探索构建分层级审核机制

郭沁

摘 要：内部审核是组织的自我评价和改进机制，是质量管理体系保持和改进的重要管理手段。但在实践中，发现内部审核往往流于形式，审核方式单一，审核员缺乏足够的审核经验，造成审核流于形式，找不到真问题所在，造成执行和文件“两张皮”，对体系改进推动性不大。本文通过以龙岩烟草工业有限责任公司（以下简称龙烟）为例，在不断的实践，探索建立符合企业实际的审核机制。

关键词：内部审核;分层级

龙岩烟草工业有限责任公司从1993年开始建立质量管理体系，2004年企业建立环境管理体系和职业健康管理体系，并与质量管理体系整合成一体化管理体系，进行三体系整合。公司在体系建立的过程中，始终把内部审核当做体系运行的重要环节，作为体系保持和改进的重要手段，提升管理水平。但是在推进过程中，也发现存在以下问题：

1.内审策划不当

一方面，一年开展一次集中式全面内审，包括所有部门及所有条款，审核内容较多，重点不突出，审核时间不充分，很难深人发现问题，造成审核流于形式，找不到真问题所在，造成执行和文件“两张皮”，对体系改进推动性不大。

2.审核方法比较单一

以往审核多运用传统体系审核方式，审核员以体系员为主，部门领导与关键岗位人员参与度不足，对体系运行的实质性改进效用不足。

3.审核闭环到位

审核发现的问题，以往都是用excel表格汇总跟踪，存在跟踪不及时，问题未能如期整改，同时职能部门也未参与问题项的验证评价，造成整改效果不佳。

因此，龙烟在不断的实践和探索中，构建，以“分级分类、重点管控、持续优化”的管理原则为指导，构建一套符合企业实际的审核机制。

1.建立分层级审核机制

构建“公司-职能-部门”分级内审工作机制。在原有公司级审核和部门级自查的基础上，增加职能级审核，公司级审核从宏观层面，以公司战略为导向，综合评估公司体系运行的有效性;职能级审核从管控层面，由各职能部门出发，审核围绕公司方针目标落地情况、当前管理存在的痛点难点问题及重点工作，寻找系统性改进机会;部门级审核从实操层面，针对部门日常业务的薄弱环节，主动应用审核方法，邀请其他部门审核员一起，有效提升部门日常业务。三层级审核各有侧重，各司其职，以公司级审核为引领，职能级审核为主导，部门级审核为基础，实现各层级审核发现的整改落实的三闭环，促基础管理水平的提升。

2.运用多种形式审核方法

在审核方法上，采用“体系审核-流程审核-卓越绩效自评诊断”等多种方法，在开展分层级审核的过程中，可以根据实际需要选择相应的审核方法。

卓越绩效自评诊断按照卓越绩效评价准则的要求，对公司管理过程及经营结果进行客观系统的评价，识别其优势和改进机会，得出经营管理成熟度水平，为公司的改进创新起到良好的支撑作用。

体系审核按照体系评价条款，为获得客观证据并对其进行客观的评价，以确定满足管理体系要求的程度所进行的系统的、独立的并形成文件的过程。

流程审核是为确认流程的有效性及符合性而对其进行的审核，以便发现问题，寻找改进机会。

3.审核结果运用

一是构建”审核得分”绩效指标，作为龙烟“十三五”发展规划的战略级KPI，也是组织绩效的输入，以季度为周期，跟踪、评价指标的实现情况，对各部门进行相应的绩效考核。在指标评价上，设置加分项和扣分项，增加职能部门自行开展专题审核、内审员参与审核工作的加分项，对部门自查发现的改进提升建议等加分项，充分调动部门参与积极性，对到期未完成或整改不到位的进行扣分，客观评价分层级审核模式，推动部门由被动应审转为主动审核，形成持续的、自驱的关注性。

二是通过系统实现对问题改进全过程跟踪与评价，实现闭环管理。建立任务管理平台，系统自动“提出-分发-接收-计划-办结”，各层级审核牵头部门将审核问题录入任务管理平台，由责任部门分发给相应的实施人员，实施人员接收后及时填写措施和完成时间;计划到期时系统自动提醒，并发由实施人员填写措施完成情况，最后由各职能牵头部门验证评价。若逾期未完成的，在流程审核中进行扣分，有效解决以往审核发现容易逾期、未闭环的问题，

在审核员队伍培养上，制定《内审员管理办法》，明确分级分类的内审员选拔、晋升的要求，并对内审员审核情况、问题跟踪情况等进行综合性评价打分，综合评价审核员素质能力，使内审员工作有据可依。也整体提升了审核人员的综合能力素质，为企业的长远发展打造和培育关键人才做出贡献。

三是聚焦问题改进，分级分类实施改善，针对以往的审核发现，改进活动系统性不强、效果不明显的问题，龙烟坚持问题导向，以审核发现为输出，将审核问题进行分级分类的整体策划，为创新项目、QC项目以及精益改善等创新活动开展提供了科学的决策输入，一是依托项目，自上而下开展专题式项目活动，逐步完善并提升各个关键职能领域的痛点和难点问题;二是依托情报系统的创意园平台，自下而上实施日常改善活动，发动员工自驱动和改進，持续改善和优化业务流程。

通过构建“公司-职能-部门”三闭环的分层级级内审工作机制，坚持问题导向和目标导向相统一，有效落实职能管理责任，发挥职能部门驱动力作用，促进基础管理水平的提升。

参考文献

[1]高维，于莹，韩景华.质量管理体系内部审核存在的问题及对策

（作者单位：龙岩烟草工业有限责任公司）