信息化时代干部人事档案管理工作策略探讨

邓平平

摘 要： 干部人事档案是人力资源管理重要的参考资料，无论对于个人还是企业都具有不可替代的作用。新时期逐渐提高的人事档案管理要求以及快速发展的数字科技都对人事档案管理提出了更严更高的要求，必要的管理方式优化可以有效促进人事档案工作向更安全、更高效、更全面的方向发展。如何在建立健全管理制度的情况下积极推动相关制度落实，紧跟时代与科技的发展创新人事档案管理新思想新办法，是接下来人事档案管理工作者需要思考的。基于此，本文主要分析了信息化时代干部人事档案管理工作策略。

关键词： 信息化;干部人事档案管理;策略

【中图分类号】G270.71 【文献标识码】A 【DOI】10.12215/j.issn.1674-3733.2020.41.277

引言：在信息化时代，干部人事档案管理工作必须要朝着信息化的方向加速转型，应通过构建基于信息化技术的干部人事档案管理平臺、建立起干部人事档案管理与人力资源管理部门之间的横向合作、健全干部人事档案信息化管理的各项制度、应用大数据及人工智能技术深入挖掘档案价值、加强对档案管理信息化人才的培养等一列措施。

1 干部人事档案信息化管理现存问题

1.1 专业能力有限

采用信息化的管理模式优化人事档案的管理所带来的优势，已经被我们所认知，并得到了广泛的应用，但是从当前来看，很多情况下是将纸质档案向数字档案转换，在转换的结果、转换后的适用性、原有纸质档案的保护等方面容易出现问题，这主要是由于对专业化技术要求掌握不够，尤其是专业水平有待提升，而干部人事档案的信息化管理对档案人员的专业技术水平要求较高，使得信息化管理处于初级水平[1]。

1.2 管理方法的创新性不足

干部人事档案信息化管理并不是简单地将纸质档案转化成数字档案即可，还要在日常管理中对管理方法不断创新，但是从当前来看，由于管理方法落后，采用的管理机制不完善，管理方法较为传统，在信息化管理中忽视档案数据信息的安全性、便捷性和创新性，导致档案的利用率较低，档案管理的作用难以有效发挥。

2 信息化时代干部人事档案管理工作策略

2.1 健全干部人事档案信息化管理的各项制度

首先需要确定干部人事档案管理方面的具体内容，主要包含干部履历表、学习鉴定、年度考核表、职称评定审批表、已发表论文、政治历史审查资料、体检表、工会会员登记表等，这些包含在档案重，确保其内容详细。并且，还需要根据档案法和其他有关政策要求，根据自身具体状况，标准化管理干部人事档案管理在收集、整理、保存、挖掘、利用等操作流程，制定出详细规定，包含档案的保存年限、保密、利用、销毁等具体要求，根据有关的工作标准和说明，为干部人事档案管理工作实践提供指导。

2.2 将人事档案工作与信息化相结合

在2018年中共中央办公厅印发的《干部人事档案工作条例》中，明确了信息化是未来人事档案工作的重点方向。通过人事档案信息化有助于降低原始档案的使用频率，进一步保证原始档案的安全性与完整性。同时当前人事档案作用于工作生活的多个方面，应用不再局限于单一部门。一方面，可以满足人事档案对于即时性的要求，使人事档案中的信息能够快速更新，避免了信息不对称造成的工作失误;另一方面，通过信息化档案优化了人事档案的使用，提高了档案数据查询效率。通过网络与大数据的结合使人事档案工作更加高效精确。对于人事档案信息化这一优化方向，首先，应重视档案信息化这一未来发展趋势，在人事档案信息化之初就具有前瞻性，做出合理规划，根据未来档案信息化的发展方向，从档案的材料收集到使用，结合安全快速高效等要求对人事档案信息化的相关软硬件技术进行开发优化。

2.3 应用大数据及人工智能技术深入挖掘档案价值

干部人事档案管理的职能不仅仅是“记录”，更是为了向干部人事管理、人力资源管理提供各类支撑服务，这是干部人事档案管理的根本价值所在。以往，对于干部人事档案的应用效率是较低的，如对于干部人事档案信息的分析难以做到真正的客观、科学、全面，而在信息化的技术条件下，我们则可以更加深入地挖掘档案价值。例如，借助于大数据和人工智能技术，我们可以非常快速地对干部人事档案信息进行量化性的分析，更加科学、准确地反映出干部的知识、素质、能力，并将分析结果与单位自身的干部人才资源战略规划结合起来，为单位的人力资源管理提供参考依据，如评价当前干部人力资源现状，有哪些优势、哪些不足，应当如何进行干部人才的引进、培养和调整等等，为人力资源管理工作的开展和干部人才资源的配置进行优化等。

2.4 档案信息安全方面的创新

为确保干部人事档案信息资源的安全，需要在档案信息安全方面加大对其的创新力度。首先，着力构建完善的干部人事档案信息化安全维护体系，以切实强化软件运维保护，避免出现数据丢失的情况。在机房物理环境方面加大对其的安全防护，选派专人做好主机和服务器以及持续电源系统与储存设备存放区的管控，定期做好对其的检查，尤其是做好病毒库的实时在线自动更新，以切实强化其网络安全水平。切实加强对档案管理人员的专业技术培训，不断强化其自身安全意识，定期做好系统的运维和数据库的完善。其次，需要建立信息安全的保密规范，对用户管理与使用权限要准确划分，采取分级管理方式，对使用权限和使用级别进行精准定位和科学划分。尤其是整个干部人事档案信息系统的使用流程要科学、安全、规范、完善，切实强化安全保密教育[3]。

结束语：当前，我们应当将干部人事档案管理信息化建设作为一个关键课题，积极加强相关的研究、探讨与实践，既要客观、深入认识到干部人事档案管理信息化建设的必要性，更要改进、优化工作策略，切实推进干部人事档案管理信息化建设实践，开创全新的干部人事档案管理局面。

参考文献

[1] 林青.干部人事档案信息化管理模式的实现与保障研究[J].中国管理信息化，2019（14）：170-171.

[2] 冉玉琼.加强干部人事档案信息化管理全面促进人事管理创新[J].世界最新医学信息文摘，2017，17（22）：178.

[3] 韩宝丰.加强干部人事档案信息化管理全面促进人事管理创新[J].办公室业务，2016（23）：52.