论血站供应商分类分级电子化和规范化管理

杜 莉

北京市红十字血液中心血液工程科，北京 100088

血站供应商管理是血站物资保障工作重要的组成部分，血站物资保障是完成采供血工作的物质基础，是血站开展采购计划、库存分析、质量管理的重要前提，对保证血液的质量和采供血的安全起着至关重要的作用。随着技术的发展，新设备的引进，各种新型试剂、耗材也随之引入，血站科研工作中同样要用到很多新型的试剂、耗材，血站供应商管理是整个供应链链条中的上游部分，如何依托现代信息技术，对血站供应商进行分类分级电子化和规范化管理，进而实现供应商的全生命周期管理和闭环管理是血站物资管理的基础。

1 血站供应商管理的现状

1.1 供应商的基本信息管理分散

传统的管理模式大多是通过手机存储、笔记记录、EXCEL表格管理，没有统一管理，信息分散，如遇到岗位变更，容易造成供应商基本信息的传递间断[1]。

1.2 区分供应商类型困难

只有熟悉业务的人员可以区分供应商类型（物料生产商、物料供应商、设备生产商、设备供应商、服务供应商），和供应商级别（一级、二级、三级），而且同一供应商有可能同时具备多个供应商类型和级别[2]，这对业务人员来说，是很大的工作量，且不便于供应商数据报表的统计。

1.3 供应商资质管理工作量大

血站大多是纸质档案，对资质有效期的管理[3]，需要供应商档案管理员不定期翻阅核查纸质的资质是否过期，如1个供应商约有5份资质，100个供应商约有500份资质，工作量大，效率低，容易遗漏。

1.4 供应商的评审工作通过线下进行[4]

按照评审制度，新准入供应商的评审、关键物料供应商的评审和非关键物料供应商的评审都需要做大量的信息收集工作。业务人员需要收集供应商信息、物料清单、资质文件、供货能力、质量分析、检测报告等相关资料，并制订评审文件[5]，召开评审会议，讨论、出具评审结果，归档，整个过程都需要花费很长时间，做不到便捷化的管理，更达不到电子化和信息化传递共享。

1.5 供应商供应物料目录庞大

供应商供应物料目录大多是手工记录或EXCEL表格，不同的业务人员分管着不同的供应商和物料，不能做到整体物资采购和供应链管理的整合与信息的共享，从全局考虑整个供应商供应物料目录[6]，不能从关键物料和非关键物料去分类显示，也不能从物料本身的分类（试剂、耗材、设备、家具、办公用品、卫生材料）去识别，不利于管理人员对物料的标准化、规范化、精细化管理。物料的分类是做好物料管理工作的基础[7]，也是血站信息化管理的基础。

2 血站供应商分类分级管理新模式

对血站供应商进行分类分级电子化和规范化管理，进而实现供应商的全生命周期管理和闭环管理[8]，建立血站供应商管理新模式。对供应商的管理进行纵向深度挖掘，从供应商基本信息、供应商类型、供应商资质、供应商评审、供应商供应物料目录到供应商在后续供应链中的分类分级管理以及供应商的启用、停用、操作记录、设立供应商档案管理员等做了详细的设计，提供了供应商的全生命周期管理和闭环管理。

2.1 供应商基本信息分类分级管理

2.1.1 供应商基本信息分类管理 系统提供两种供应商注册登记方式。方式一：由血站供应商档案管理员手动输入基本信息（供应商名称、营业执照、联系方式、资质文件等），也可以批量导入到供应商目录中。方式二：系统提供供应商账号，由供应商通过系统轻松维护自己的基本信息和资质文件，这样就能确保供应商数据的高可信度。这两种方式注册的供应商，必须经过血站供应商档案管理员的审核，对于首次进入系统的供应商，需要进行入选评审[9]。

2.1.2 供应商基本信息分级管理 关键物料的供应商提供的基本信息和资质文件必须完整齐全[10]，非关键物料的供应商只需要提供必要的基本信息和资质文件。

2.1.3 供应商基本信息的分类分级管理的意义 通过对供应商基本信息的分类分级管理，实现供应商信息的电子化查询[11]，为供应商电子化和规范化管理打下坚实的基础，同时通过账号权限的设置也方便管理人员随时查阅供应商的信息。

2.2 供应商类型分类分级管理的必要性和目的

2.2.1 供应商类型的分类管理 供应商按照大类在系统分为物料生产商、物料供应商、设备生产商、设备供应商、服务供应商5大类，一个供应商可同时具有多个类型[12]；供应商按照供货状态分为主供应商、备用供应商和冻结供应商，并在系统中唯一表示，方便后续统计工作。

2.2.2 供应商类型的分级管理 物料供应商又可分级管理，分为一级物料供应商、二级物料供应商、三级物料供应商；同理设备供应商也可分为一级设备供应商、二级设备供应商、三级设备供应商。

2.2.3 供应类型的分类分级管理的意义 通过供应类型的分类分级管理，实现对每个供应商的类型明确划分，不至于统一混谈为供应商，不同类型的供应商的资质管理和评审管理是不同的[13]，也为资质和评审管理的分类分级划分先决条件。

2.3 供应商资质分类分级管理的必要性和目的

2.3.1 供应商资质的分类管理 严格按照《血站技术操作规程（2019版）》4.4.2证照要求，应建立血液检测试剂证照审核程序，在采购前和验收时核实应具备的有效证照文件。在供应商管理系统中对供应商资质进行分类，梳理出15项必要的资质，并形成资质分类的标准。每个供应商都需要逐一比对这15项必备的资质，同时将相应的资质文件扫描到供应商管理系统中的供方资质栏目中，并将系统中的资质名称、资质编号、资质发放日期、有效期与纸质盖章纸质核对，确保信息完全一致。

2.3.2 供应商资质的分级管理 对供应商提供的资质分为有效供方资质和无效供方资质两级，在系统中分栏显示[14]。针对代理授权变动的生产商和供应商资质文件，彻底做到留痕化管理。

2.3.3 供应商资质的分类分级管理的意义 通过供应商资质的分类分级管理，保证资质文件与《血站技术操作规程（2019版）》一致性，实现资质文件的电子化管理，方便随时查阅。通过对资质文件的有效期进行自定义天数预警，到期前通过系统自动发送消息给供应商和供应商档案管理员，保证供应商资质的连续性。对于不在使用的供应商，也做到痕迹化管理，资质过期，系统自动过滤，无法进入后续的采购环节，彻底杜绝不合格供应商的进入[15]。

2.4 供应商评审分类分级管理的必要性和目的

2.4.1 供应商评审分类管理 分为新准入供应商的评审、关键物料供应商的评审和非关键物料供应商的评审。新准入供应商是该供应商第一次进入血站的供应商目录。新准入供应商的评审可以自定义设置科室申请、科室评审、小组评审、中心评审四级审批。关键物料供应商是已经在血站合格供应商目录里的供应商。关键物料供应商的评审由质量管理部门负责组织年度评审工作，对物料的质量、价格、供货期、资质文件等进行综合评价，并实现流程化控制[16]。非关键物料供应商也是已经在血站合格供应商目录里的供应商。非关键物料供应商的评审由物料采购部门组织年度评审工作，按照供应商供应物料的交货质量、使用质量、售后服务质量和性价比4个指标进行评审，同样实现流程化控制。

2.4.2 供应商评审分级管理 新准入供应商的评审是根据业务需要随时进行评审[17]，可以根据物料的类型自定义设置审批级别，最多可设置科室申请、科室评审、小组评审、中心评审四级审批，审批通过方能列入合格供应商目录。关键物料和非关键物料供应商的评审是年度评审，都分为Ⅰ级、Ⅱ级和Ⅲ级。根据评审结果，被评为Ⅰ级的供应商为合格供应商，列入血站合格供应商目录；被评为Ⅱ级的供应商为基本合格供应商；被评为Ⅲ级的供应商为不合格供应商。

2.4.3 供应商评审分类分级管理的意义 通过供应商评审分类分级管理，不仅实现了电子化评审，而且做到了流程化控制，新准入供应商有保证，年审供应商信息可追溯，实现了透明化、科学化、持续化的管理。采购员在购买物料时只能选择系统内评审合格的供应商[18]，禁止不合格供应商进入系统，避免随意使用供应商的现象，从源头上保证血液的安全和质量，加强内控管理。

2.5 供应商供应物料目录的分类分级管理的必要性和目的

2.5.1 供应商供应物料目录的分类管理 关键物料又分为关键耗材、关键试剂、医用设备、专用设备等；非关键物料又分为一般耗材、一般试剂、办公设备、办公家具、办公用品、卫生用品、印刷品等。系统中每一条物料都对应一个物料属性表，点击可以修改其属性。

2.5.2 供应商供应物料目录的分级管理 对供应商提供的供应目录分为关键物料目录和非关键物料目录两级，在系统中分栏显示，做到了供应商与供应商供应目录的一一对应。针对关键物料目录，反向查询其相对应的资质文件，做到了关键物料和资质文件的协同管理。从而实现供应商、供应商供应目录、资质文件的三级动态联动管理。

2.5.3 供应商供应物料目录的分类分级管理的意义 通过供应商供应物料目录的分类分级管理，每一条物料都有各自的电子标识，并对物料的有效期、批号、抽检等属性进行自定义，对物料的分类分级做到动态的精细化管理[19]。

2.6 供应商在后续供应链中的分类分级管理

2.6.1 为合同的精细化管理提供基础 通过对供应商管理的电子化和规范化管理，实现与血站物资采购管理系统无缝对接，为后续采购合同的分类分级管理提供坚实的基础。首先便于从物料生产商、物料供应商、设备生产商、设备供应商、服务供应商去分类统计合同信息；其次也可从关键物料供应商和非关键物料供应商去分类汇总合同信息；再者也可以一级物料供应商、二级物料供应商、三级物料供应商分级去查询合同信息，最终实现合同的分类分级精细化管理[20]。

2.6.2 为库存的统计提供前提 通过对供应商管理的电子化和规范化管理，实现与血站库房管理系统无缝对接，为后续库存的分类管理提供前提。一方面便于从关键物料供应商和非关键物料供应商去分类统计库存数量，另一方面也可以从一级物料供应商、二级物料供应商、三级物料供应商分级去汇总库存信息。从到货验收、抽检入库、出库盘点、财务结算等多层次关联管控，从多个维度统计、分析，信息共享，继而完善整个供应链管理。

3 实现供应商分类分级的目标与应用

供应商管理是血站物资管理信息化过程中的核心之一，对血站有着重要地位。从目前各血站供应商管理的情况看，供应商管理还是粗放式的，不利于数据信息的收集。通过信息化平台，代替传统繁琐的人工作业，提高工作效率和管理效能，加强供应商管理的科学性与规范性，有利于管理者对供应商基本信息、类型、资质、评审、供应物料目录等全过程的分类分级管理，提高对供应商的管控能力。供应商分类分级管理是未来血站发展的趋势，电子化、规范化的供应商管理为血站物资管理信息化建设及成本核算打下坚实的基础。