浅谈如何做好档案工作

赵春光

摘 要：档案工作是一项基础性工作，是一个部门单位工作的重要组成部分，是各项工作顺利开展的根本保障。要提升档案管理重要性的认识，规范管理，科学利用，让档案发挥应有的价值作用，是档案管理的根本目的。随着时代发展，档案管理工作中存在的一些问题需要及时发现和解决，不断提升档案管理水平。

关键词：档案管理;规范;水平

档案工作是一项专业性、基础性的重要工作，也是提升单位工作质量和水平的辅助保障性工作。因此，抓好档案这项基础保障性工作是提升单位工作质量和水平的关键环节。在具体工作中，只有要重视档案工作，才能发挥档案的重要价值作用，促进单位各项工作顺利开展，服务各方面档案资源需求。

1 争取领导重视是做好档案管理工作的重要前提条件。

档案工作在一定程度上可以说是“一把手工程”，因为领导是单位各项工作的决策者。而现实中领导往往关注的重点是单位的业务工作，容易忽视档案管理工作。档案是一项基础工作，不能直接创造价值，带来效益也是间接产生，所以要让领导主动重视档案工作就很被动。同时，采取措施让领导关心重视档案工作，就显得非常重要。首先，档案工作者要立足本职，做好工作。工作中积极主动，要不断提高自身的业务能力和实际工作水平，主动开展档案服务利用工作，做好档案收集整理保管工作，确保档案的规范安全管理，树立档案工作者的良好形象，让领导留下深刻印象，为争取领导重视支持档案工作打好基础。其次，是积极主动争取领导重视。平时工作中及时汇报档案管理工作情况，积极争取人力物力财力方面的保障，逐步让领导了解档案工作不是可有可无的一项工作，扭转有些单位的领导在工作中不重视档案工作，同时也倾向于认为档案管理是不可缺少的思想和局面，变被动为主动关心重视档案和档案工作人员，为开展档案管理工作创造好的环境和条件。第三，挖掘档案信息资源价值，积极主动服务单位各项工作。档案管理的根本目的和档案的价值所在就是为社会、为单位提供利用，所以档案管理人员在工作中要强化服务意识，工作中就有意识地注意做好服务利用工作，比如提供数据查询汇总，统计报表，相关资料等等，领导和社会单位需要时可以及时予以提供，以此不断提升档案工作的地位，发挥好档案的价值作用。

2 提高档案人员的业务素质是做好档案管理工作的关键因素。

档案工作是一项政治性工作，首选需要档案工作者具有较高的政治素质。工作中要认真学习掌握国家大政方针，保证档案工作在党的正确政治引领下开展，做到政治坚定，思想纯洁，工作中要大力贯彻党和国家建设过程中提出的政策和政策。由于档案工作在实际工作中具有很强的保密性，有的档案资料带有一定的政治倾向，档案工作人员要时刻注意，做好保密工作，确保信息安全，严守岗位职责要求，做到无愧于党，无愧于档案工作，始终坚定不移地坚守住自己的初心与使命。其次，提高档案工作人员的专业素质。档案工作是一项专业性较强的工作，实际工作中，档案管理人员要严格标准要求，认真履职尽责，以高度的责任感把握档案业务规范标准。同时，要加强对国家档案方针政策和档案文献学、档案保护技术等许多学科的学习掌握，通过关注学习充分了解国家有关档案管理的政策和措施，应用于工作实践。要向书本学，向前辈学习，向档案专家学习，全面掌握档案专业技能，胜任工作岗位要求，灵活运用所掌握的知识和技能，为做好档案工作打牢技术保障基础，更好地做好和胜任档案工作。三是，提高工作人员的综合素质。做好档案工作除具备档案专业技术技能之外，还必须具备一定的综合文化水平，在熟练掌握有关专业知识的基础上，掌握与工作有关的各种知识，并在工作中掌握英语、计算机、网络、公文写作、历史等和档案内容有关的文化和科学知识。只有具备较高的专业素质和综合素质，才能对档案工作有更深入的理解和认识，才能在工作中得心应手，工作才能更加出色。四是提高档案整理人员的业务素质。档案工作者要不断加强自身的业务专业知识学习，努力提高自身相关的业务水平和工作技能，认真负责地做好档案收集整理保管利用工作。档案管理人员还应学习计算机、网络新媒体知识和技能，改变传统保守僵化的档案管理观念，摒弃落后的档案整理模式，创新档案整理手段，与时俱进。特别是当前大数据背景下，档案工作不再是简单的你来查阅，我提供服务的简单方式，需要及时挖掘蕴含的大数据，才能有效地做好档案各项管理服务工作。

3 要做好档案的立卷归档、分类、编号等基础工作。

首先，在材料收集齐全的基础上，档案的分类一般可以根据文件的类型来划分，如文书档案、会计档案、科技档案、实物档案、音像档案等类别，或者根据生成机构将文件按其形成或承办机构（问题）分类。其次，不管单位大小，每个部门都可以单独统一编号。档案归档文件可以采用年度-机构（问题）-保管期限或保管期限-年度-机构（问题）等方法进行分类编号。第三，档案管理应以编目为重点。可下载文件目录表、全文引文目录表、档案文件目录等文件，并按格式统一填写。目录与各文件要准确对应，便于检索利用。

4 不断提升档案现代化管理水平。

档案管理工作是专业化较强的工作，要求档案工作者既要有较高的政治素质和综合管理能力，同时又要具备有一定的档案管理专业技能，尤其是新形势下信息技术的高度发达，需要档案管理人员掌握档案管理必备的计算机网络技能才能胜任工作要求。所以，只有不断地学习丰富自身专业知识，拓宽视野，优化知识结构，提高综合素质，档案管理人员才能在档案管理工作中做好管理工作，提升管理服务水平。第二，具备现代化管理技能。信息时代背景下，计算机网络技术普遍应用，档案管理工作也要紧跟时代要求，逐步实现计算机网络管理。因此，档案管理人员除做好档案实体材料管理外，也要学习掌握计算机网络技术和管理程序以及软件应用，主动将计算机网络技术与档案管理相结合，运用現代科技手段和先进的管理技术管理档案，满足社会需求和时代发展要求。第三，档案管理应实现数字化管理。档案蕴含丰富内容，具有很多需要分析利用的数据资源，手工检索传统借阅利用方式根本不能有效开发利用好档案资源，只有将档案进行扫描加工为数字存储形式，实现计算机技术管理才能提高效率，便捷高效开发好档案信息资源，更好地满足社会利用需求，发挥好档案的价值作用。

（作者单位：潍坊市坊子区档案馆）