做好新冠肺炎疫情防控档案资料收集归档工作浅谈

文·臧文洁

在众志成城的全民抗击新冠肺炎疫情战中，能否充分发挥档案人作为战役的亲历者所应有的担当和责任，是对档案工作的一次巨考。前事不忘，后世之师，今天已经发生和正在发生的都必将成为明天的历史。档案工作作为担负国家史迹保全使命任务和各级政府“史官”重要见证者，在这一特殊抗疫历史时期，最直接最根本的职责，就是客观、真实、有效、完整地记录、保护好这些历史的轨迹、记忆和载体。因此，在特殊的历史时期，及时有效地收存疫情信息、资料、实物，对正在进行的疫情防控和今后类似的防控、应急工作都具有重要的科学研究、宣传教育、史志编研、原始参考、经验借鉴等作用，档案部门应抓住这次机遇，有所作为，有所担当。

一、坚持超前性

收集和管理好新冠病毒疫情防控工作档案资料是一项重要而艰巨的任务，需要我们自觉扛起责任、脚踏实地、主动作为，及时有效地收存疫情信息、资料、实物，统筹做好新冠病毒疫情防控期间的档案工作。我们要提前介入，指导先行。计划早制定，工作早布置、规范早实施，责任早落实。要抓住各地防控集中收尾前人员在岗到位、资料齐整集中的有利时机，及早介入档案工作流程，组织专门班子深入重点部门和重点部位，对疫情防控关键部门、关键环节、关键人员进行有针对性的业务指导，做到精准对接，点对点指导。同时要调动社会力量，全方位收集疫情防控档案。为了避免机关人员全面返岗造成档案缺失、遗漏的现象，应该采取分时分批接收方式提前开展接收移交工作。帮助其对疫情期间所形成的文件、资料、报表、照片、录音、录像、实物等各种形式的文件材料进行收集、整理、保护，为日后的归档工作打好基础。要指导疫情防控部门及工作人员做好疫情防控档案资料的日常工作，做好打持久战的准备，确保疫情期间档案工作不断档、不失联。坚持随时形成、随时收集、随时存档，确保文件材料齐全完整。当前，重点通过指导疫情防控关键部门、关键环节、关键人员，做好有针对性的指导，注重做好疫情防控日常档案的收集，确保应收尽收、及时准确和安全保管。烟台开发区早在疫情防控之初，就成立了疫情防控工作指挥部，让有工作经验的档案工作人员参与其中，将疫情档案的收集保护与防疫工作同时调度布置，确保在疫情防控之初能及时做好对疫情档案的收集和保护工作。在决战的关键时刻，档案管理人员及时督导检查各有关单位的疫情档案，对检查中出现的问题给与及时纠正。

二、争取主动性

坚持主动跟进的方式，做到疫情防控进行到哪里，档案工作就跟进到哪里；疫情防控进行到什么程度，档案工作就深入到什么程度；疫情防控进行到什么时候，档案工作就坚持到什么时候，对疫情档案资料全过程、全方位、全载体收集。要推行上门服务模式，对相关部门和人员做面对面指导、手把手教授，使其按照档案规范化管理的要求，对数量巨大、种类繁多、内容丰富的疫情档案资料进行科学甄别和筛查，把新冠病毒防疫期间所形成的领导讲话批示、政策文件、会议纪要、防控方案与措施，以及卫生检疫、医疗诊治、物资保障、社会动员与捐赠、综合治理工作汇报与总结、检疫监测、媒体报道与宣传等相关资料进行留存保护、整理归档。还要充分发挥信息化技术的优势，利用线上线下、远程实地相结合的方式，把不同阶段疫情防控的工作轨迹信息分类收集，以弥补实体档案的缺漏。最大限度地保证归档资料准确、系统、完整、标准。疫情就是命令，防控就是责任，档案部门要确保疫情防控和相关工作的档案信息利用，按照特事特办原则，组织人力物力财力为疫情防控相关工作提供及时、高效档案利用服务。

三、增强实效性

要树立档案工作服从并服务于防控防疫大局的意识，使配合协同与疫情防控同步进行，信息资料保护与疫情防控不相互抵触，坚持帮忙而不添乱，尤其在对文档保存中，要增强保密意识，协助各防疫一线部门和人员保护好涉及工作秘密和患者隐私等资料，确保档案资料在归档整理中的安全性。要把握重点，全面督导，及时将上级和本级出台的关于做好新冠病毒疫情防控档案工作的文件转发到各级单位，将收集管理防控档案纳入档案业务指导、档案工作考评的重要内容，重点加以督促指导，比如卫生医疗、交通运输、物质保障、新闻宣传等疫情防控主要部门，将其疫情防控档案收集管理纳入防控工作部署中。另外，还要重点做好外资企业和农村、社区疫情防控档案收集管理。烟台开发区是国家最早设立的14个国家级开发区之一，是集国家级园区、自贸片区、中韩产业园区、出口加工区为一体的特殊园区。中外企业商务活动密集，与日韩经济往来活跃，每年在开发区入境和定居的外国人占烟台市的一半以上，是疫情防控的重中之重。在本次的防疫工作中，开发区集中对韩国和日本商人居住的比较集中的碧海云天，碧海绿洲等小区加强疫情信息管理。节后在大量外资企业集中复工复产的情况下，档案人员及时做好与居委会对接，对韩国和日资企业疫情防控工作的跟进，指导他们对涉外人员的疫情资料、防范经验资料等进行集中管理。疫情结束后，要重点通过线下、实地等方式指导各单位做好疫情防控档案的分类、整理、编目、归档和移交工作，建立新冠疫情防控档案专题卷宗和专题数据库，并做好电子文件接收归档、档案数字化和整理编目工作，确保及时将此次疫情防控工作档案收集归档。要高度重视疫情档案的安全，确保不发生档案损毁和丢失情况，重点处理好涉密档案的安全保障工作。

总之，新冠病毒疫情防控档案是党和政府领导人民抗击疫情过程中的各种形式的真实记录，对工作查考研究、经验借鉴具有十分重要的价值。新冠病毒防控档案的保护、收集、整理、归档工作，是抗疫全面胜利必不可少的重要一环，必须引起档案主管部门和单位的高度重视，切实抓紧落实，一刻也不能松懈，以档案的形式守住此次重大事件的社会记忆，资后人借鉴。