新时期学校档案管理的工作创新

2020-12-23 04:53罗黎
西部论丛 2020年16期
关键词:工作创新新时期

摘 要:学校档案管理,是学校的重要工作。档案管理工作事关学校和学生的发展,是提高学校工作成效、深化教育改革的重要抓手。在我县学前、小学、初中、高中和中职学校档案管理工作中还存在一些阻碍效率提升的问题。本文以中职学校为重点,分析了学校档案管理工作中存在的问题,提出了新时期学校档案管理的工作创新措施。

关键词:新时期;学校档案管理;工作创新

教育改革不断深化,教育事业发展突飞猛进。学校档案客观、真实地记录了学校在各阶段的工作成果和探索经验,在学校发展中发挥了指导作用。在高速发展的时代背景下,学校档案管理工作已经逐渐落后,旧的管理制度开始显露弊端和缺陷,在设施、人员、制度、工作效率等各方面,都存在明显的不足。这对教育改革成果的巩固和深化造成了一定的阻碍,影响了学校和学生的发展。在新时期,如何创新学校档案管理工作方法,提高工作效率,发挥学校档案本身具备的借鉴、参考、凭证等作用,推动学校管理中各项工作的标准化、规范化,保障教育改革成果得到巩固,这是教育管理工作中的重要课题。

一、新时期学校档案管理中存在的问题

(一)学校管理层忽视档案管理工作

档案管理是一件长期工作,在短期内往往看不到明显的成果和回报,这往往会让一些学校领导忽视了档案工作的重要性,刻意回避了在档案管理工作中存在的问题[1]。由于有限的资金都投入到了教学资源的购置中,造成了档案管理配套设备的缺失,而设备的缺失更增加了档案管理工作的难度,最终导致校领导进一步回避档案管理工作,这三个环节环环相扣,形成了恶性循环。这就导致档案管理工作一直被其他教務工作所边缘化,档案管理问题一直得不到有效解决。如何提高全体教职工对学校档案管理工作的重视,这是新时期学校档案管理工作创新面对的首要问题。

(二)未实行办公信息化

办公信息化,这是新时代背景下,科技发展带来的便利条件。对于档案管理工作来说,信息化能显著的提高工作效率、减少失误的风险。在观察中发现很多中职学校依然在采用纸质档案,这种传统的工作模式不仅仅效率低,而且会浪费大量的人力物力。信息化档案对比纸质档案有两大优势,第一,安全性高,纸质档案存在丢失、破损等隐患,而电子档案则没有这个问题,电子档案可以自动检测文件的完整性,并且通过备份、加密等手段为档案内容上多把“锁”,保障文件的安全性;第二,存取方便,电子档案无论是保存还是调取,在效率上都远胜传统纸质档案,由于计算机软件实现了自动化管理,直接省去了传统纸质档案步骤复杂地分类和寻找工作[2]。或许是由于缺乏信息化人才,或许是由于校方的忽视,档案管理工作办公信息化一直没有得到实施,这是学校管理层需要思考的问题。

(三)相关制度不完善

就我县中职学校的情况而言,档案管理人员配置少、没有专职档案管理工作人员、缺乏明细的工作流程是普遍存在的现象,很多学校的档案管理工作都是由教师兼任。而这些教师时常忙于日常工作,鲜有时间和精力来处理档案问题,在档案的保存和调取上非常不方便,甚至不少学校都默许了各办公室自行保管档案,这导致学校档案室长期处在档案缺失的状态中。而学校在临近上级检查时,又要动用大量人力物力来完善档案,不仅造成了资源的浪费,也导致了档案内容失去真实性。这种现象的存在,对我县教育管理工作造成了系统性的风险[3]。如何开展制度创新,提高档案管理工作的专业性和规范性,这是现阶段学校档案管理工作的重要内容。

二、新时期学校档案管理创新措施

(一)提高管理层重视

学校管理层对于档案工作缺乏重视,这是在实践中第一个要解决的问题。首先,管理层应提高重视,认识到档案管理工作的重要性,以及长久以来忽视档案管理所造成的恶性循环。其次,定期对档案管理人员进行技能培训,提高其专业技能和职业素养,并定期组织考核,主要考察管理人员是否能够严格按照工作流程办事,能否遵守保密协议,保障培训产生相应的效果。同时,为全体教职工举办档案管理知识讲座,让全体教职工认识到遵守档案管理制度的重要性和意义,使其积极配合档案管理,推动档案管理工作的有序开展。

(二)办公信息化创新

信息技术的普及,极大地提高了各行业的办公效率。对于学校档案管理来说,更是极大的助力。由于档案管理工作流程固定且可编码,因此可以有效地实现信息化。同时,信息化还提升了档案管理的安全性和便利性,这对传统纸质档案管理模式是一次巨大的颠覆和创新。在工作实践中,各学校要积极推进档案管理的办公信息化,引进相关人才,将档案以电子数据的形式加密保存在计算机内,并定期进行维护。这样一来,档案管理工作效率就会大大提升,档案损坏、档案丢失等情况从此不会再发生,档案的调取只需要借助计算机的检索功能便能实现。实现办公信息化创新服务,学校方面需要一定的资金投入,但是这笔投入是一次性的,并且会因此省下更多的人力、物力、财力,可以说是有百利而无一害。

(三)管理机制创新

建立健全新时代下的档案管理制度,是档案管理规范化、标准化的长久保障。由于各学校具体情况存在一定的差异性,工作评价机制也标准不一,所以学校对档案管理制度建设不能照搬照抄,还需要从实际情况出发,建立适用于各校的特色化、本土化的档案管理制度。所谓“好的制度,就是行得通的制度”,制度建设要从实现发展的角度出发,细化工作流程,提高制度的实用性和规范性,设立监督评价机制,保障机制长效运转。在工作实践中,应将档案管理人员工作规范进行详细而明确的规范,并形成工作手册;并对工作成果建立考核机制,激发管理人员的自觉意识。

(四)档案服务创新

学校进行档案管理的目的之一,就是为了方便调取使用,进行服务创新,在提高学校档案资源利用效率的同时,也激发了全校人员自觉配合档案管理工作的意识。现阶段的学校档案管理,应加强对服务效率的重视,创新档案服务模式,让信息资料更方便地被提供给使用者,有效发挥学校档案室的基本功能。在工作实践中,学校应建立校内网络档案查询平台,实现档案信息调取的自动化,进一步提升使用效率和满意度。在面临上级单位各项工作检查时,也能及时提供全面、完整、真实的档案信息,这对提升学校整体工作效率具有很大的帮助。

结 语

新时期的学校档案管理工作创新,需要从四个方面入手,多途并举,形成合力。在实践中强化校领导对档案管理工作的重视,提高管理人员的工作效率,建立健全管理机制,加强档案信息化建设,推动服务质量提升,让学校档案工作发挥应有的作用,持续推动学校和学生的发展,最终实现立德树人的总目标。

参考文献

[1] 陈思宇. 新时期学校档案信息化管理规范化创新路径研究[J]. 今日财富:中国知识产权, 2019, 000(009):P.197-197.

[2] 林秋燕(Lin, Chiu-Yen), 杨晓雯(Yang, Hsiao-Wen). 我国国家档案管理及服务变革之规划与推动[J]. 档案季刊, 2019, 18(1):4-21.

[3] 蒋伟红. 新时代职业学院档案管理工作创新策略探究[J]. 现代职业教育, 2019, 000(005):220-221.

作者简介:罗黎(1985-02),性别:女,民族:汉族,籍贯:四川广安,职务/职称:学生资助管理中心馆员,学历:本科,单位:岳池县学生资助管理中心,研究方向:档案管理。

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