财务共享服务中心对企业管理的优势分析

冯俊秀

(1.湖北福星科技股份有限公司，湖北 孝感 432300；2.华中科技大学管理学院，湖北 武汉 430074)

一、前言

上市公司及跨国企业在科技进步以及经济全球化的背景下迅速发展，上市公司及跨国企业在各个地区建立分公司、子公司以便其全球业务顺利开展，然而，随着分公司、子公司不断增加，上市公司及跨国企业遭受了官僚主义、信息不对称等使得母公司对分公司、子公司的控制及管理难度不断增加以致于上市公司及跨国企业这些母公司遭受成本增加、操作风险、财务风险等“大企业疾病”。上市公司及跨国企业的规模不断扩大也进一步限制了企业集团的发展，因此，上市公司及跨国企业积极推进财务发展模式的变革以便向财务共享服务模式转型对于整个企业集团来说极为重要，世界各地的上市公司及跨国企业在20世纪80年代后期就已经开始利用计算机技术、互联网信息技术开发财务共享服务中心来解决规模扩张引起的控制薄弱、管理困难、管理成本高、工作效率低等规模不经济问题。财务共享服务中心本质上属于借助计算机技术、互联网信息技术对原有财务流程从全新的角度进行全新改造以便将原先重复简单的财务工作在财务共享服务中心中进行梳理，利用统一标准进行信息共享以便达到降低成本的目的，有助于企业高级管理人员将更多的时间、精力放在价值更高的企业决策活动中去。目前，包括惠普、中国平安、摩托罗拉、中兴通讯、通用电气、安永等很多上市公司及跨国企业已经建立起财务共享服务中心，统计数据显示最早建立财务共享服务中心的是20世纪80年代的西方国家，英国特许会计师协会对于财富500强企业进行了调研发现超过80%的500强企业都建立并且实施了财务共享服务中心运营模式，财务共享服务中心运营模式使得500强企业的财务运营成本有着接近1/3程度的下降。中兴、华为、海尔于2005年最早在集团内部引入财务共享服务中心，传统的财务记账模式已经远远不能满足科技迅速发展以及经济全球化的现状，随着大数据、云时代的来临上市公司及跨国企业必须建立一个新的财务系统(财务共享服务中心)才能带领企业更好地发展。财务共享服务中心是一种借助信息技术实现财务共享的专业系统处理平台，财务共享服务中心对于企业管理的优势主要体现在成本优势、内部控制优势、信息化优势三个方面。

二、财务共享服务中心的成本优势

财务共享服务中心的成本优势指的是上市公司及跨国企业利用计算机技术分析非核心业务，一个专业的财务共享服务中心人员可以通过集中化、规模化、标准化等模式处理多种复杂业务，将复杂的财务业务逐渐简单化处理(例如，财务流程的优化、冗余步骤的废除、跨部门及地区汇总的实现、财务共享服务中心集中分析等)有利于提高财务处理效率及准确性以便降低企业财务成本、促进财务核算效率。财务共享服务中心通过银联账户应收账款及应付账款项目的管理来强化资金的管理已达到盘活企业资金的目的，并且，财务共享服务中心通过完善财务制度、梳理财务基础工作来提高信息的及时性、质量，例如，将原先重复简单的财务工作在财务共享服务中心中进行梳理，利用统一标准进行信息共享以便达到降低成本的目的，有助于企业高级管理人员将更多的时间、精力放在价值更高的企业决策活动中去。财务共享服务中心的成本优势主要体现在管理人员费用、财务处理成本、财务职能分离三个方面：(1)管理人员费用随着财务共享服务中心应用的成熟一般来说其增长的幅度处于逐年减少的趋势。(2)财务处理成本随着财务共享服务中心应用的成熟一般来说因其效率的提升节省财力及人力，例如，传统的财务系统会设置较为复杂的财务结构并且每个实体机构必须设立一定的财务人员，财务共享服务中心则可以将很多人处理的业务现在交给一个人去处理以便节约成本，此外，财务共享服务中心的无纸化模式也降低了纸质媒介成本。(3)企业集团随着财务共享服务中心应用的成熟一般来说会分为基础会计、管理会计两个部门，基础会计部门负责基础账务的处理，而管理会计部门则负责绩效考核、预算管理、资金管理等财务业务，财务共享服务中心的集中化处理可以给公司创造更大的利润。

三、财务共享服务中心的内部控制优势

财务共享服务中心的内部控制优势指的是企业集团的财务业务活动会在内部控制方面进行明确的区分，例如，财务共享服务中心会对应付账款业务进行集中支付管理以此避免子公司存在拿回扣的可能性；财务共享服务中心会对报销业务加强信息管理以此避免冒充领导签名欺诈公司资金的现象；财务共享服务中心会对财务监控进行随机分布以此避免员工串通的可能性；财务共享服务中心会对财务数据之间的关联性通过大数据、云计算技术挖掘价值。财务共享服务中心的内部控制优势主要体现在一体化信息平台、资金管理集中化、数据公允性三个方面：(1)一体化信息平台的打造是将目前的财务信息水平的进一步提升、优化，例如，财务共享服务中心的内部控制可以实现原始凭证的电子化存储及传递、会计档案的电子化处理、系统自动对账功能以此避免信息传递过程中发生的风险，具体实践过程中可以将相关业务单据(影像凭证服务系统)通过统一的核算口径和标准将散落在各基层单位的原始会计凭证实现电子化传递至共享服务中心进行集中业务处理以便提升会计处理支撑业务的处理效率，例如，财务共享服务中心的内部控制可以借助信息管理系统平台ERP系统将固定资产实物系统、费用报销系统、资金管理系统、预算管理系统、管理会计模块、会计模块、收付费系统进行周边系统及模块的整合推动基础会计向管理会计转型。(2)资金管理集中化指的是财务共享服务中心的内部控制可以通过云端对资金进行实时监控和提取，具体实践过程中可以从报销费用管理、应付账款及应收账款的管理两个方面来执行，报销费用管理系统随着财务共享服务中心应用的成熟一般来说会有网上支付、票据扫描与网上报销层面最为明显的变化，首先着财务共享服务中心的应用可以通过审核人员、报销人员从移动终端办理相应的业务来实现移动办公与远程报销相结合，机器与员工结合的工作模式简便了报销与审核流程，审核人员、报销人员只需要在相应的系统中登录并填写而不再需要到指定的地点去走相应的报销流程，节约了报销的时间成本；应付账款及应收账款的管理管理系统随着财务共享服务中心应用的成熟一般来说会有安全性方面的极大提升，例如，上市公司及跨国企业在科技迅速发展以及经济全球化的背景下迅速发展，上市公司及跨国企业在各个地区建立分公司、子公司以便其全球业务顺利开展，针对分公司、子公司在国外的业务因为不同国家之间会计制度的差别会使得企业集团的财务系统出现一些问题，但是财务共享服务中心的应用可以通过对应付账款及应收账款的采用账户管理设置以便各种地方各种方式的资金实现跨国家流动。(3)数据公允性指的是财务共享服务中心的内部控制可以通过统一各基层单位基础数据的信息源来客观分析各基层单位的实际经营状况，并且将运营考核指标的制定与业务机构的经营绩效发展指标借助共享中心模式实现各系统接口的对接，数据公允性随着财务共享服务中心应用的成熟一般来说会有数据客观、准确、及时等方面的显著提升。

四、财务共享服务中心的信息化优势

财务共享服务中心的信息化优势指的是上市公司及跨国企业利用信息技术推动财务管理系统向数字化、智能化、自动化发展，主要体现在信息技术、工作场景、流出设计三个方面：(1)信息技术指的是财务共享服务中心本质上是通过会计系统自动化把核算业务中繁琐耗时、大体量、规则可标准化、工作可重复的财务流程从原有的组织中分离出来以便解决会计核算工作低效问题。例如，电子发票自动识别、自动对账、自动验真、自动审批、自动生成凭证等技术都可以依据财务共享服务中心来实现。此外，财务共享服务中心的建设运营模式更多的是以智能化、数值化作为未来的发展方向，在以业务为中心的思维模式下通过信用体系、数据体系的建立推动无纸化、智能化的会计处理及信息录入以便实现价值创造。例如，物联网技术对企业外部传感器的灵活运用获取票据、原始凭证等非结构化的数据，并对这些数据进行智能支付、智能采集、智能提单、智能核算、智能分析、智能税务等。(2)工作场景指的是财务共享服务中心将传统的账房先生形式的会计记账服务向人机交互、服务外包发展。将传统的账房先生形式的会计记账服务指的是整个会计业务流程报账、记账、输出报表过程中会出现手工、分散、封闭、工作内容重复、财务机构设置冗余、财务部门运营效率较低、财务人员人工成本高等多方面的限制级问题，服务外包则是财务共享服务中心将海量数据(例如，企业生产经营过程中产生的各种业务数据及财务数据)的数据收集、数据处理、数据整合、数据分析等，通过服务外包模式提高劳动生产率，并且RPA 技术的出现使一些基础的会计工作(例如，税务会计、成本会计、出纳、总账会计、固定资产会计等)岗位逐步消失；人机交互指的是财务共享服务中心以感知力、创造力、脑力为中心通过系统制定流程规则从用户、输入、系统、输出四个流程实现人机交互需求以便管理整个交互逻辑。未来的财务人员借助机器学习准确理解用户意图并将用户意图反馈的信息输出程非结构化或半结构化的数据从营销创新、技术趋势、宏观经济研究、公司治理、战略创新等多方面完成相应任务以便深度挖掘隐含的数据价值。(3)流程设计指的是财务共享服务中心将传统财务流程向IT优化模式转变，财务共享服务中心不同于事后被动接收业务数据的顺序化的传统的财务流程，可以对风险事项进行事前预算、事中发现、事后控制。例如，财务共享服务中心可以解决财务数据及信息的传输、收集、分析、加工过程中存在的滞后性、不准确性、不及时性、不完整性等问题从而实现对财务流程进行资金实时监控以便及时反映企业实际经营状况，有利于消除经营业务与财务活动分离导致只能反映事后的情况发生。财务共享服务中心可以通过流程前置将财务工作流程设置为企业整个经营活动业务流程的起点以便使财务提早了解业务进展情况，同时，财务共享服务中心可以通过财务管理控制点的合理设置执行对业务部门的监管及约束机制。此外，财务共享服务中心可以通过 ERP 系统将重复使用、共同使用的信息化流程优化重组并且结合信息技术构建财务系统生态链，例如，财务共享服务中心可以通过不同系统和部门之间的人力资源管理、客户关系管理、采购管理、生产管理、报表分析管理、移动应用管理等方面向上或者向下延伸打破数据壁垒以便实现信息及数据的集中管理、共享从而为企业提供智慧化、持续高效、层次丰富全方位财务管理模式。

五、结论

上市公司及跨国企业积极推进财务发展模式的变革以便向财务共享服务模式转型对于整个企业集团来说极为重要，世界各地的上市公司及跨国企业在20世纪80年代后期就已经开始利用计算机技术、互联网信息技术开发财务共享服务中心来解决规模扩张引起的控制薄弱、管理困难、管理成本高、工作效率低等规模不经济问题。财务共享服务中心本质上属于借助计算机技术、互联网信息技术对原有财务流程从全新的角度进行全新改造以便将原先重复简单的财务工作在财务共享服务中心中进行梳理，利用统一标准进行信息共享以便达到降低成本的目的，有助于企业高级管理人员将更多的时间、精力放在价值更高的企业决策活动中去。目前，包括惠普、中国平安、摩托罗拉、中兴通讯、通用电气、安永等很多上市公司及跨国企业已经建立起财务共享服务中心，传统的财务记账模式已经远远不能满足科技迅速发展以及经济全球化的现状，随着大数据、云时代的来临上市公司及跨国企业必须建立一个新的财务系统(财务共享服务中心)才能带领企业更好地发展。财务共享服务中心是一种借助信息技术实现财务共享的专业系统处理平台，财务共享服务中心对于企业管理的优势主要体现在成本优势、内部控制优势、信息化优势三个方面。财务共享服务中心的成本优势指的是上市公司及跨国企业利用计算机技术分析非核心业务，一个专业的财务共享服务中心人员可以通过集中化、规模化、标准化等模式处理多种复杂业务，将复杂的财务业务逐渐简单化处理，主要体现在管理人员费用、财务处理成本、财务职能分离三个方面；财务共享服务中心的内部控制优势指的是企业集团的财务业务活动会在内部控制方面进行明确的区分，主要体现在一体化信息平台、资金管理集中化、数据公允性三个方面；财务共享服务中心的信息化优势指的是上市公司及跨国企业利用信息技术推动财务管理系统向数字化、智能化、自动化发展，主要体现在信息技术、工作场景、流出设计三个方面。