新时期工程档案管理信息化建设

李艳波

摘要：近年来，随着我国工程建设的持续发展，地震行业也出现了一定程度的变化，使得地震重点工程项目持续增多，为地震局的工程档案管理信息化建设工作带来了全新的挑战。基于此，需要地震局的相关工作人员积极探索可以提升地震工程档案管理的策略。在信息化时代背景下，档案信息化管理的优势已经得到了一定突显，需要地震局工作人员提高对于信息化管理的关注，推动档案管理信息化建设的步伐，强化对于信息化管理重要性的认知，以提升自身的档案管理水平，让工程档案信息得到有效利用。

关键词：新时期;工程档案管理;信息化建设

档案信息化管理是以国家信息化建设和档案事业发展建设为前提的一种管理办法，将档案网络建设视作档案管理的基础环节，关注档案信息资源建设，强化对于档案信息资源的开发利用，通过档案信息化人才队伍建设，结合有关政策法规和标准规范管理制度实现对于信息化工作体制的保障。开展档案信息化是一项较为系统的工程，需要结合信息资源、信息化法规、信息化人才、信息化基础设施、信息产业等内容，需要档案管理者積极担负起档案管理和保护的职责。此外，档案工作者的综合素质对档案管理工作的效率和质量具有直接影响，需要档案管理工作人员积极提升自身的素养，以更好适应新时期档案管理工作的需求，让档案管理事业实现可持续发展。

一、档案信息化的概念

档案信息化，就是由国家档案管理机构展开统一的规划和组织，通过档案管理实现现代化信息技术的有效运用，展开对于档案信息资源的数字化管理，以促进档案信息资源的运用。通过档案信息化管理，可以让档案管理模式实现一定程度的转变，将档案从实体保存的形式进行转化，逐步发展为档案信息的数字化存储形式，为档案管理工作的规范化发展提供良好的依据，推动档案工作的社会化和数字化进程[1]。

二、新时期开展工程档案信息化管理的意义

（一） 切实提升工程档案管理水平

由于有关工作人员在工程开展过程中经常缺乏对于工程档案管理工作的高度关注，没有标准化的管理制度，限制了工程档案管理整体质量的提升。为应对此类状况，需要在工程档案管理的过程中强化信息技术的融合，借助先进的技术展开对于工程档案的收集、管理和存储，在保障信息准确性、真实性和规范性的前提下，将基础的档案管理工作进行完善，既可以实现对于档案信息的深度开发，以推动工程项目的设计变更，又可以实现对于工程项目的后期维护，让工程档案管理工作的专业化和现代化程度得以切实提升。

（二）将工程档案资源进行有效共享

当前阶段，我国的工程档案信息资源通常得不到有效利用，并且缺乏比较完善和稳定的工程档案资源体系，限制了资源的共建和共享。开展工程档案信息化建设的过程就是借助信息管理软件实现对于档案信息的管理和开发的过程，让网络环境中的档案管理和服务方法得以保障，通过权限范围和规则制度，推动信息资源的共享，让工程档案信息管理的有效性得到切实提升，让工程档案信息可以得到充分利用。系统化的工程信息档案对于有关单位而言参考价值较大，充分体现了在资源共享背景下档案信息的应用价值。

（三） 有效降低了档案资源的空间占用

档案信息化借助光盘、硬盘等形式，实现对于信息时代背景下存储介质的优化，针对信息展开高密度的存贮，让档案信息呈现出小体积、大容量的优势。在微电子技术持续发展的背景下，信息密度得到了显著提升，相比于传统模式下的介质，通过档案信息化管理可以有效减少档案资源的空间占用[2]。

（四） 切实提升了档案管理的维护效率

档案信息化管理是将纸质材料转化为电子文档，并利用网络技术展开对于文档的管理的一种管理形式，可以保障将文档进行定期归档。同时，结合具体的事项将档案资料进行分类，可以有效避免文件出现漏归，让档案的完整率得到切实保障。此外，采取档案信息化管理的方式，可以有效避免以往纸质档案资料的众多缺陷，避免因虫蛀、物理老化、温湿度、介质化学性质蜕变等因素而对档案资料造成损伤，降低了档案管理人员的维护工作强度，让档案管理的维护效率得到切实提升。

（五） 可以切实提升档案资料的利用率

通过档案信息化管理的形式，可以在归档期间使用主题词进行标注，从多个角度展开对于档案资料的检索，以简化检索和查询过程。在此背景下，档案管理人员可以自由开展档案管理，让其可以不受时间和地点限制进入档案管理系统，让档案查询过程更加及时有效，提升了档案管理过程的系统性，有效节约了人力、物力和财力资源。最后，借助档案信息化管理，可以让电子信息易复制的特征得到有效发挥，让不同用户群体可以将电子档案信息进行合理运用，以避免出现重复录入的现象，让档案资料的利用率得到了切实提升[3]。

三、档案管理信息化建设现状

（一） 档案管理模式难以满足信息化管理的需求

当前阶段，许多单位的档案管理机构未能将档案管理模式进行优化，继续使用以往的档案管理模式，采取手工操作的形式进行管理，由人工负责档案的收集、鉴定、编辑、整理、保管、统计及提供利用等程序。该方法具有如下缺点：首先，强调档案的保管过程，但是忽略了档案利用的重要性，未能让档案资源在科研、管理及生产工作中的重要性得到充分发挥;其次，采取了封闭发展的形式，难以主动创新，不能迎合市场经济发展的形势，无法走进大众的视野;再次，通常采用闭架借阅的形式，你查我调，限制了工作效率的提升。通过现代化信息技术，可以有效保障档案信息资源的开放度和利用度，通过有效的技术支持，为档案管理人员提供全新的途径，提升档案管理人员的开放意识和创新意识，通过管理理念的优化，推动档案管理工作的信息化发展。

（二）可以满足信息化管理需求的人才数量较少

为切实满足档案信息化管理的需求，需要有大量可以适应信息化管理技术的人才作为支撑。当前阶段，档案管理人才队伍建设仍然无法满足这一需求，许多从业人员都是基于传统发展模式而不断成长的，他们的知识结构体系通常较为陈旧，不具备熟练的计算机应用技能，无法培养新型档案管理人才，同时，没有提高对于档案管理专业人才培养的关注，导致人才数量不足逐渐成为了限制信息化档案管理的重要问题。

（三） 信息化网络的安全性能有待提升

作为信息化档案管理工作中的重要一环，计算机网络运用是其中的关键主题。在任何一个地方，只要有网络存在，就会有网络安全问题，这一问题始终无法回避。当前阶段，在网络系统中具有非常多的安全隐患，对档案管理系统的有效运行造成了一定程度的限制，严重者甚至可能导致网络瘫痪。在科技持续发展的背景下，病毒已经逐渐向高级化和复杂化的方向转变，随着网络病毒形式的增加，造成了严重的安全隐患，让许多网络系统都遭到了一定程度的攻击，引发了人们的损失。基于此，需要提高对于数字化网络安全问题的关注，从网络安全、管理安全和信息安全等多个角度提升数字化网络的安全性[4]。

四、档案管理信息化建设的措施和建议

（一） 打造完善的规范机制

完善的制度是实施管理的先决条件，为实现对于项目档案信息的信息化管理，需要有完善的制度作为支撑。在制定有关档案管理制度时，需要严格遵循以下原则：首先，需要积极把控制定有关管理制度的时间。在工程项目立项阶段建立对于项目有关情况的深刻理解，結合项目的具体情况确定项目档案管理的计划，并将其纳入项目管理计划的范畴，从项目整体管理的视角提升档案管理工作的有效性;其次，需要在管理制度中将具体的责任进行细化，通过明确档案管理部门、项目承担部门和项目管理部门等不同单位的责任，对项目领导的责任予以细化处理，打造完善的责任体系，将不同职工的职责范围进行明确;再次，需要在管理制度中将签订的合同和协议进行切实明确，通过专门的项目档案管理条款，将项目设计、施工及监理等承建单位的职责进行细化，同时，需要合同审定部门积极担负起自身的审定职责;最后，通过明确的归档范围，将档案整理、验收及立卷过程中的工作标准进行优化和统一，通过专门的移交程序，让有关部门可以实现对于文件资料的有序整理。借助规范、合理的档案管理制度，将不同部门的责任进行细化，为档案管理信息化的高效开展创造前提[5]。

（二）推动档案管理模式的信息化转变

计算机、多媒体、光盘等现代化信息技术的飞速发展为档案管理工作的创新和优化提供了发展方向。同时，信息化社会下的管理模式和决策方式也推动了档案信息管理的发展。高效利用档案信息，将信息的内涵进行丰富，可以让社会交流的质量得到切实提升。当前阶段，开展档案管理工作需要以信息数字化管理为切入点，推动档案管理模式的信息化转变，展开对于档案资料的数字化加工，将不同软硬件技术进行有效运用，实现对于档案信息资源的有效整合，通过信息化的档案资源，让信息资源实现可重复运用。借助信息化的背景，让档案信息资源的利用价值得到充分呈现，以推动经济发展，让科技得到进步，促进社会的繁荣发展。为社会创造出最大化的经济和社会效益，让档案资源成为信息社会背景下发展国民经济，推动社会发展的重要战略性资源。

（三） 持续优化档案从业人员的知识体系

为更好满足新时期档案管理工作的技术要求，需要积极引入信息技术，不断发展信息技术，以推动档案管理模式的优化和创新。通过无纸化办公系统，让多媒体技术实现广泛普及，推动信息载体的发展。需要档案管理者和档案从业人员积极适应新时期的变化，强化对于档案从业人员的教育，加快档案从实体向信息化的转变，不断提升档案从业人员的业务水平，优化他们的知识体系，让他们可以尽快学习新知识、新理论和新技能，通过有计划的人才引进工作，实现对于档案人员队伍专业结构的有效调整，让人才可以更好适应信息化管理工作的需求[6]。

（四） 提高数字化档案的网络安全管理强度

构建安全的网络系统，需要关注病毒防治问题，提升传输过程的安全性，避免出现恶意攻击的现象，处理好信息贮存问题，将数据进行合理备份。首先，需要展开病毒防治工作，与档案机构的具体情况相结合，在互联网网站、工作站和文件服务器之中进行防毒软件安装，以实现多层次防御的目标;其次，需要档案管理人员持续提升自身的防范意识，可以通过防火墙设置和安全岛设置的形式规避恶意攻击行为。从功能和实现原理的角度而言，防火墙技术有着大众化的优势，可以帮助档案管理部门减少经济压力。至于安全岛，则有着更强的安全性，但是其价格相对而言较高;再次，针对信息存贮及传输问题，可以借助加密机制予以处理，当前阶段，质量最好、应用最广的一种加密机制就是公钥基础设施，可以将其应用于数字化档案馆的贮存和传输过程中，以保障其安全性;第四，需要保障操作系统的安全性，以实现对于安全问题的有效防御。借助身份认证等手段，让操作系统的安全性得到有效保障，以实现对于操作系统的安全防治;最后，需要提高对于数据备份过程的关注，没有任何一种安全措施可以完全保障档案的安全性，由于黑客病毒和恶意程序的存在，可能会在一定程度上引发资料丢失的风险，可以借助静态备份和同步备份相结合的形式实现对于数字信息化档案数据的备份，并且制定相应的应急相应装置[7]。

结束语：在我防震减灾事业持续发展的背景之下，有关科研机构的基础设施建设规模得到了一定程度的提升，为地震局的档案管理工作提出了更高的要求。在新时期背景下，必须加快档案管理信息化建设的步伐，以应对形势的新挑战。需要地震局档案管理工作者积极探索信息化管理的路径，将工程档案信息资源进行有效整合，让工程档案可以更好地适用于工程建设的发展，进而推动我国防震减灾事业的发展。

参考文献：

[1]慕秀娟.新时期水利工程档案信息化管理建设初探[J].卷宗，2019，9（31）：109.

[2]张佳燕.谈档案管理信息化建设存在的问题及对策[J].卷宗，2019，9（4）：15-16.

[3]肖建军，王强，周辉.论地震项目档案收集整理及组卷[J].高原地震，2017，29（3）：69-71，54.

[4]陈丽娟[1].浅谈新时期人事档案管理信息化建设的几点思考[J].当代旅游，2018， 000（010）：1-1.

[5]沈诗军.浅析如何做好新时期干部人事档案信息化建设[J].卷宗，2019， 009（004）：106.

[6]程洁.新时期企业档案信息化建设探析[J].建筑工程技术与设计，2018， 000（025）：4485.

[7]韩军，刘月成. 科研单位基建项目档案管理的若干思考——以“国家地震烈度速报与预警工程-新疆子项目”为例[J].城建档案，2020，248（05）：67-68.