高校毕业生人事档案管理问题与措施

苏全艳

（山东省临沂市兰陵县人力资源和社会保障局，山东 临沂 277700）

对于高校毕业生而言，他们的人事档案能够真实、准确地反映他们的在校表现和综合素质，为用人单位的选择提供参考。然而，现行的高校毕业生人事档案管理存在诸多不足，不能为高校毕业生就业以及企业选拔人才提供有效的服务。

1 毕业生档案管理中存在的问题

1）档案权利模糊，学生的主体地位不强。近年来，我国高校毕业生的数量日益增多，其人事档案因需大部分转向用人单位，当然也有其他不同去向。在此过程中，存在诸多问题，例如部分毕业生不能立即确定毕业后的去向，这类学生的人事档案因此滞留于院校。但是，在档案法律规范中，仍然没有对毕业生档案进行明确的定性和分类[1]，使高校毕业生档案管理工作陷入了僵局。毕业生档案是反映高校生学习经历的原始载体，是真实、客观、完整的重要资料，其主体地位应为高校毕业生，但因为高校毕业生没有权利保管，因此部分高校毕业生就忽略了档案的主体地位，对档案漠不关心。

2）档案模式单一，缺乏鲜明的个性化。在毕业生人事档案管理工作中，档案质量也是人事部门面临的重要问题之一。高校毕业生档案是学生在校期间学习、生活及重要社会实践活动的真实记录，是反映学生综合素质和家庭社会关系等方面的主要原始材料，也是用人单位选人、用人决策的重要依据[2]。高校档案全宗中表明了学生档案主要包括以下几点能反映学生的教育过程的内容：“主要包括高等学校培养的学历教育学生的高中档案、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表等。”[3]但由于档案严重形式化、评价内容主观性强、个性化内容常常被简化或者忽视、对学生参与社会活动的记录以及发明创造的材料内容描述较少，导致这类档案只能称为“人事档案”，不能上升到“人才档案”的高度，不能为高校毕业生就业和企业选拔提供有效的服务。

3）管理机制不完善。高校毕业生档案，由于人事档案管理制度的不完善，导致管理方式多种多样，出现多头管理的现象。既有中央单位所属机构，又有市和区县所属机构；既有组织人事部门所属机构又有行业所属机构；既有人才服务机构，又有职业介绍机构；既有事业性质的机构，又有企业性质的机构[4]。受以上因素影响，高校毕业生档案管理缺乏整体可控的管理，再加上虽然对高校毕业生档案的基本内容做了要求，但是没有统一规范标准，档案中的表格千差万别，这也加剧了档案管理的难度和复杂性，更是对以后高校毕业生档案的信息化进程增加了阻碍。

4）档案转递与接收不规范。2015年6月25日，教育部办公厅、人力资源社会保障部办公厅、国家邮政局办公室联合下发《关于高校毕业生档案转递有关事项的通知》（教学厅函〔2015〕39号），文件明确指出：

高校毕业生档案可通过邮政机要通信、邮政EMS标准快递或派专人转递这三种渠道相结合的转递方式，使高校毕业生档案转递相对便捷也安全。但是在当前就业政策不断优化的社会环境下，有许多用人单位急于给毕业生办理入职手续或者其他原因允许毕业生携带档案去报到，而有些学校为了避免这种档案管理的麻烦，开始忽略规章制度的要求，选择根据学生的需要允许学生自带档案，部分院校甚至在毕业生没有接收单位的情况下直接把档案交给学生自带，这类档案转递与接收不规范的现象影响了档案的真实性，加剧了档案管理的难度和复杂性。

2 加强毕业生档案管理的有效措施

1）强化学生的主体地位，明确档案权属。毕业生档案是反映高校生学习经历的原始载体，是真实、客观、完整的重要资料，其主体地位为高校毕业生。因此，可利用信息化技术对其进行存档和传输，以有效避免档案信息的丢失、损坏或篡改，这样不仅保障了高校毕业生的主体权利，而且有利于管理人事档案的保存和传递。另外，由于档案不明确的主体地位，使毕业生对自身档案的认识不足而重视不够。因此，对于毕业生档案管理，应明确规定，虽然档案只能根据学生个人在学习过程中的行为进行谱写，但其主体地位是不可动摇的，通过明确毕业生对于档案的主体地位，增强毕业生对档案的归属感和意义。

2）丰富材料内容，上升到“人才”档案的高度。应尽快完善各学段学生电子档案系统的内容，以便在高校毕业生档案信息化建设过程中形成全面、统一、完整的档案记录。通过电子档案平台分享学生在各个时期的诚信度、学业成绩、具体表现等相关指标，完善突出高校毕业生人才档案的内容，为高校毕业生就业和企业选拔提供有效的服务。为避免档案评价内容的主观性和形式化，应分学习阶段进行档案的评价，并根据实际情况组建评价小组对学生成绩与表现情况进行客观公正的评价。

3）强化认知，主动服务，积极建立现代化管理制度。在毕业生档案管理工作中应充分发挥毕业生的档案的价值，积极更新档案管理的理念，在尊重毕业生隐私的基础上有选择性地向用人单位公开档案内容。为方便用人单位全面了解毕业生具体情况，允许用人单位通过合法途径有针对性地查阅人事档案。通过高效的档案管理服务为人才定位提供数据上的支持，对于毕业生就业与发展具有重要意义。

在当今社会发展的新时期，为了提高档案管理水平，必须坚持与时俱进，构建一个现代化的档案管理系统，在完善相关监督管理制度的基础上明确毕业生档案管理职责，能够最大限度地避免档案管理工作中职责不明确的现象，能有效减少责任推诿现象的发生，确保档案管理工作的有效性。公共人才服务机构应通过半封闭管理突破传统档案管理制度的局限性，科学激活毕业生档案信息，以便能更好地为毕业生和用人单位提供档案管理服务。

4）规范档案管理及转递流程，提高毕业生档案管理实效。在毕业生档案管理工作中，要有效规范档案管理流程，选择业务能力强、综合素质高的人员负责毕业生档案管理工作，并加强档案管理人员的岗位意识和责任意识，使管理工作规范化、制度化。毕业生档案管理工作有很强的政策性和专业性，对档案管理的技术质量要求较高。因此，在高校毕业生档案管理工作中，需要档案管理人员具有正确的价值观与人生观，以及良好的专业素养和政治理论。另外，建立良好的沟通机制，形成一个标准化的工作常态，确保毕业生档案的存档和转递的客观性、全面性、准确性、完整性与及时性。

3 结语

综上所述，通过研究发现，毕业生档案的管理中存在诸多不足，不能为毕业生和用人单位提供有效的档案服务，对此，我们必须充分认识到毕业生档案管理的重要性，在科学技术的支持下建立现代毕业生档案管理系统，提高毕业生档案管理水平。