档案收集工作理念探索

张丽

摘 要：医院运营下档案信息资源较多，如何做好档案收集与管理是医院基层管理部门亟待思考的一个问题。文章通过对医院档案收集管理存在问题进行分析，探讨档案收集工作的创新策略。

关键词：档案收集;档案管理;医院档案;档案工作

引言

基层医疗机构在进行相关决策制定过程中，档案起着重要的参考作用，也是医院迈入可持续发展道路的重要支撑。针对档案而言，具体包括会议记录、决议、精神、谈话以及审批情况等类型文档资料，其文化档案收集与归档工作的开展，具有较强的技术性与服务性。而在医院转型发展背景下，办公室档案收集与归档工作的重要性愈发凸显，所面临的工作管理标准要求也不断提升。基于此，必须对档案收集与归档现状的分析，制定科学管理优化措施，来全面提升收集与归档工作开展质量和效果。

1档案收集工作的意义

首先，是医院档案管理的重要基础。医院在日常行政管理过程中会产生大量的文件资料，既有纸质文件，也有电子文件，并最终形成档案。但这些档案并非生而为之档案，而是通过收集、移交等将散落于各个部门、具有保存价值的文件资料集中起来，并通过分类、整理，日积月累形成的。档案收集是后期档案整理、鉴定、保管、统计等环节的前提和基础，为后期档案工作的开展提供了可供处理的文件材料和载体。将档案收集集中于档案管理部门，档案管理人员便可以依据相关业务流程进行编目、鉴定、统计、查询、利用等后续工作。可以说，收集是医院档案工作之基。其次，医院档案管理的重要保障。医院档案收集工作质量如何，会直接影响整个档案管理的质量。判断医院档案管理水平的重要因素，便是医院档案资料收集是否齐全完整。及时、完整、系统地做好医院档案资料收集工作，能够为医院档案编目、编研、著录、统计，特别是提供利用提供可靠保障。反之，如果档案收集不及时、不完整，势必会对后期的档案管理造成不利影响。

2医院档案管理工作中存在的不足

2.1对档案管理重视度不足

目前，我国大部分医院对于档案管理工作重视度普遍不高，部分医护人员认为档案管理工作属于后勤。实际上医院的档案管理工作与护理治疗工作具有同样重要的意义，医院的大部分档案记载的内容是患者就诊情况，对后续治疗和医学研究有极其重要的价值，但由于医院不重视此项工作，导致档案难以发挥其真正价值。

2.2档案管理制度不完善

尽管国家出台档案管理相关法律法规，但是医院具备一定的自主权，部分医院并未建立完善的档案管理制度，使得档案管理工作人员在进行工作时缺乏统一的规范和标准，工作人员只能凭借以往的工作经验、档案的类别进行档案管理工作，致使出现资料遗失、工作效率低下、档案搜索困难等问题，在一定程度上阻碍医院的发展。医院高层管理者缺乏档案管理意识，对档案管理资金投入较低，使得档案管理设备落后，而医院产生的信息在不断增加，落后的设备无法满足庞大的信息管理需求，部分医院依旧采用人工档案管理方式，并未将现代化的信息技术运用到档案管理工作中，使得医院档案管理工作效率低下。

2.3收集资料不准确

文件材料在归档之前需要对其真伪进行鉴别。档案室收集到的档案，应当是档案的原件或真实的档案，否则，医院档案的利用价值将会大打折扣。因此，归档部门应将档案的原件移交至档案室，若是复制件，应注明原制发部门及复制人，使之与原件相区别[1]。

2.4归档材料收集不够齐全，质量参差不齐

虽然很多地市医院为实现档案管理的规范化，保证档案材料收集的完整性，党委办公室下设专职档案管理员，并在各科室特设立兼职的档案管理员。但是由于兼职档案员缺乏档案管理专业知识，再加上兼职档案员本职工作较为繁忙，通常仅仅是在移交材料前夕，在行政档案管理人员催促下完成任务式地进行档案移交，档案材料收集工作并未按原有规定执行，导致归档材料残缺不全，质量也是参差不齐。

3医院档案管理工作的创新思路探索

3.1提高对档案管理工作的重视程度

工作态度决定工作质量，因此为推进医院档案管理工作的创新与进步，医院需要由上至下提升对档案管理工作的重视程度。医院可以从提升档案管理人员的管理意识入手，通过合理的引导和要求促使档案管理人员认识到相关工作的重要性，在此基础上以饱满的精神和积极的态度面对档案管理工作。档案管理的重视程度提升还包括管理人员工作观念从传统到信息化管理模式的转化，医院决策人员需要重点关注档案管理的发展趋势，促使相关工作能够顺应时代发展的潮流与实现新旧工作观念平稳衔接。工作人员对管理工作的重视程度是最终工作能否顺利落实的关键，由此可见提高管理意识对档案管理工作有重要推动作用，同时也能促使工作人员保持工作积极性，为医护人员和患者提供优质的服务[2]。

3.2建立完善的档案管理制度

医院高层管理者应积极学习先进的档案管理理念以及管理方式，结合对医院内部医疗人员专业技能、医院规模、经济实力、医疗水平、档案信息量等各项基本情况的了解，制定符合相关法律法规的档案管理制度，使得任何一个工作环节都有明确的规定，确保各项档案信息的整理归纳、保管储存、检索利用有一个统一的规范和标准。医院内部应建立监管机制，确保其制定的相关规章制度能够落实到各个部门，监管人员在监督管理工作时，若是发现档案管理人员存在档案存储方式有误、档案信息录入错误等问题时，及时采取相应的补救措施并且向上反馈，依据医院制定的相关规章制度对其进行惩处，确保每位档案管理工作人员具备较高的职业素养以及专业技能，从而提升医院档案管理工作的质量，促进医院长久稳定发展。

3.3严格收集质量，统一收集方法

严格按照有关公文处理的规定和要求，统一医院制发格式，按照起草、送审、核稿、签发、用印等程序，做好文件材料的前端控制。在收集档案过程中应对文档的文号编制、文种选择、发文范围、字体格式、附件等进行认真的审核。严格档案收集方法，一方面，规定档案的收集时间，集中做好收集;另一方面，深入各科室部门一线，做好档案收集的“上门”指导，确保档案收集工作規范[3]。

3.4及时收集、减少档案资源流失

医院档案有党群、行政、教育教学、科研、基建、仪器设备、出版、财会、声像、实物等多个类别，是医院各部门各相关岗位产生的原始的记录。由于医院工作压力大、工作时间为三班倒等缘故，导致部分医院档案管理人员流动相对较大，各岗位产生的属于归档范围的材料应参照《档案工作规范》中的移交时间，及时移交。在相关人员离职时，相关部门应梳理其在职期间所产生的档案材料是否已经移交档案室，未移交的应做好材料交接工作，有相关的交接记录。建议加快办公系统信息化建设，使办公软件与档案管理软件链接，形成办公文件按要求定期自动归档机制，最大化地有效利用资源，并能确保文件的有效性、真实性与长期可读性，减少手工操作所耗费时间及差错率。

结语

综上所述，强化医院文书档案管理工作的质量具有重要的现实意义，不仅有助于提高医院管理工作的整体水平，而且还能推动医疗事业的现代化发展。为此，相关人员应该提高档案收集的中重视，从实际角度出发健全管理制度、提高档案信息化水平，保证医院档案管理的有序进行。

参考文献

[1] 潘海燕.办公室文书档案收集与归档工作管理的优化措施研究[J].办公室业务，2018（23）：157-158.

[2] 马玉英.办公室文书与文书档案管理的缺陷研究[J].赤子（上中旬），2015（17）：183.

[3] 肖存军.文书档案收集工作中存在的问题及对策研究[J].办公室业务，2013（19）：56.