建设项目档案管理存在的问题及优化路径

王怡昕

（海南医学院第一附属医院，海南 海口 570000）

建设项目档案是一个项目的重要组成部分，在“放管服”的背景下，立足于实际情况，探索建设项目档案管理存在的问题及其优化路径，不断提升我国建设项目档案管理水平，对加强工程建设过程的可控性、提升工程建设项目质量、解决企业法律纠纷等具有重大意义。

1 建设项目档案管理存在的主要问题

1.1 项目现场档案管理责任不明确

尽管国家制定的《建设项目电子文件归档和电子档案管理暂行办法》（档发〔2016〕11号）已用8个条款，在一定程度上规定了项目参建相关主体的档案管理责任，但由于项目在开工之前未能强调及明确各方责任，也未据此制定符合项目实际情况的现场档案管理规范与标准，造成项目现场缺乏严谨的档案管理网络，业主牵头策划不足，监理单位、总承包单位与分包单位等工作界面不清。本应对项目档案进行严格管理的各方主体责任人，未能意识到自身的档案管理责任，未及时对重要资料进行整理和保管，导致部分项目档案丢失，在一定程度上降低了项目质量，也加大了项目后期运行和维护的难度。

1.2 项目档案管理人员专业性不足

项目参建各方的现场档案管理人员呈现专业性不足的现象，竣工时归档文件的形成质量与有关规范规程相差甚远。首先，现场部分档案管理人员非档案管理专业，也未接受过专业的档案管理培训，对我国建设项目相关的法律法规了解不足、对文件形成、流转、整理、归档等环节的工作了解不具体，缺乏规划范管理，导致归档文件类型格式不统一、签署不全、原始文件的收录不符合相关规范规程等问题[1]。其次，现场档案管理主体单位未能意识到建设项目档案的重要性，项目档案管理队伍较弱，许多参建单位甚至未建立专门的现场档案管理人员，而是由其它岗位工作人员兼职档案管理工作，该类人员缺乏档案管理经验、流动性强，导致重要活动产生的过程性文件未能及时收集，出现漏归、迟归等问题。

1.3 建设项目档案监管机制不完善

建设项目存在参与主体多、投入资金大、所需专业性强且建设周期长等特点，使得建设档案采集不完整，而建设档案监管机制的不够完善更是加大的监管的难度。目前建设档案监管机制存在以下不足：

一是建设档案的相关监管规范和规程不完善。建设领域的档案管理与普通档案存在一定的区别，但建设与政府档案两个部门由于缺少畅通的沟通机制，一方面，档案部门在制定建设档案项目管理业务的规范和标准时，建设行政管理部门鲜少参与；另一方面，建设部门在制定相关建设档案规范时，也不重视与档案行业规范协调，最终导致制定出的建设档案规范适用性不强，相关的档案监管规范也难以在档案管理规范的基础上建立起来，造成监管困难、针对性弱。

二是监管滞后、效果不佳。当前建设项目档案的监管主要有两种方式：即在项目施工过程中对现场文件进行监管，以及在项目竣工后对文件进行监管。第一种方式在监管时以纸质文件为主，难以适应当今工程设计高度信息化的发展，不利于电子化流转，难以让监督机构实时对现场问题进行督查；第二种方式易导致监管资料缺失，事后补充的材料真实性和完整性不足，进而导致监管效果不佳。

2 优化建设项目档案管理的几点思考

2.1 明确项目参建各方的档案管理责任

在已有档案管理规范规程的基础上，在项目启动前期，根据项目实际情况，对项目档案的管理方案进行精心策划，既要建立现场项目档案管理规范和标准，又要编制较为详细的程序文件，明确建设单位、代管单位、总承包单位等在项目档案管理工作中应承担的责任和义务，以及各自应积极对接的政府投资主管部门、电子文件管理部门、行业主管部门等。通过明确参建各方的档案管理责任建成精细的项目档案管理网格化，为项目奠定良好的前期档案管理基础，便于对项目建设阶段的繁杂资料进行监控和审查，以及在项目竣工后审视项目的总体管理质量。

2.2 提升参建单位档案管理人员专业水平

档案管理人员的专业水平是影响项目档案管理质量的关键因素，各参建单位要配备专业的文档队伍，提升项目档案管理人员的任职要求，对文档人员进行培训。在开展项目建设时，文档工作人员已明确项目的文档管理制度规范、管理指南等专业的文档管理和信息技术知识，并能按照建设前发布的文档程序开展业务。文档人员应对文件做到一体化管理，按照文件的生命周期进行管理，涵盖文档形成、编码规则、版本控制、文件流转程序、审批发布、归档移交等，有效保障文档的真实性、准确性和完整性。

2.3 建立及完善监管机制

建立完善的监管机制，有利于保障项目归档文件的真实、完整和安全性。首先，要树立档案多元协同治理理念，档案行政部门与建设行政管理部门建立畅通的沟通协调机制，在制定档案管理相关规范时，应以档案行政部门与建设行政管理部门为主导，组织第三方评估机构、代管单位、社会组织等开展有效沟通，保障档案管理规范规程更具合理性、可行性及全面性[2]。其次，建立档案管理“互联网+监管”模式[3]，线上及线下档案管理同步进行，通过网络多向开放建设项目档案共享，解决各建设行政管理部门及参建单位关于项目档案信息不对称的问题，推进建设行政部门对项目信息进行实时监管，也推动各参建单位及时整理档案，改善档案缺归、迟归现象，提升档案管理效果。