高职院校档案信息化建设的现状与对策分析

张帅

摘  要：当前社会不断发展，网络技术以及信息技术在我们日常生活中的应用越来越普遍。并且随着信息技术的深入发展，档案信息化也随之成为了必然的发展趋势。为了更好地对档案信息化进行管理，本篇文章即将对当前高职院校档案信息化建设中所存在的不足进行分析并提出相应的解决对策。

关键词：档案信息化;解决措施;必要性

档案信息化的指导手段就是网络技术及信息技术，信息化的基础就是最原始的档案信息。档案信息化可以更好地对档案进行收集和管理。并且由于信息化的迅速发展，对高职院校档案信息进行管理已经成为了档案管理的重要部分。并且，高职院校档案信息化产生的同时，也展现出了当前我国在生活中信息化应用的普遍性。可以促进档案信息化建设得到更多的关注度。當然也希望档案信息化能够更好地向上发展，提供更多的技术促进对档案进行管理的过程可以拥有更高的便利性。

一、高职院校档案信息化建设的现状

1.高职院校对档案信息化建设的重视程度不高

高职院校的来源是由一些中专或者是技术学院而组成的，因此其本身的发展水平就相对较低。学校方面的信息技术不够先进，从而导致档案信息化这一方面的建设也不够先进。并且相关领导没有对档案信息化所拥有的重要性进行明确的了解和认识。或者在投资方面也存在着一定的为难，缺乏充足的资金来对信息设备进行完善。甚至还有的高职院校的信息化仅仅是为了检查，他们没有真正明白档案信息化的重要性，也就没有真正去接受和适应信息化建设。

2.大部分高职院校缺乏基本的档案信息化建设的设备

很多高职院校都缺乏比较基础的档案信息化设备，即使有的高职院校他们有，但是也存在着设备落后，或者是安全性不高的问题。也存在着有的高职院校设备相对齐全，但是信息化技术却不够先进的现象。技术人员自身的档案管理技术也没有做到真正熟练地掌握，所以他们很难真正做到资源共享，也无法对应用资料进行完善严密的保存。

3.高职院校缺乏专职管理档案建设的新型技术人才

随着高职院校近几年的不断发展，学校的档案和资料数量也就不断上升。通常学校里对档案进行管理的工作人员都是一些年龄较大的或者是没有很高学历的毕业生。他们本身技术水平就处于较低的状态，并且档案管理这项工作可能在学校又不受重视，这也就直接影响到了工作人员的工作热情，不利于提升档案管理的工作效率。对于一所高职院校来说，较好的工作不是对档案进行管理，而是去进行教学或研究。而从事档案管理的人普遍都是本篇文章所分析的这两类人，那么他们也很难去掌握和了解有关数据管理和安全方面的电脑技术，也就无法满足学校对档案管理所产生的需求。

二、推进高职院校档案信息化建设的措施

1.加大对档案信息化建设的宣传力度

首先应该对档案管理人员的观念进行更新，去改变他们认为档案管理没有工作难度，没有工作前途这一错误思想。要让他们觉得对档案进行管理的工作与在学校进行教育的工作拥有着相同重要的地位。在当今时代运用数字信息，档案信息化是必须要进行的趋势。档案管理已经不会像以前一样被局限于纸质，它的新要求就是档案管理人员可以做到对计算机技术熟练的掌握。真正做到网络资源共享，通过去学习和了解新技术来适应当今时代的需求。

2.加强高职院校档案管理的网络安全保障

高职院校应该对档案信息管理的安全性抱以重视。通过对通信方面的加密等各种手段，要保障档案信息处于安全运行的状态。同时还要去排查网络信息所访问网站的安全程度，避免病毒入侵的现象。对一些访问的网站采取加密的方法，从而保证自身内容的隐秘性，增强安全程度。更好的情况就是要做到专利专用，也就进一步提升了内容安全程度。

3.高职院校应该培养专职的档案管理人才

为了促进档案信息化管理效率的提升，推动其管理建设的进程。学校要考虑到档案管理人员这一重要因素，其进行专业性的知识技术培训。管理人员拥有了专业性技术之后，才可以促进他们更好地去投入到档案管理的工作中。学校还可以去举办网络信息交流大会，让一些专业的或者是不专业的管理人员之间进行问题探讨，通过交流而让双方都得到提升。专业性的档案管理人员可以通过交流进一步促进自身工作水平的上升，也就有利于促进档案管理工作效率的提升。而非专业性的人员也可以通过交流明白和学习了较多的档案管理方面的知识。除此之外，学校还可以采取一定的考试管理制度，这种制度可以通过较为强硬的手段让档案管理人员主动地去学习相关知识，做到与时俱进。

三、结束语

社会数字化信息化的迅猛发展，已经给我们的日常生活带来了很大的变化，也提升了生活便利程度。但是为了更好地享受便利，我们也应该不断去学习新技术。同样，高职院校档案信息化建设也面临着这样的挑战，通过不断应用最新的档案管理技术，推动高职院校档案信息化建设的发展。

参考文献：

[1]黄友兰，罗星海.高职档案信息化建设的现状与对策[J].交通职业教育，2016（6）：34.

[2]王丽.关于加强髙职院校档案信息化建设的思考[J].科技展望，2016（26）：112.