信息化背景下文书档案管理工作初探

杨亚红，胡 亮

（陕西地矿第一地质队有限公司 陕西 安康 725000）

1 引言

大多数文书档案管理方法都采用传统的人为管理模式，导致工具文件管理效率低下，在处理文书档案时可能会出现许多问题，甚至会丢失文书档案，从而对相关任务产生负面影响。目前，我国已进入信息化社会发展阶段，信息技术的应用范围非常广泛，如果能够将文书档案管理与信息技术相结合，可以利用信息技术对档案文件进行查询等。既能提高效率，又能充分发挥档案本身的作用。将文件档案管理与信息技术结合后，可以确保相关人员及时处理文件档案管理中存在的问题，不断提高本任务的执行效率，实现这项工作的科学转化[1]。

2 文书档案管理信息化技术应用优势

在文书档案管理中，如果应用信息技术处理，它可以使文书档案存储实时显示。信息技术的应用可以有效提高档案的检索效率，如果为了获取基本信息，相关人员不需要到档案部门查询档案，只需要网络的帮助即可获取相关信息。同时，相关人员需要查阅档案、文件或信息技术进行处理，避免排队等。在检查文书档案时，它可以使用信息技术在搜索前查找其搜索状态和位置，从而提高效率[2]。

文书档案主要是记录保密的人员信息、财务信息以及各种工作发展信息，因此具有特殊性。正是由于文书档案的特殊性，对管理的要求也越来越高。如果选择传统的管理模式，将导致文档文件管理器的正常工作量较大，工作效率会较低，但如果利用信息技术进行管理，可以弥补这一缺陷，从而保证文书档案管理效率的显著提高。

2.1 提高管理效率

计算机采用档案管理系统，首先优化了传统的档案管理，档案的存档、分类档案，然后重新存档。使用计算机技术进行存档使文档文件管理更易于使用。另一方面，存档、存储、分类、集成和文件搜索功能更加方便。

2.2 有效的思维信息检索方式

随着互联网的飞速发展，数字应用越来越普遍，计算机可以按需存储大量数据和文件，可以找到相关信息，大大加快了搜索速度。传统的管理方法很难做到，虽然人工管理可以实现文档文件的完全存储，但不能实现大量的信息传递，信息检索会浪费很多时间，在一定程度上造成资源浪费。文书档案管理采用计算机技术，可以根据内部和外部特征进行分类。随着计算机技术的创新和发展，各种档案存储设备可以与其他信息系统相结合，提高管理水平。

2.3 电子文件更加稳定

电子文件存储与传统纸质文档相比可以节省大量空间，不易丢失和损坏。随着电子技术的不断进步，可以按要求存储，使用合适的电子设备载体，电子储存设备具有读取方便、稳定性高等功能，几乎不受外部环境的影响，不易损坏。

3 信息化背景下文书档案管理的相关问题

在信息时代背景下，信息化对文书档案管理的要求越来越严格。因此，首先要认识到信息管理的重要性，要符合文档文件管理的要求，才能有效地管理文档文件。文档文件管理简化了工作流程，减少了经理的工作量，提高了管理者的工作效率。因此，信息现代化是提高文档文件管理水平的主要条件。目前，文档文件管理的数据还存在许多问题。文档文件管理是多单元管理的重要组成部分，因此提高文件管理设备的可靠性是首要任务。目前，管理效率低下，甚至缺乏管理的现象十分普遍，因此必须考虑开发工具文件信息管理。文件档案管理信息开发需要支持稳定的硬件设备和软件系统，加大资金投入，培训档案管理人员，确保档案管理的准确性和有效性，能够充分有效地实施档案管理系统[3-4]。

3.1 缺乏必要监督

针对信息化背景下文件档案管理中存在的问题，监管不力问题日益明显。虽然一些部门对档案进行了信息化管理，但也注重信息技术在这一工作中的合理应用。但是，不能对这项工作进行必要和科学的监督，从而导致缺乏条款。一些工作人员在实际操作中暴露的问题无法得到重视和及时解决，相关技术应用的合理性无法得到保证。因此，缺乏一定程度的监督，制约了文档文件数据管理的深入开发。

3.2 相关设备操作要求高

一些部门和领导人员在处理档案信息时也给予了应有的重视，并配备了信息设备。但是，由于传统的工作理念，一些员工的工作水平不符合相关要求，无法保证设备得到充分利用。如果将纸质档案转换为电子数据进行管理，对管理人员的操作要求更高，如果管理人员没有接受全面和科学的培训，执行能力就无法提高，这将导致文件信息管理受到明显限制，工作任务不能得到充分执行。

3.3 保密程度不足

文书档案信息管理需要将纸质文件转换为电子文件，但电子文件的相关数据可能会发生变化，电子信息的存在形式很容易更改。与传统的纸质档案形式相比，修改电子档案信息非常简单，人们在收到电子档案时，不能完全判断上述信息是否完全真实。同时，工具文件通常不是一部分，许多文档文件包含多个不同部门的数据，如果相关人员需要对不同部门的数据进行汇总分析，则保密程度会降低。

3.4 档案管理人员专业要求高

文件档案信息化后，文件档案转为电子文档，这需要管理人员拥有较强的专业知识和技能，需要精通档案管理原则、程序规则和技能。严格要求档案信息资源管理，必须具备扎实的基础理论和领先的技术能力。目前，许多工作人员缺乏高水平的能力，导致文件档案的数据管理水平不高。

4 提高文书档案信息化管理的策略

4.1 加强工作监督

文件档案信息管理方面，有关部门必须结合监督工作机制，作为提高文件档案信息管理质量的主要方式之一。有关部门要安排专人参与监督，上级要有强烈的责任感，并对文件档案管理人员的正常工作进行监督，发现管理人员有操作不善等情况，及时沟通处理，确保档案管理顺利进行。监督员应当如实记录监督，总结确保文件档案管理的整体质量。

4.2 标准化管理

在档案管理方面，有关部门和人员也需要不断完善工作。相关人员可以按照相应的步骤，具体区分文件的内容，并规划各种不同项目的管理方案，还可以对文件格式进行标准化处理，包括在信息平台访问文件、借阅、下载等，都需要标准化的操作指导模式。下载文件时，相关人员必须事先征得主管的同意，并填写下载请求，包括何时下载工具文件以及何时销毁。有关部门还可以在信息平台后台设置自动销毁系统，如果文件下载时间超过时间，后台可以移动下载的文件进行销毁。这样，文书档案信息管理更加规范化，安全性得到保障，保密性得到有效提高，帮助相关工作人员增强自我责任感。

4.3 提高管理者的质量

在文档文件的数据管理中，管理者是实际参与者，其自身质量直接影响到工作质量。有关部门必须选用一批态度认真、能力强的员工来管理档案信息，以便接受相应的培训和指导，认识到文件档案信息管理的必要性，不断提高信息管理意识。同时，管理者需要不断学习新的信息管理理念，在培训中了解信息设备的具体操作模式，还要学习信息平台的运行方式，确保所有设备在文件档案信息管理方面熟练掌握，培训后，相关部门还需要对管理人员进行评估，观察档案信息管理的实际操作情况，只有通过管理人员的考核才能真正参与到这项工作中来，如果管理人员没有通过考核，就必须继续培训，直到考核达到标准，才能使管理人员真正认识到规范管理的重要性，这样才能保证他们符合信息管理的标准要求[5]。

5 结语

随着社会的不断发展和进步，传统的文件档案管理模式已难以满足当前的实际需要，导致文件档案管理无法实现变革。目前，我国已进入信息化发展阶段，传统格式的档案管理将存在诸多制约因素，相关人员必须充分认识信息技术应用的优势，从多方面选择合理有效的工作策略，实现信息技术与文书档案管理的结合。