安全生产监管部门档案信息化建设与档案管理分析

张玉姣

摘 要：随着当今我国社会经济水平的发展，促使人们对于企业生产过程中的安全性予以高度重视，同时更对安全生产监管部门的档案信息建设和管理予以足够关注。因此，强化企业安全生产档案管理工作的科学性对于提升企业安全生产效率有着重要作用。基于此，本文对安全生产监管部门档案信息化建设与档案管理进行详细分析，旨在总结我国建设管理存在的问题，同时提出几点针对性策略，促进企业安全生产。

关键词：安全生产;监管部门;档案信息化建设;档案管理

随着当今我国社会各行各业的发展，促使各个企业安全生产监管部门已经开始着手不断强化档案信息化建设和管理。在现今新时代发展背景中，强化安全生产档案管理和建设对于促进企业在激烈的竞争大潮中站稳脚跟意义重大。但是在具体强化工作中存在较多问题，比如：员工档案管理安全建设意识薄弱等，从而不利于企业安全管理建设进步。故而，本文对安全生产监管部门档案信息化建设与档案管理分析有着一定的实际意义。

1 安全生产监管部门档案信息化建设重要性

我国自上世纪80年代以来就已经开始针对档案信息化建设，并且也已经取得了良好的结果。由于档案信息化建设的进步，促使安全生产监督部门的档案信息化建设更是取得了卓越进步[1]。随着我国安全生产档案数据库的建立，促使安全生产监督部门的经济投入开始不断增加，同时现代电子文章已经取代传统纸质文件。利用电子档案进行数据管理时不但包括文字档案、图片档案，同时还包括视频档案等，这种档案管理模式可促进相关人员加强对企业安全生产的监督和管理[2]。

2 安全生产监管部门档案信息化建设和管理中存在的不足

2.1 档案建设与管理意识薄弱

当今，大部分安全生产监督部门工作人员缺少对档案管理的认知，甚至一部分工作人员没有意识到档案管理对于企业档案信息化建设甚至是企业未来发展的重要性。认为企业档案管理就是静态保存，且该项工作无任何实际作用，从而造成企业安全生产监督工作缺少信息利用率，大部分具有高度安全生产价值的信息没有得到利用，最终形成信息浪费。即便目前少部分安全生产监督部门存在一定的档案信息化管理意识，但是部门内缺少工作制度，实际工作中缺乏工作目标，更缺少完善的档案管理系统设计的科学性，从而严重影响内部档案建设与管理。

2.2 档案信息利用率低

现今，我国大部分安全监管部门在实际档案管理工作中并未对管理软件的统计分析功能进行充分利用，这在一定程度上就无法充分确保档案数据得以科学分類，更无法保证数据价值被充分挖掘，造成企业实际安全生产工作中无法充分发挥档案信息价值。

2.3 档案信息缺乏完整性和真实性

在现今档案管理工作中存在一部分安全生产监督工作部门没有对档案信息管理和系统应用予以足够重视，没有及时录入相关档案信息。当信息保存过程中经常会出现数据丢失现象，这在一定程度上也就促使档案信息缺乏完整性。不仅如此，一些工作人员在对档案进行信息录入过程中经常出现信息虚假现象，这种现象的出现极大降低了信息真实性，同时安全生产监督部门档案信息也并未出现减少的现象。在突发性的安全信息事件发生时这些数据不但不具备良好的参考价值，同时还会对企业安全生产形成一定的误导作用。

3 安全生产监管部门档案信息化建设和管理对策

3.1 积极提升工作人员档案管理意识

与其他生产性或经营性的工作存在差异的是，档案管理工作不会直接形成较大的社会效益和经济效益，但是其属于各类社会生产活动所形成的经济和社会效益的重要前提，同时该项管理工作对于提升安全监督部门对于社会中各种生产活动的安全监督和检查有着重要价

值[3]。故而，安全生产监管部门需要着重加强部门内工作人员的档案管理意识，促使其认识到档案管理的重要性，同时根据部门情况建立健全的档案管理工作制度。积极引进先进的档案管理软件，强化对工作人员的信息系统操作培训，提升对单位内部不同类别数据录入的工作效率，提升档案完整性。

3.2 深入挖掘档案信息，提高档案信息效率

以往传统手工档案管理工作中安全生产监管部门具有高度的独立性，档案管理工作人员找寻不同文件的关联和内在联系存在极高难度。但是自档案信息建设后促使档案数据以及其他不同类别的电子文档均已经成为一种数据资源，工作人员利用专业数据分析软件对数据进行分析和统计后可充分发挥出数据的实际价值[4]。因此，在实际开展档案管理工作过程中安全生产监管部门工作人员需要积极强化对档案信息统计分析功能，加强对数据的深度挖掘，综合性分析档案内在价值，同时将其充分应用于实际工作中。

3.3 开发档案信息管理系统，提升档案信息安全性

当下，我国安全生产监管部门在系统登录和用户权限设置等多个方面均设立了单独的文件管理系统，以此导致整个信息档案管理工作系统缺乏安全性，甚至还存在文件数据可能被篡改或盗用的风险。由此可见，安全生产监管部门需要着重加强对档案信息管理系统权限的设定，提升用户权限设置的合理性和有效性，分别设定不同层次的访问密码。如若用户想要查询档案信息，那么其需要输入正确的密码方可查询[5]。不仅如此，针对档案管理工作人员来说，相关工作人员需切实根据档案信息加密程度科学建立访问权限网络，从而充分提升档案管理系统的安全性，有效规避信息安全事件发生概率。

4 结论

随着当今我国现代信息技术以及互联网技术的进步，促使电子文档已经逐渐替代以往传统的文本文件。电子文档储存中在信息分类、检索以及储存等多方面均有着极大作用，同时利用电子文档还能提升数据的便携性。因此安全生产监管部门在针对档案建设和管理过程中一方面需要积极提升工作人员档案管理意识，另外一方面还应当深入挖掘档案信息，提高档案信息效率，与此同时积极开发档案信息管理系统，提升档案信息安全性，进而切实保障各大企业的安全生产。

参考文献

[1]王志刚.浅谈安全生产监管部门档案信息化建设与档案管理[J].卷宗，2018，（20）：13.

[2]肖英彬.国有企业安全生产档案管理信息化建设[J].区域治理，2018，000（033）：96.

[3]赵凉文.信息化条件下档案安全管理策略思考[J].科学与财富，2019，（27）：178.

[4]鲁娜.浅谈档案管理中的电子档案管理[J].青年时代，2019，

（20）：287-288.

[5]刘淑娟.浅论档案信息化建设的现状、问题及对策研究[J].青年时代，2018，000（007）：287.