政务云环境下机关档案管理系统设计

郝丽欣

（山西省高速公路综合行政执法总队（交通运输综合行政执法局），山西 太原 030006）

在2018年，我国档案局就颁布机关档案管理的相关政策强调，运用数字化技术进行档案管理已成为政府实施管理以及服务的关键性工作内容，机关单位也要完善数字化制度体系，互联网的有效运用可以说是机关档案管理发展的必然趋势。通过政务云平台虽然能够在一定程度上实现档案的信息化管理，但是，在实际开展管理工作的过程中，政府部门也暴露出了一些比较现实的问题，如各自为政、建设目标不一致、数据整合手段不合理等，使得财政损耗、重复建设等问题频频发生。构建机关档案体系管理架构，制定统一性原则，从而有效改善档案数据管理的零散性的问题，并对各单位政务云平台进行科学的优化、调整，实现资源共享，为政府单位降低财政消耗，切实提升政府档案管理效率。

1 系统框架设计

1）系统设计原则。（1）科学性原则。该原则主要指在云环境下对档案实施信息化管理一定在遵守的相关原则，也充分展现了档案信息管理的独特性。机关档案管理体系的搭建，不仅要明确具体的岗位责任，建立完善的制度流程以及严格的人员管理策略，还不能忽略政务云环境下档案资源所属单位的不集中性。所以，在实施中，要更加重视机关档案管理系统的科学管理。各单位也要对本单位的档案实行共享策略，这既需要完善的管理流程，也需要技术作为支撑。（2）系统性原则。机关部门的相关档案管理人员要摒弃以往的旧观念、旧思想，组织起档案管理的专门队伍，提升整体规划的能力，形成跨部门协作的沟通渠道。采用云环境对档案进行管理不是简单的工程，只要站在宏观的层面进行科学的学习，才能有效提升档案管理的能力。也就是说要实现档案的信息化管理，就必须具备健全完善的相关制度，完成资源地跨系统整合。

2）系统总体框架。在我国大力推广政务云的过程中，要充分重视机关局域网对档案管理的实际要求和我国对数字化管理档案的最主要流程，我们设计了一个3平台+4中心的档案管理体系。（如图1）

2 系统主要功能

1）个人中心。该系统主要涵盖合作管理、资料查阅、收藏管理、功能增设等。（1）合作管理：主要是对一些代办信息和数据流程以及用户手中没有完成的待审单据，使用者可以合作开发，可选择继续完善也可发起协同。（2）资料查阅：能够更好地帮助使用者查询档案类别中的删改和新增档案信息。（3）收藏管理：和浏览器的收藏功能相似，在进行档案查询时可以将自己认为比较重要的信息进行收藏，方便下一次的查找。（4）功能增设：不同的使用者能够对登陆信息进行修改，对内容进行自定义设置等。

2）档案收集。档案收集包括采集与整合、文件传输、整理档案、离线录入功能。（1）采集与整合：其主要是将所有的档案信息进行临时集中存放的系统。（2）文件传输：在档案信息较多的情况下，要采取批量导入，并通过文件传输功能将准确的档案信息上传到平台系统当中。（3）整理档案：将单位各部门工作和兼职人员所提供的档案信息进行整合，存储于系统中。（4）离线录入：针对一些偏远无网络信号的区域的用户下载一个完整的数据压缩包。实现资料的理线查阅。

3）档案管理。档案管理包括档案著录、借阅利用、档案统计、移交接收、档案编研、库房管理功能。（1）档案著录：档案正式库，主要是用于存储归档后的档案信息。（2）借阅利用：对档案实体的借阅申请进行登记并审批，对到期借阅记录进行提醒，并提供到期归还和续借功能。（3）档案统计：包括馆藏统计、自定义统计、年报管理等功能。（4）移交接收：包括移交管理、接收管理以及移交接收统计，用来统一管理每个用户自己发起的移交单信息并管理该用户权限范围内可以接收地或已经接收的移交单数据。（5）档案编研：档案编研是档案部门根据馆藏档案和社会需求，在研究档案内容的基础上，编写参考资料、汇编档案文件、参与编史修志、撰写论文专著。（6）库房管理：包括3D库房、档案保管、档案销毁功能。

4）档案利用。档案利用包括全文检索、分类检索、编研成果功能。（1）全文检索：通过全文检索可以检索条目信息、电子文件信息，并且能够对检索结果提出申请利用。（2）分类检索：一种基于目录树的数据检索方式，可以在选定的业务中跨库检索信息资源。（3）编研成果：通过查看编研文档功能来查看档案编研管理和档案专题编研中生成且发布了的编研文档。

5）系统管理。系统管理包括全宗维护、机构用户、权限维护、业务维护、工作流维护、利用维护、电子文件管理、数据安全、系统监控以及其他管理功能。（1）全宗维护：定义使用档案系统的所有全宗单位的模块，系统支持多全宗。（2）机构用户：用来设置组织的机构层次及管理机构下的用户，用标准的树结构显示。（3）权限维护：包括角色管理、功能授权、数据授权、接收权限、表单授权、按钮授权功能，通过集成系统促进平台的功能实现。（4）业务维护：包括分类库维护、元数据维护、分类结构维护、结构模板维护、主题词维护、报表维护、库房维护、文件归档配置功能。（5）工作流维护：包括工作流管理和表单管理功能。（6）利用维护：包括借阅模板设置、索引库管理、全文词库维护、关键词维护、同义词维护功能。（7）电子文件管理：包括格式注册、文件服务器和运行监控功能。国家安全保密性单位不允许使用FTP协议，而允许使用HTTP协议，故在系统中增加配置HTTP协议的文件服务器。

3 结束语

在信息技术不断进步的过程中，对于档案资料的管理也要采取更加便捷的方式，文章围绕政务云背景下管理模式，制定出3平台+4中心的相关管理制度构架展开分析，并详细对管理机制进行分析，希望能够在为实现数字化档案管理的前提下，助力档案管理水准的提升，为更好地建设政务云平台提供参考。