林业科研档案数字化问题与对策

孙耀

摘 要： 林业科学因其科研工作需要，需要保存大量科研档案，传统手工管理档案方式存在许多不足。结合现代数字技术，建立科学的档案数字化管理系统，保护易损原始档案，提升档案使用效率，充分挖掘利用档案资源，为林业科研工作提供更多更好的服务是现今林业科研档案管理工作的新方向。本文结合笔者实际工作经验，总结在林业科研档案数字化工作中的一些心得，以供参阅。

关键词： 档案;管理;数字化

【中图分类号】G275.3 【文献标识码】A 【DOI】10.12215/j.issn.1674-3733.2020.41.275

笔者所在单位成立于1960年，主要研究任务是面向沙漠化地区，开展以植物措施为主的综合治理应用研究与开发利用沙区生物资源的产业开发研究，为防治风沙危害，改善生态环境，促进区域经济科学发展，提供科学依据、先进适用技术以及治理开发模式。单位档案馆从单位成立至今，履行接收、整理、保管科研珍贵档案及开发档案信息资源，截至目前，馆内保存有十五万多卷不同历史时期的档案资料，这些档案不仅为我所的科研发展提供了有价值信息，也是我所一笔珍贵历史财富。

以前我所档案馆全部以手工管理方式进行档案的接收、整理、鉴定、保管、利用、编研等业务工作，档案绝大多数是以纸介质的形式保存。档案馆工作人员在日常工作中，对档案资料的管理、利用的手段比较单一，在对纸质档案资料的调阅过程中极易造成损坏甚至遗失，造成难以估量的损失。

随着档案规模逐步扩大，数量及种类增加，为了更好的保护这些珍贵的科研档案，最大限度挖掘利用档案资源，我所运用数字技术，进行了科研档案数字化改造，并建立了档案数字化管理系统，使档案的保护更加安全可靠，查阅更加便捷，档案利用率也大幅增加，档案管理及服务水平的提升，切实发挥了档案信息在科研工作中的信息参考作用。

1 数字化档案的优势

1.1 档案保存安全可靠

因档案的特殊属性，保护是最重要的前提。因我所档案多为纸质文件、照片、以及音像资料，这些介质长时间保存，容易受潮发霉，借阅缺损或丢失，虫鼠啃噬造成残缺，且发生火灾的风险较大，档案保护水平亟待提升。运用数字化技术，将纸质档案扫描储存至蓝光（BLU-RAY，最先进的大容量光碟格式，单碟可存储25GB的文件，读取速度为每秒4.5至9兆），因其储存时间长、稳定性强、体积小，调阅档案时，只需查阅数字档案即可，从而有效避免纸质档案在借阅过程中造成的损毁丢失;再者储存时将蓝光备份多份分区存放，亦可避免因鼠患失火造成的档案损毁。

1.2 档案管理便捷高效

传统人工作业管理科研档案模式，档案资料采集耗时费力，目录编排繁琐冗长，工作枯燥无趣，员工工作积极性不高，档案馆成了单位养老的部门。数字化改造后，檔案管理与信息技术相结合，员工在日常办公过程中，信息被保存下来，档案管理部门可将需要归档的文档、图片、视频等存入电子档案，利用档案管理软件，进行归纳、分类、统计、分析，工作效率显著提升。

1.3 档案应用功效提升

科研档案数字化改造后，运用网络技术，档案管理员按档案用户层级分级管理，用户按权限登陆档案管理平台，检索、阅读权限范围内的档案资料，实现区域内档案资源开放共享，可有效提升档案利用率;运用数据挖掘技术，在海量档案资料中挖掘意向信息，进行整理、分类、归纳，运用数据分析软件进行数据分析加工，提取有效信息，为科研工作管理决策提供参考。

2 数字化过程中的问题及对策

在本单位进行档案数字化改造的过程中陆续出现一些问题，笔者在解决这些问题的同时得到几点心得，以供参阅。

2.1 资金投入问题

很多单位有重项目建设，轻档案管理的问题。殊不知档案是一个单位重要的组织过程资产，好的档案管理能对新项目建设提供很多可借鉴的信息，甚至能为项目决策提供参考，但档案管理经费紧张、人员编制有限等问题，制约着很多单位数字档案馆建设与发展。因此，数字档案馆的建设应充分考虑数字化成本与效益二者之间的关系，不能一味追求高投入、最先进、高标准，应精准计算投入产出比，尽量做到用合适投入获得最大效益。因此，在数字化改造前应做好调查研究，采取参照已建成项目和专家参与的方式做好数字档案馆建设规划设计，如精准确定数字化档案项目范围边界，硬件配置（服务器、拍照扫描设备、UPS电源、光盘刻录机等）、档案管理软件、数据库建设、数据转化及整理等，根据数据更新量，以满足数字档案馆十年左右更新量为宜。

2.2 归档编号问题

数字档案馆建设应先进行档案鉴定再实施数字化。为此，首先应对档案馆藏纸质档案进行清查、归类、编号，将需长期保存和已损毁的纸质档案先行数字化扫描，根据分类编号方案确定档号的编制，固定相应档案位置。根据档案类型不同确定编号方式，其中：文书档案选择一文一件整理方法，可采用年度-保管期限-机构-流水号等方法进行编号;图片、视频类档案宜采用类别-年度-保管期限-流水号等方法进行编号，编号时必须严谨，不能出现重号。此外，每卷归档案卷中的卷内页码也需要编号，不能重复或漏号。确保档号编制的精准化、科学化、标准化，为档案数据库建设奠定扎实基础。

2.3 数字化加工的问题

一是要严格控制档案数字化加工和后期格式转换处理的质量，准确是档案数字化的核心，要确保扫描件清晰、完整，存储明晰，从源头保证档案数字化的整体质量。二是要严格把控档案数字化处理后的数据分类、整理的质量，根据原始档案比对数字化处理后案卷、页、件是否准确、完整，数据挂接是否准确等，夯实数字档案馆资源建设质量。

2.4 档案信息安全问题

档案信息安全是档案信息开发利用的保障。既要保证数字化档案的信息安全，还要满足用户档案查询、利用的需要，为此，建立严格的档案管理制度至关重要。如笔者单位就制定了《档案数字化保密实施细则》、《数字档案管理》等规章制度，确保涉密档案不上网，明确数字档案馆安全保密职责，建立《用户调阅档案分级管理制度》，将档案按密级分级，完善权限设置，用户按权限、业务分类调阅，合理定义不同功能模块的操作权限，对系统数据展开分层管理，同时设定账户权限等级，如财务负责人拥有查阅会计档案权限。建立《档案数据备份制度》，安排专人定期完成档案数据备份工作，做到一式三份蓝光分区保存。完善档案管理平台防御机制，及时优化、升级系统，安装防火墙、杀毒软件等工具，以防信息泄露、数据丢失或被篡改。

2.5 档案管理队伍建设问题

档案管理工作日常工作琐碎，重复性工作多，这就要求档案管理人员必须有极强的政策性、原则性，具备超强政治责任心，严守政治纪律，对待工作认真负责。同时，在档案数字化改造完成后，对档案管理人员专业技术水平提出全新要求。为了档案管理人员能够充分胜任工作，首先应引进相关专业优秀人才，其次做好员工的岗位技能培训，熟悉计算机技术、数字化技术、档案管理软件的使用，突破单位档案数字化改造遇到的人才瓶颈。

结语：档案是人们在各项社会活动中直接形成的各种形式的具有保存价值的原始记录，它具有历史再现性、信息性、知识性、价值性、教育性等特征。在科研工作中形成各类具有保存价值的原始记录资料，包括文档、图片、音频、视频等，都属于档案范畴。在数字时代背景下，档案管理突破了传统管理模式，构建出全新的数字化档案管理机制，大幅度提升了档案管理效率服务水平，运用好数字化档案，将会为科研工作提供更多更有价值的信息服务。

参考文献

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