信息化背景下基层档案管理的质量提升与发展

孟祥国

摘 要：随着信息网络的发展，社会生产和居民生活产生了很大的变化。对于档案管理工作而言，信息网络在信息生产和传播方式上都有了新的形式，对档案管理的工作有了明显的提升。信息时代下，便捷的信息网络也对档案资源的利用起到了积极的促进作用。本文分析了事业单位档案管理信息化建设的价值与作用，结合实际情况给出了事业单位档案管理信息化建设的优化策略。

关键词：信息化时代;基层;档案管理;质量提升;发展

引言

档案信息资源是组织机构必不可少的内部资源，由开发人员进行具体的开发与研究，并且进行二次应用，才能够显示出真正的价值。随着我国社会不断发展，社会经济十分活跃，对于档案的管理工作，也提出了新的要求。各个机构和部门的档案管理工作，需要符合时代发展的要求，来更好为社会做贡献。在信息网络环境下，信息传播方式发生了很大的变化。档案管理，本质就是信息的管理，因此信息网络时代，对于档案的管理， 要更多地放在信息化的建设上，利用信息网络手段，来加强档案智能化的应用效果。

1 信息化建设在基层档案管理中的应用价值

1.1 降低管理成本

基层单位的档案管理具体指的是对档案的收集、统计以及保管的一种活动。从档案管理的具体内容来看，档案管理实际上是一个十分复杂繁琐的工作，往往会涉及很多的信息，并且所包含的内容也是比较多的，在不同的环节有着不同的管理理念[1]。对于基层单位的档案管理工作来说，需要做到十分的严谨，这样就会在一定程度上加大工作人员的实际工作量， 工作人员的工作效率也随之下降。因此，在基层单位中，实际的档案管理往往会耗费巨大的人力、物力以及财力，这些成本主要包括了基本的档案管理工作者的工资，档案管理过程中的开销等。将信息化技术合理的应用在基层单位的档案管理过程中，可以有效地解决成本，也能节约档案管理的空间。利用信息技术可以生成数据库，数据库技术可以将基层档案都转化为电子信息，这样就解决了实体的空间，也减少了人工参与过程中可能会出现的问题，这样就避免了不必要的资源浪费，促进基层单位的可持续发展。

1.2 促进档案资源共享

当前大部分事业单位并未对档案管理部门引起高度重视，导致数量众多的档案信息被束之高阁，档案工作人员对其进行管理的任务较为繁重， 经常被业务科室指责档案调阅效率较低。通过信息化建设，事业单位档案管理能够让不同业务科室和档案管理部门达成紧密的联系，实现档案资源的共享，最大化地防止档案资源利用较为滞后这类情况的出现，让档案资源能够在事业单位内部得到更为广泛的流通，这样一来也能够提升档案资料的更新频率，确保其时效性。在信息化建设背景下，档案资源的传输利用了在线途径，相关人员能够直接在线对其中的不足之处进行修改，有效避免了反复报送档案而引发的数据误差。

1.3 优化企业的内部管理

企业的所有信息，最后都会归档到档案管理部门。这些档案信息对企业的内部管理有很大的帮助，能够为企业的内部优化管理提供必要的依据。尤其是大型的国有企业内部的机构部门复杂，人员数量众多，企业的内部管理工作也十分棘手。在信息网络下，企业的档案管理能够快速为其内部管理提供必要的依据。比如，每个职工的个人工作情况、工龄和奖惩情况等，都可以通过数字信息的形式展现出来。这些数字信息档案能够为企业的内部管理提供真实有效的信息，对内部管理实现优化和完善。

2 信息化时代基层单位档案管理模式变化分析

2.1 加强档案管理的体制改革

在社会主义新时代的环境下，企业自身的发展需要进行新的改革与探索，才能够适应新的社会环境。而企业内部的档案管理，也需要根据企业自身的发展以及社会环境来进行创新改革发展。首先，在档案管理机构的体制改革中，要摈弃计划经济时期档案管理工作落后的制度和理念，采用新的工作方法和工作理念来开展新时期的档案管理工作[2]。其次，要将档案管理的信息化改革作为档案管理工作改革的重要方向，在实现办公自动化和信息化的基础上，来建立相应的管理制度。另外，在传统的计划经济时期，企业的档案管理的工作重点是对企业人员、资产的管理，通过档案管理来实现企业内部的良好管理。而在新的经济形势下，档案管理应该以市场分析为工作重点，通过档案管理工作，来为企业提供更多的市场信息，来增加企业的核心竞争力，使得企业能够通过档案管理所提供的数据收集和分析，来更好进行市场战略的有效决策，促进企业的发展。

2.2 加强信息化安全管理与控制

在信息技术水平不断提升的背景下，越来越多的行业都开展了信息化建设，虽然极大地提升了工作效率，但同时也暴露出了安全方面的问题， 严重威胁了单位数据信息方面的安全[3]。事业单位檔案资源具备一定的私密性，其中的内容和国家政策、发展战略方针息息相关，如若不慎泄露就会造成不利的后果。因此，事业单位应当加强信息化安全管理与控制，构建一个完善的网络安全管理制度，积极引入先进的安全防范措施，以此来保障档案信息的安全性。具体而言，通过一定的手段来防止电子档案信息被黑客使用病毒盗取，可以对现有的防火墙进行改良与优化，添加先进的加密监控技术，提高电子档案信息的安全性。同时，事业单位还应当结合实际情况构建一个健全的安全体系，一方面做好硬件设施安全保障，明确档案管理信息系统的线路、环境、设备等方面所存在的安全隐患，定期进行排查与维护，保证档案信息化管理系统中的数据信息不被外界因素所干扰;另一方面则要做好网络安全保障，定期对档案信息化管理系统中的档案资源进行全面的扫描，消除网络木马、病毒对重要信息的侵蚀，切实保障事业单位档案信息化建设的安全性。

2.3 提高管理人员专业素养，促进档案管理工作更好发展

不断的加强对基层单位档案管理工作人员的专业培训，这样能有效提升工作人员的工作素养和工作积极性，并与时俱进培养工作人员学会操作计算机，并利用好信息技术的优势，不断推进档案管理工作的顺利开展[4]。相关的工作人员需要及时的找出在工作中可能会出现的问题，对一些相关的问题做进一步的解决。基层单位还需要定期地为工作人员开办相关的技能培训讲座，邀请一些行业的专家来进行经验的传授，这样能有效保护档案资料。此外，基层单位的档案管理人员需要结合实际情况加强自身的道德素养，在工作中保持积极负责任的态度，针对于不同的部门，档案管理工作人员需要具备一定的责任心，做好各个部门的档案服务工作。

3 结束语

综上所述，在信息时代下，我国的社会发展趋势已经逐步向智能化和信息化方向转变，在大数据、云计算等技术的影响下，企业的档案管理工作必须向信息化方向进行转型。在转型的过程中，企业必须要加强自身的档案管理能力，建设一支优秀的档案管理队伍，不断完善企业内部的管理制度，使档案管理能够及时进行转型，促进企业的改革与发展。

参考文献：

[1] 周文奎. 浅析信息化时代基层档案管理质量的提升与发展[J]. 商讯， 2021，（11）：181-182.

[2] 赵玉敏.浅谈基层档案管理现代化的途径[J].决策探索（中），2021，（03）：84-85.

[3]刘米兰，臧兵.加强基层党建档案管理助推党建工作高质量发展[J].办公室业务，2021，（05）：32-33.

[4]靳军.加强基层档案管理工作刻不容缓[J].办公室业务，2021，（04）：133-134.