公立医院招标档案管理新模式应用研究
——以泰安市中心医院项目管理系统为例

文·刘朝阳

近年来，随着医疗卫生行业发展，公立医院体量加大，招标项目不断增加。招标作为公立医院内部控制的重要对象，其档案的规范性及调阅的便捷性被越发重视。传统档案管理方式已无法满足公立医院日益增长的物资招标和经营管理工作需求，招标档案的管理成为招标工作的难点。随着信息技术的迅猛发展，档案管理信息化成为趋势。

泰安市中心医院分析传统招标档案管理中存在的问题，优化招标档案管理，上线医院项目管理系统，利用信息化手段对招标项目进行全生命周期管理，提高了档案管理工作效率，增加了档案存放的安全性、档案查阅的智能性，加强了相关人员对招标项目及其档案的管理。系统上线以来，在实际工作中收到了显著成效。

一、医院传统招标档案管理简介

泰安市中心医院是一所集医疗、教学、科研、康复、预防、保健于一体的三级甲等综合医院，曾被中华医院管理学会誉为“泰安模式”向全国推荐，提出“南学清远（广东省清远市人民医院）、北学泰安（泰安市中心医院）”，先后有8000余家医疗卫生单位来院考察学习。

院招标办负责招标组织及招标档案管理。项目管理系统上线前，招标流程中各环节的档案分散存放，招标结束后集中统一管理档案。项目立项审批通过后，招标办根据招标参数制作招标公告及招标文件挂网公示。公示中，招标办用电子表格登记报名情况，如投标商公司全称、联系人姓名电话、缴费情况、投标文件递交情况等。公示截止，招标办汇总待开标项目并汇报领导确定开标日期。招标办通知投标商开标时间地点，组织招标会。项目结果被确定后，招标办于招标现场制作评标报告，并由参加人员签署。招标办根据中标结果与中标商签订合同。各环节中以下项目文件材料需存入档案：项目申请及审批、招标公告、招标文件、挂网公示截图、投标商签到表、评标报告、中标通知书、合同、各投标商投标文件。招标办于签订合同后将档案进行整理。传统的档案管理工作模式耗费了招标办工作人员大量时间及精力。

二、医院项目管理系统相关功能

（一）招标项目全生命周期管理

医院项目管理系统为OA（办公自动化）系统中集成的一个模块，其核心功能为招标项目全生命周期管理。新项目通过审批后转到招标办进入招标流程，招标办工作人员从该系统中点击“项目立项”按钮，“项目立项”中相关栏目，如项目名称、申请科室、项目预算、项目参数等，直接由系统自动从OA立项审批表单中抓取，无需手动填写。工作人员只需按项目状态填写或上传相关内容。项目状态中包含“待公示”“公示中”“待开标”“待签订合同”“待入档”等状态，由工作人员手动选择。进入每一个状态时，工作人员填写或上传该步骤相关内容。“待公示”时，工作人员填写项目编号、上传制作好的电子版招标公告及招标文件。“公示中”时，工作人员上传挂网公示截图，并根据投标商报名情况填写投标商公司全称、联系人姓名、联系方式、缴费情况、递交投标文件情况。“待开标”时，工作人员将处于此状态的项目进行汇总，生成电子表格进行汇报，并制作评标统计表、投标商签到表等。“待签订合同”时，工作人员根据招标结果填写各家公司首轮报价、最终报价、供货期、质保期等信息，选择中标公司，并将评标报告、投标商签到表、中标通知书等扫描或拍照进行上传，与中标商对接签订合同。“待入档”时，工作人员将签署完毕的合同扫描或拍照上传，并将该项目存档。

（二）招标档案自动生成

招标档案自动生成作为项目管理系统另一重要功能，可以将各环节上传的附件，如招标公告、招标文件、挂网公示截图、投标商签到表、评标报告、中标通知书、合同等Word文档、PDF文件或图片一键打印；可根据项目名称及编号、申请科室等信息生成档案封面；可自动打印与该项目对应的项目立项审批流程。招标办工作人员将这些内容装订，并与各投标商投标文件正本放在一起，形成该项目最终档案，并按要求转交医院档案科存放。

（三）招标档案查阅及权限划分

工作人员需要查阅某个项目档案时，直接进入管理系统，用搜索功能找到该项目进行查阅。搜索支持按项目名称、项目编号、申请科室、投标商等关键字进行搜索。招标办工作人员可查阅和编辑自己立项的项目。招标办主任可查阅所有项目信息、进度等情况，可进行管理，但无法进行编辑。分管招标办的院领导可查阅所有项目，为决策提供准确、实时的数据支持，但无法进行编辑。

（四）统计功能

工作人员可按时间区间选取每月、每季度、每半年或每年的项目进行汇总，统计项目数量等信息，系统可自动抓取每个条目中中标商的最终报价等信息汇总成总成交金额，也可抓取首轮报价与最终报价生成节约率，作为招标办工作总结的重要数据。

三、医院项目管理系统的优势及不足

医院招标项目管理系统优化了招标办工作人员的工作习惯，将档案整理分散到每一步工作中，提升了效率，减少了复杂的找寻资料时间。招标项目的全生命周期管理，取代了过去招标办工作人员用Excel记录招标每一步骤相关信息的手段，增加了安全性和一致性。招标办工作人员通过系统还可随时随地用企业微信或钉钉查阅相关内容，方便快捷。项目管理系统的使用加强了分管院领导及招标办主任对相关工作人员的管理，解决了过去相关工作人员不汇报，相关领导就无法知晓项目进度及项目信息的问题。管理系统的统计功能可对招标项目进行统计，通过数据对比与分析，为医院领导和管理部门提供精准、实时的数据决策支持。纸质招标档案的局限性太大，不仅查阅困难，还容易破损或丢失。将相关资料上传到该系统中，即使纸质版资料丢失，也可从该系统中再次打印，增加了档案的安全性。这些都是招标项目管理系统对比传统纸质合同档案管理的优势。

医院招标项目管理系统也有些许不足。一是系统无法自动抓取网上公示截图；二是系统未能实现自动给投标商发送通知短信的功能。下一步，泰安市中心医院将加强招标档案管理业务流程分析，及时反馈用户需求，与系统研发技术人员一起针对系统的不足之处，完善系统功能设计，实现数据获取与应用无缝衔接，保障系统安全性、实用性，进一步提高档案信息化水平和用户满意度。