基于EXCEL 服务器的资料信息化系统应用

◎孟翔鹏 王茜 段云云

如今信息化技术发展迅猛，基于信息化系统的电子文件资料管理逐步替代了传统纸质资料的管理方式，电子化资料保管、传阅快速便捷，安全性好，可长期保存不丢失。随着各类信息化管理辅助工具的应运而生，电子文件资料管理模式逐步普及和发展，管理流程高效率和便捷性是其显著的特点。作为存放大量文件资料的场所，资料室过去采用的手工明细、台帐记录，实物保存纸质档案的管理模式，已经远远无法适应当今科技飞速发展和资料管理的需求，为此，基于信息化管理系统的资料电子化管理改进已经刻不容缓。

一、传统资料管理方式的不足

首先，传统资料档案的管理过程复杂，需要较多的人力资源进行资料录入、摆放、清点、查找等工作，特别是资料的替换、相应台帐的更新及新资料的传阅工作，过程非常繁琐，效率低下。不同人员负责不同机型、不同类型的资料管理，如民机图纸、军机资料、胶板等，每天主要工作是将档案馆新发资料进行替换更新，新资料替换后，旧资料需要打包并放置到专门位置待处理，资料替换后还需手动登记更新台帐，完成以上工作后就是资料的传阅工作，由各级传阅人员签字确认后交给下一个传阅人，最后回到资料室进行归档，有时传阅人临时不在，则纸质资料一直在传阅人处流转，可能造成资料丢失。

其次，传统资料档案依靠纸质媒介进行信息存储和交换，很难长期完好保存，且使用不便。传统资料材质一般为普通纸张，纸质资料易磨损，极易造成资料内容磨损或丢失，造成工作延误引起重大质量损失；另外，纸质资料只能供给一个人查看使用，若多人需要查看，首先是只能排队等候，其次是采用备份的方式，同一份资料复制一套供其他使用者使用，但复制的资料的更新和维护如果没有和原资料同步则会出现问题，严重情况下会导致产品设计更改错误。

因此，改变目前传统的资料管理方式势在必行。

二、改进总体思路

1.可以充分利用和发挥现有计算机网络的优势，实现资料信息的高度集成、共享，实现资料信息化与本单位信息化管理的同步规划、实施。

2.充分发挥EXCEL 服务器平台的优势，开发资料管理表单，界面简洁统一，日常管理流程转化为功能按键，提升管理效率。

3.由于电子档案文件存储的特殊性，使其具有了对保存场地的环境要求不高的特点，结合生产技术改进，降低实物资料的产生数量，改为电子资料，从而可以大大地降低管理成本。

三、改进技术方案和流程

1.资料接收上帐工作。

资料员在从档案馆取回资料后上账，为提高工作效率，避免不必要的重复性工作，在服务器内建立与原有记录表格相同的信息化表单。

资料新增：在对应包的明细中新增行记录。打开登记表单，选择机型后，添加文件号、资料名称、版次、页码信息等，保存后完成文件资料的录入。

资料换版：系统中旧版本记录保留，添加报废标志。

2.资料借阅归还流程与记录。

借阅：设计员模糊输入机型号段，通过查阅得到资料包编号，再打开表单，填写胸卡号、资料包，最后保存即可。

归还：打开表单后，填写借阅人胸卡号和所借资料包编号，保存即可。

这里需要注意的是，首先资料包应整包借阅，不可单独借阅某份资料；其次，资料包借阅期限为14 个自然日，到期办理归还重新借阅。

3.资料传阅流程与记录。

按照3.2 中要求完成资料录入后，如果选择传阅人后再填写其他信息并保存，则系统自动生成新的传阅表单。新生成的技术资料传阅帐，通过选择传阅单位，由预设的单位或部门负责人完成资料传阅，系统自动生成电子签名。

图1 文件资料登记账

4.资料数据库的建立与维护。

新建立的数据库细化到每一份资料，包括但不限于编号，名称，版本，接收日期，包编码。数据库包含每包的借阅记录，或者用表单调取借阅记录。初始数据库的建立借鉴资料员的EXCEL帐，尽量减少创建时间，避免影响后续工作。

5.其他流程改造。

资料室除纸质资料外，胶版（一种用来检验样板产品的聚酯薄膜）占用了近一半的存储空间，现在通过技术流程改造，变更样板检验方式，胶版只作为电子数据进行存档，或者在需要的时候作为临时辅助手段配合样板检验，不必长期储存，极大的节省了存放空间，同时通过优化交接管理流程，提升了资料员与工人明胶板对接效率。

四、实施效果

1.基于EXCEL 服务器的电子资料管理工作效率显著提升。

基于EXCEL 服务器表单开发的资料管理系统，能够有效避免传统资料管理中的录入、存储、传阅等繁琐的工作流程，通过表单的一键填报，能够快速录入资料并实现在线传阅，电子资料能够有效保障资料的完整性，修改便捷，传阅及时快速，避免了实物资料管理的弊端，人与资料的交互交接过程更加简单高效，效率增幅可达70%以上。

2.基于EXCEL 服务器的电子资料管理成本下降。

通过系统平台管理，资料管理人员需求量大幅下降，原本需要3 人完成的工作1 人完全可以胜任，重复性工作大幅减少；因实物资料数量减少，其损耗也相应下降。例如因工作流程改进，胶板生成量减少，降低了库存压力，工人借用胶板的流程也能够通过系统完成

五、结论

综上所述，基于EXCEL 服务器的资料数字化管理系统的应用，解决了传统资料管理中的痛点，极大提升了管理效率，降低管理成本，通过资料本体和流程的线上转化，今后通过数据可视化分析系统的连接和调取，能够更加方便的监控资料管理动向，为资料管理的进一步发展和改善提供了便利。本方法目前已在工作中正式应用，效果显著，相信在不久的将来，通过技术革新，不断涌现出更新更好的管理模式，使航空产业不断进步发展。