基层档案管理工作中存在的问题及对策探讨

潘健仪

摘 要：对于机关单位而言，基层档案的规范化管理是新时期发展的必然需要，也是提高本单位工作质量的重要基础和前提。基层档案是保证机关单位真实历史面貌、提供科学的历史借鉴的重要内容，也是评价机关单位工作水平效果的重要标准。在新形势下，认真扎实的开展机关单位基层档案管理工作是十分必要的，为此本文就检察院基层档案管理工作中的问题进行分析，并提出针对性的对策以供参考。

关键词：机关单位;基层档案;管理;问题;对策

对于检察院而言，进行基层档案管理工作就是科学、及时的对相关数据信息进行整理归档和储存，维护档案信息的真实和准确性，确保今后的发展有科学的依据和参考。档案管理工作是检察院发展的重要信息资源，将对检察院的持续性发展产生直接作用。当前社会发展，时代进步，管理的理念、方法等不断优化，因此要结合新时期的发展需要全面重视档案管理工作的开展。

一、基层档案管理工作中存在的问题

1、管理制度的问题

目前，大部分机关单位都将其承担的社会职能作为工作重点，档案管理制度的建设被忽视，导致很多单位缺少完善的档案管理制度，有些单位即使有制度，但是在具体的实施过程中也不到位，导致制度的限制作用缺失，影响档案管理工作的整体效率。档案管理制度缺失，在档案资料的收集上、管理规定落实上都会呈现出问题，影响档案管理和利用的效率。由于缺少完善的管理制度，还会出现工作方向性不强、人员职能划分不到位等问题[1]，档案资源的作用无法高效发挥。

2、人员方面的问题

在检察院中有很多专业性较强的档案信息，这要求管理人员也具备较高的水平。随着精细化管理理念的推进，档案管理工作的数量也逐渐增多，但是由于基层档案管理人员的数量和水平有限，有些参与档案管理工作的人员是兼职身份，缺少专业化的管理知识与技能，导致档案工作无法及时有效的开展，进而对整个工作的效果产生影响。

3、档案信息共享问题

对于机关单位而言，档案管理的最终目的就是在信息需要的情况下能够被很好的呈现和利用。目前，由于管理理念和技术水平的问题，档案信息共享性不足，共享工作的进程发展比较慢。对于纸质档案，其在传递过程中存在着速度慢、损耗率高的情况，电子化档案虽然能够快速、反复查询，损耗率也比较低，但是由于信息化管理水平不高，使得档案信息的共享度也受到限制。

4、档案信息安全问题

在档案管理工作中，网络、计算机是工作开展必须要具备的工具，能够极大的提高工作的效率与效果，但同时也存在着一定的安全风险。对于纸质档案，其容易随着时间的发展而出现物理变化，还会受到环境因素的影响，如受潮、虫咬等，安全性不高。对于电子档案而言，在保存过程中，其即时性不强，如果计算机出现故障或者遭受黑客的攻击，文件很容易被损坏和丢失。此外，在利用网络收集保存档案信息时，不法分子可以通过网络连接复制获得重要的文件，也会威胁档案信息的安全。

二、基层档案管理问题的有效解决对策

1、进一步强化和完善档案管理制度

一项工作的开展是离不开完善的制度作保障的，这也是工作开展的标准要求。对于档案管理工作而言，需要按照规范化的原则进行，如授权审批、不相容职务分离等，使档案管理工作更加有序，避免档案管理工作中出现漏洞，满足机关单位的管理需要。档案管理制度的建设是持续、长期的工作，目前使用的管理制度一般是双轨制管理[2]，也就是电子档案与纸质档案在文件流转中同时存在，能够很好的发挥二者的优势，提高管理的整体效果。但也需要注意这一制度在资源、人力上的浪费。所以随着科学技術的发展，要努力实现单轨制的档案管理制度建设，利用电子文件的方法对档案信息进行管理。

2、强化档案管理人员水平

新时期，为使基层档案管理工作获得新的发展，就需要有较高素质水平的档案管理队伍作为前提，保证其对党忠诚，乐于奉献、敢于担当，提高档案管理工作的高效性。积极加强机关单位管理人员的政治引导，使其牢记档案工作的政治性、政策性，坚实党的领导，对党忠诚，并将其落实到具体工作中。同时，要具有奉献精神，能够在工作中不计较得失和代价[3]，注重奉献，能够在平凡的岗位中谱写出绚丽的乐章。工作中要以事业为重，如果是工作需要的，要勤恳，不能因为个人私事影响工作效果。此外，在工作中要严格依据相关标准开展，保证制度的严格落实，注重精细化的管理。

3、完善档案信息共享机制

在机关单位的档案管理工作中，对档案信息进行管理主要是为了利用，在领导决策中有科学的依据。为此要建立科学有效的信息共享机制，同时提供完善的技术支持。档案信息共享主要是为电子档案服务的，利用服务器、网络终端建立云储存平台，并对披露内容、权限等级进行设置，保证各部门都能够在极短的时间内查询自己需要的信息，同时注重相关制度的建立，对文档的流转进行控制，避免信息被盗用或者泄露。

4、提高档案信息的安全性

在基层档案管理过程中，信息安全性是极为重要的，为提高档案信息的安全性，需要做好两个方面的工作。第一，要避免出现过失泄密的问题，这需要强化档案管理人员的素质水平，使其能够严格按照保密制度以及管理要求、通过专业化的方法开展档案管理。第二，要做好安全防范工作。对于纸质档案，要加强档案室的建设，设置铁门、铁窗、铁皮柜，安装监控系统实现全天候监测，定期对档案的保存情况进行检查。对于电子档案，要建立防火墙，及时更新病毒库，做好网络安全的监控，使档案信息的安全防控能力得到强化。

结束语

总而言之，对于机关单位基层档案管理工作而言，为实现良好的管理效果，避免管理问题出现，就需要从多个方面入手，更新档案管理的理念，完善档案管理的相关制度要求，提高档案管理人员的整体水平，发挥人力资源优势，积极落实信息共享机制和安全防护机制，保证基层档案管理工作的效果顺利实现。

参考文献

[1]王桂娥.简析基层档案管理工作中存在的问题及解决对策[J].经济师，2019（11）：244-245.

[2]武月庆.事业单位档案管理工作存在的问题与对策[J].中外企业家，2019（24）：104-105.

[3]武立文.基层档案管理工作中存在的问题及解决对策简析[J].兰台内外，2019（20）：18-19.

（作者单位：廉江市人民检察院）