段，充分利用现代化技术，全方位提升企业行政效能，使高质效的行政效能成为企业生产经营发展的有力辅助。为使潞安集团在信息化行政管理趋势中把握机遇，以深化放管服效改革为指引，集团提出全面优化行政质效方案，建设一站式企务服务平台，开展线上、线下审批服务。平台通过线上和线下两条渠道，开展行政服务和审批工作。线上建设依托集团现有OA平台，平台功能，增设两个线上平台：业务受理大厅信息化平台、督办平台;线下设立业务受理大厅，设置一个指导中心：政务办理指导中心。通过此三平台一中心，原则上可实现“线上服务不跑腿、线下服务最多跑一次”，进而全面提高企业行政效能。

（一）业务受理大厅

业务受理大厅建立线下实体大厅和线上业务受理大厅审批平台，受理各类审批事项。①整合梳理集团涉及审批事项的办理流程、并向服务对象提供政策解释;②接收驻外单位因地域原因不便办理的事项;③接收涉及多部门协调办理的事项;④接收主管部门不明确的事项;⑤提供政务办理政策指导。

（二）OA办公平台

OA平台充分利用网络的智能化、快捷性、安全性等特点，实现企业办公的高效便捷，提高企业行政效率。通过OA平台可实现以下功能：1.公文流转、跟踪及查询利用。公文管理是行政部门参与企业行政事务、生产经营事务的核心体现。公文流转中要加强公文处理流程的规范化，提高公文处理质量和效率。公文的OA流转实行流程化运作，可以做到严格把关、规范操作。充分利用OA平台便捷的特点，大幅提高办文效率，为各单位提供文件跟踪查询服务。另外，根据公文间的相互联系、特征和保存价值对其进行分类整理，及时归档，保证公文电子档案的完整。2.领导干部请假报备及公示。通过综合办公的“请假报备”板块，各单位主要负责人工作日外出向集团请假，公休日离开本单位驻地向集团报备。3.车辆管理。对集团现有公务车辆进行信息化管理。

（三）业务受理大厅审批平台

1.前期梳理集团公司及其它单位工作涉及较多的审批事项，将审批事项及流程纳入业务受理大厅审批平台，各单位可通过业务受理大厅审批平台或各专业信息系统网上申办，平台即时受理，转办责任部门，在规定时限内办理完结。2.用印审批。机关部门通过OA系统申请使用公章。基层单位通过根据业务性质，通过业务归口管理的机关部门申请使用公章。3.会议审批通过OA平台对会议室进行统筹管理;对各类会议实行会议申请和审批流程。4.公务用车审批。公务车辆信息纳入审批平台，机关各部门通过OA平台申请使用公务车辆。

（四）督办平台

集团对各部门督办事项进行归集，统一发起督办。OA文件根据内容分类，督办类审批后直接介入督办平台;业务大厅接收需要督办的事项后，上传督办平台;基层单位、机关处室提请督办事项，经审核后上传平台;由主办部门提交的集团专题会议、经理办公会、临时性会议部署的督办事项。

（五）政务办理指导中心

专业人员对政府文件、政策、战略、行业动态、发展方向等进行专业的、深刻的研究，对企业一政府业务办理进行政策指导，减少企业对政府及其部门业务办理中不必要的事项、环节和资料等。建立涉企文件资料库。登录任一平台均可利用资料。

三、建设部门信息化管理系统，提升行政效能

潞安集团的每个部门承担大量业务，面对复杂的专业工作，存档、查询及过程管理等面临极大挑战，而充分利用信息化手段，可把部门业务信息化、规范化、简单化，推进信息技术与业务工作的有机整合。

综合办公室作为企业行政机构的核心，为提高行政能力，建立了部门信息管理系统。这一系统采集源头信息、基础信息，将日常工作依据的背景资料、基础数据等纳入该系统资料平台，形成扎实的企业部门基础工作管理体系，助力企业各项具体工作的高效、干净、稳定推进;将非一次性办理事项实施跟踪实现闭合;对备案工作进行梳理分析，形成报告，指导下一阶段工作等。

部门信息化管理系统可有效对日常工作进行风险防控，避免传统办公方式无痕迹记录的弊端，以及工作资料由个人保存可能造成的遗失、泄露或人员更替等人为原因造成的运作不流畅、责任传递断档等缺陷，并可留存完整的电子资料，便于追溯和利用。这一系统对业务工作进行全面管理、信息管理和规范管理，对优化办公室内部管理过程、员工规范化操作、对推动企业综合管理，提升企业行政能力有很重要的意义。

在企业利用信息化手段提升行政效能过程中，要强化企业信息化建设成果应用，优化融合各平台功能，发挥协同效应。1.建立平台间的链接。OA平台的公文、业务办理信息平台的审批事项均可转至督办平台。督办完结事项可转至其它平台开展后续工作。2.推进线上线下服务深度融合，做到线上线下受理办理“一个标准”。同时，在围绕服务标准化建设过程中，通过流程再造、承诺办理、限时办结等方式，切实解决办事难、历时长等问题，充分利用各种便利条件，改善服务方式，全面提升企业行政效能。

参考文献：

[1]董欣欣.關于现代企业提高行政管理效率的思考[J].现代商业，2011（10）.

[2]王献红.浅谈如何利用大数据提高政府管理能力[J].价值工程，2018.

[3]山西省政府办公厅.关于印发《山西省以数字政府建设为牵引进一步优化营商环境行动计划》的通知.2019年12月15日.