云南省公办高校干部人事档案工作调查研究

■ 余 璐

党的十九大提出建设高素质专业化干部队伍的目标[1]，干部人事档案工作作为服务组织人事工作的重要活动，对新时代干部队伍建设发挥着重要作用。2018年，中共中央办公厅印发了《干部人事档案工作条例》（以下简称《条例》），是今后一个时期内全国各级各类干部人事档案工作的基本遵循[2]。调研高校干部人事档案工作，能够掌握目前高校干部人事档案工作现状和存在问题，进一步规范高校干部人事档案工作，为推动高校建设高素质专业化干部队伍提供助力。

一、调查基本情况

本次调查范围为云南省公办高校，包括本科院校和高职院校。调查采用问卷方式，重点调查组织机构、人员配备、制度建设、业务工作、信息化建设等情况。参与调查的高校共51 所，其中公办本科21 所，公办高职30 所，驻地昆明27 所，驻地地州24 所。

二、调查内容及结果

（一）基本工作情况

1.管理归属问题。一直以来，高校干部人事档案管理归属问题争议不断，现实中存在有些高校成立了综合档案馆（室）后，将干部人事档案划归综合档案馆（室）管理的情况。在《条例》明确各级组织人事部门负责本地区本部门本单位干部人事档案工作[3]之后，这些高校才陆续将干部人事档案划归组织人事部门管理。目前参与调查的51 所高校中，干部人事档案已基本由组织人事部门管理，仅有3 所高校仍由综合档案馆（室）负责管理干部人事档案。

2.档案数量和人员情况。干部人事档案数量一般与高校教职工人数相关，目前参与调查的51所高校中，多数高校干部人事档案数量在1000卷以下，1000 卷以上的高校仅有14 所，其中8所配备1 名专职人员，6 所配备1 名以上专职人员（图114 所干部人事档案1000 卷以上高校人员配备情况），符合《条例》中每管理1000 卷档案一般应当配备1 名专职工作人员的规定。51所高校中，档案管理人员学历主要为本科，占比70.59%，其次为研究生，专科学历数量极少，占比5.88%。

图1 14 所干部人事档案1000 卷以上高校人员配备情况

3.制度建设情况。《条例》总结十八大以来我国干部人事档案工作经验，服务新时代党的组织路线和高素质专业化干部队伍建设，是推进干部人事档案工作科学化、制度化、规范化的重要法规。目前参与调查的51 所高校中，大多数对《条例》新要求和新变化有着不同程序的了解，占比94.12%，有3 所不清楚新的变化和要求。48 所高校已建立干部人事档案工作制度，其中制度较为健全的高校为8 所（图2高校干部人事档案工作制度建设情况），制度建设还有待加强。

图2 高校干部人事档案工作制度建设情况

（二）具体业务情况

1.档案收集与整理。根据干部人事档案材料归档范围，档案材料收集来源主要集中在组织人事部门，目前参与调查的51 所高校中，收集来源为人事处的占比98.04%，组织部的占比96.08%，排名前二。收集来源占比稍多的依次为个人（82.35%）、原单位（62.75%）、毕业学校（52.94%），符合实际情况。比如教职工参加培训的鉴定材料，由培训单位交本人带回所在单位归档；调动人员档案材料由原单位转递现单位归档；入职应届生档案材料，由毕业学校转递入职单位归档。其余收集来源主要是人才市场、部队、科研处、纪检部门等，占比在20%左右，主要是存在部分教职工档案原寄存在人才市场或涉及部队转业安置以及教职工科研业绩、纪律处分等情况。《条例》规定，材料形成部门应当按照相关规定审核材料，在材料形成后1 个月内主动向相应的干部人事档案工作机构移交。目前参与调查的51 所高校中，仅有10 所高校在1 个月内移交，31 所高校在1—3月内移交，其余10 所高校移交时间在半年及以上（图3高校干部人事档案移交情况）。

图3 高校干部人事档案移交情况

干部人事档案应按照十大类规范分类整理，以利于档案的利用和数字化。目前参与调查的51 所高校中，100%整理规范的高校仅有2所，占比3.92%，80%～99%整理规范的有32所，占比62.75%，50%～79%整理规范的有15 所，占比62.75%，50%以下整理规范的有2 所，占比3.92%。

2.档案保管与利用。档案库房是保管档案的物理场所，应做到查阅、整理、办公三场所分开。目前参与调查的51 所高校中，大多数都有干部人事档案专用库房，仅有5 所高校尚未建立专用库房。40 所高校实现档案库房、阅档室、办公室三室分开，11 所高校尚未实现。

利用是干部人事档案价值的体现，也是干部人事档案工作的目的。目前干部人事档案的利用主要在干部考察、任免方面，占比100%，其次为入党、离退休、工资待遇、职称评定、年度考核和学位学历，获奖和处分、科研的利用占比较少，其他（如政审、各类公证和证明）利用率仅5.88%（图4高校干部人事档案利用情况）。

图4 高校干部人事档案利用情况

3.档案审核。2014年，中组部在全国部署开展干部人事档案专审工作，2018年，《条例》新增了档案审核的内容。在参与调查的51 所高校中，对全校在职在编人员档案专审的高校有35 所，占比68.63%，对全校副科级以上档案专审的有9 所，副处级以上的有7 所。在专审中存在问题最多的是材料缺失，占比88.24%，其次为手续不完备、三龄两历不准确。一定程度上反映了高校干部人事档案工作没有把严入口关的实际情况（图5高校干部人事档案专审存在问题的情况）。

落实三凡三必的薄弱环节主要是凡进必审（49.02%）与凡转必审（43.14%），凡提必审占比仅7.84%，这可能与高校教职工主要以教师为主体，以及干部提拔历来更受到重视、程序更为严肃严谨有一定的关系。

图5 高校干部人事档案专审存在问题的情况

4.档案信息化。根据信息化建设内容，考虑全省干部人事档案工作信息化实际，主要调查纸质档案扫描为电子档案、档案管理系统以及档案检索涉及信息化方面的情况。目前参与调查的51 所高校中，纸质档案（全校在职在编人员）已全部扫描为电子档案的高校有16 所，只扫描副科级及以上的有8 所，只扫描副处级及以上的有22 所。

配置专门干部人事档案管理系统的高校有28 所，其中接驳学校组织人事管理系统的高校仅有3 所。档案管理系统实现的功能主要有档案基本信息录入、电子档案调阅、档案检索、档案数量统计、档案出入库登记、办理查借阅申请（图6高校干部人事档案管理系统功能情况）。

图6 高校干部人事档案管理系统功能情况

传统的人工检索比计算机检索费时费力，但目前有25 所高校仍是人工检索，占比49.02%，18 所高校通过管理系统实现检索，8 所高校用Excel 或word 进行检索。

5.档案宣传与培训。档案宣传有利于提高各部门和个人对干部人事档案的重视程度，增强对干部人事档案工作的积极性和主动性。目前参与调查的51 所高校，主要以会议和传阅文件方式开展档案宣传。随着社会和校园信息化建设不断发展，微信、QQ、校园网等平台也成为档案宣传的重要形式。部分高校还通过专题讲座的形式加大宣传力度，不再局限于以传达工作任务的形式或简单文字传播形式来进行宣传（图7高校干部人事档案工作宣传形式）。

图7 高校干部人事档案工作宣传形式

档案培训工作既能传达上级有关政策和规定，又能及时指导工作人员更新观念、提升业务水平。目前参与调查的51 所高校中，专兼职人员参加培训占比60.78%，专职人员参加培训占比58.82%，相关领导参加培训占比43.14%。

（三）存在的困难

调查问卷以主观题方式收集51 所高校在干部人事档案工作中遇到的困难。调查结果显示，队伍建设是目前最大的困境。首先，短缺的人力资源与巨大的工作量之间产生矛盾，尤其是涉及档案审核与档案信息化建设方面。许多档案管理人员从事干部人事档案工作的同时，还被分配其他工作，导致其没时间、没精力、没心思在做好干部人事档案工作上下功夫，常常疲于应付，疏于钻研，档案业务水平难以得到提升。其次，在队伍激励和保障方面也存在不足。档案工作在高校多处于边缘地位，干部人事档案工作虽然政治性很强，但多年来仍常被忽视，档案管理人员在编制、待遇、职称方面的保障还不到位，人员流动性强，难以留住人才。最后，各高校对上级业务指导和开展培训的渴求依然强烈，许多档案管理人员了解上级政策和工作标准的渠道、平台还不畅通，上级业务指导和培训还有待调整和优化。

三、结论

总体而言，经过2014年启动的干部人事档案专审及随着2018年《条例》的出台，参与调查的51 所高校已经开始并不断重视高校干部人事档案工作，过去不规范的行为和现象已大幅减少，各项工作趋于更规范化。下一步，各高校应以《条例》为遵循，做好制度的废改立，构建符合高校实际、能够解决实际问题、提升工作质量和效率的制度体系，将干部人事档案工作各项活动纳入制度建设轨道；应从数量和质量上加强队伍建设，在政策允许内多争取一些名额，加大队伍政治素养、法治思维、业务能力、学习能力培养，建立激励和保障机制，让队伍安心、用心，有信心、有能力做好高校干部人事档案工作。