信息时代电力企业电子档案管理的探讨

郑艳燕

（内蒙古电力（集团）有限责任公司内蒙古电力科学研究院分公司 内蒙古 呼和浩特 010020）

1 引言

信息技术的快速发展对我国的经济发展产生了很大的影响，加快了我国经济转型发展的进程[1]。电力企业的发展需要与时代的发展相呼应，适应时代环境的变化对企业发展的挑战，对自身存在的问题进行改变，不断提高自身的发展潜力，促进我国电力安全。在电力企业的档案管理工作中，利用信息技术能够促进档案管理更好地生根发芽，在发展中对电力企业的档案实现信息化管理，在档案管理工作中，根据企业的实际需要构建信息化档案管理平台，针对档案管理工作在传统的管理理念中存在的问题，不断改进工作方法，解决出现的问题，促进档案管理工作的水平不断提高，建立电力企业电子档案，能够促进电力企业获得更多的竞争力，提高企业的盈利能力。

2 当前阶段电力企业档案管理工作有哪些不利影响

2.1 企业管理者对档案工作缺乏必要的关注

研究电力行业整个的发展历程我们就会发现，企业的管理者对企业的内部管理工作和企业的竞争力发展比较重视，对档案管理工作没有重点关注，档案管理缺乏必要的关注，档案管理长时间处于无人问津的状态，忽视了企业档案管理的健康发展，为企业的发展埋下了不利隐患。电力企业的管理者对档案管理工作的认识只是停留在比较简单的层面，没有建立完善的档案管理工作模式，导致企业档案档案管理工作质量不高，无法对企业的档案进行有效管理，档案管理工作人员工作态度比较敷衍，很容易出现档案管理工作失误。

2.2 当前电力企业档案管理实现电子化管理难度大

电力企业档案管理实现电子化管理，需要不断提高档案管理的信息化程度，减少纸质化档案对管理工作的限制，提高档案管理工作质量。在实际的档案管理工作中，由于电力企业的管理者对于档案管理工作缺乏正确的认识，导致企业档案管理信息化的程度比较低，对信息化的建设力度比较小，无法满足电力企业档案管理工作实现电子化管理的改革。电子化档案管理工作需要在管理工作中具备必要的计算机基础设施，否则无法顺利开展档案管理信息化。与先进的西方国家电力企业相比，我国电力企业发展历程没有经过长时间的考验，还有很多问题等待解决，还处在发展上升阶段，对档案管理的认识受到企业发展阶段的限制，无法有效促进档案管理工作实现信息化；企业对于档案管理工作没有制定完善的工作标准，在具体的工作中工作人员只能凭借经验开展工作。

2.3 电力企业档案管理职工缺乏必要的计算机专业知识储备

在传统的档案管理中，企业的管理人员不重视，档案管理信息化建设力度比较小，从事档案管理的人缺乏专业的指导等问题，限制着电子档案管理的发展[2]。在电力企业档案室中，大部分工作人员都不是专业的档案管理工作人员，是从企业其他岗位调配过来的兼职人员，这些人对于电子化档案管理工作，缺乏必要的档案管理技能和经验，对计算机专业知识也没有足够的储备。档案管理工作人员的职业素养参差不齐，在日常的工作中，只能进行一些简单的分类和摆放等简单的工作，无法实现电子档案改革的目标。在新时代，电力企业的档案管理工作的发展趋势必定是电子化档案管理模式，管理人员由于缺少专业的档案管理素养和信息化能力，不利于档案管理朝着电子化方向发展。通过促进企业内部的档案管理工作的电子化发展，充分发掘优秀人才，促进企业员工能够在企业发展中不断实现自身价值，也能够为企业的发展源源不断注入发展活力。

3 信息化时代电力企业电子档案管理的发展建议

3.1 发展电子档案管理新方向，提高工作效率

电力企业的发展应该与时代发展相融合，在信息化时代，促进企业的档案管理工作进行创新，建立电子档案管理工作体系，促进电力企业的档案管理工作朝着信息化的方向不断发展。在电力企业内部建立电子档案管理模式，需要对传统的档案管理进行整理和划分，把纸质化的档案转化为电子档案，改变传统档案管理工作方式，在电子档案管理中对细节处的工作进行优化，在保证完善电子档案管理工作同时，不断优化电子档案管理工作流程。在建立电子档案的时候，要在对档案的建立时间和储存空间制定一个完整的工作标准；电子化档案管理工作能够为企业的发展培养优秀人才，充分发挥电子档案管理的优势，不断创造档案管理工作的实际价值。

3.2 对电子档案进行整体化的管理

推动企业内部档案管理工作的整体发展，改变过去各部门对档案的分别管理，避免档案管理工作在企业内部存在差异，无法形成统一的管理模式，影响档案管理工作的发展。在信息化时代，在企业内部建立一个完整的档案管理部门，把企业内部各部门的档案集中起来进行管理，有利于在企业内部建立一个标准化的档案管理体系，从而促进电子档案管理模式的建立。利用信息技术和电子化的方式管理企业的所有档案，充分发挥档案管理工作的优势，对企业过去的发展做出总结，并根据市场的发展变化结合企业自身的发展条件，确保企业的发展能够始终保持足够的市场竞争力，为企业的健康发展提供活力。

3.3 为企业电子档案的建设提供充足的资源支持

电子档案管理的新模式，对基础的设施有着较为严格的要求，必须满足电子档案管理工作所需的资源，提供足够的软硬件支持，为电力企业的档案管理信息化改革打下坚实的基础[3]。在企业内部成立专业化的电子档案管理部门，并且适应企业自身发展的需要建立电子化的档案管理系统，把传统的纸质档案转化为电子档案，这样不仅能够减少纸质档案所需的储存空间，也能帮助工作人员极大地减少日常维护工作。电子化的档案管理能够有效避免纸质档案年久损坏的问题，避免档案信息丢失的问题。为电子档案管理工作提供硬件支持，为电子档案管理工作人员配备专门的计算机和存储设施，并对这些硬件设施定期维护，对企业内部重要的电子档案做好备份，避免电子数据的丢失。

3.4 培养专业化的电子档案管理工作人员

培养专业化的电子档案管理工作人员，解决档案管理工作中的问题，引导着企业员工树立正确的档案工作意识，加强对档案工作的重视。因此，要在企业内部培养专业化的档案管理人员，通过开展专业知识培训、招聘专业化的高素质人才，构建电子档案管理高素质专业服务团队。企业中原有的档案管理工作人员，需要紧跟时代发展的脚步，在工作中不断提高自身专业能力，吸收借鉴国外的优秀档案管理经验，促进企业的档案管理更加先进。

4 结语

总的来说，电力企业的档案管理要逐步建立电子化的管理模式，实现电子档案管理的新模式，促进企业的发展朝着现代化的方向不断发展。促进档案管理的发展，需要对当前工作中暴露出来的问题进行深入分析，利用问题促进电力企业档案管理工作的信息化发展，建立电子档案管理工作标准模式，吸收借鉴先进管理经验，充分发挥档案管理工作对企业的促进作用，为电力企业的健康发展指引前进的方向，为我国电力事业的现代化发展探索前进道路。