浅析企业合同档案管理工作的问题及与改进建议

谢杰银

（国家管网集团海南天然气有限公司，海南 海口 570105）

随着我国经济快速的发展，各行各业的企业规模不断扩大，从而形成了以企业为主体的市场经营化格局，随之形成的大量合同文本和过程文件需要妥善管理，合同档案在企业经营发展中也处于越来越重要的地位，因此企业对合同档案进行科学的、规范的管理能够有效保障企业在经营活动中的合法权益，在一定意义上能够推动企业的长远发展。

企业合同档案记录了企业在各类活动中与境内外自然人、法人、其他组织就设立、变更、终止民事权利义务关系而形成的合同、协议、意向书及其过程文件。规范的合同档案管理是保障企业合法权益的有力凭证和依据，因此，合同档案管理工作也引起了管理者的重视。但是，在合同档案管理工作中还存在着一系列问题需要改进。

1 合同档案管理工作中存在的问题

1.1 合同档案收集难

在企业合同档案管理工作中，合同档案收集难是一个普遍现象。对于一个企业来说，不同性质和类别的合同往往由不同职能部门负责拟定和承办。每份合同从起草、审核、审批及履行完毕要经过诸多流转环节。并且，由于合同要在所有责任方签署完毕后方才成立，因此，合同档案资料的形成具有参与人员广、流程多、材料多、履行时间长等特点，在合同档案资料的收集过程中容易出现“中途截流”和分散保管的现象，从而给档案部门的收集工作带来一定困扰，直接影响合同档案管理质量和开发编研工作的开展。

1.2 管理职责不清

部分企业虽然配备了合同管理人员或机构，但与档案部门没有协调好工作关系，档案部门对合同管理人员不提出归档要求，而合同管理人员也不主动向档案部门移交合同档案，造成各管各的局面或互相推卸责任，影响了合同的收集归档。

1.3 合同档案整理不规范

在合同管理过程中，有些企业对合同档案不分类整理，不划分保管期限，不明确合同档案整理要求，给合同档案管理和利用造成诸多困难。

1.4 网络化和信息化管理水平较低

随着计算机的广泛运用，信息化也被引进档案管理领域，但是合同档案管理的网络化和信息化水平还较低。主要还是以传统的手工作业管理为主，这就导致了大量的重复工作，因此造成管理不够科学，工作效率低等问题。

2 合同档案管理工作的改进建议

针对合同档案管理工作中存在的上述问题，提出如下几点建议：

2.1 抓住合同关键环节

改进合同档案收集难的关键在于抓住合同流转的中心环节。合同一经双方签字盖章即为合同签订成立，可见，合同用印环节即为追索合同文本的关键环节，抓住合同用印环节有助于提高合同文本的收集归档。合同文本一经归档，档案部门即可督促合同经办部门及时办理移交合同过程文件的归档手续，这从根本上解决了合同档案收集难的现象。

2.2 明晰合同档案职责

合同档案管理工作的好坏直接影响企业未来的发展，企业应重视合同档案管理工作，制定切实可行的相关管理制度，明晰合同档案管理责任，明确责任单位和责任人。档案管理部门对合同管理人提出归档范围、归档要求，从制度上明确合同签订部门需对合同档案管理负责，并指定专人跟踪已签订合同的收集、积累、整理和及时归档。合同档案管理部门做好统计、核查归档管理工作。合同档案是企业维护经济利益的重要法律依据，因此，为保障企业合法权益，必须健全合同规章制度，明确管理责任，确保合同档案管理的规范性和时效性。

2.3 规范合同档案管理

合同涉及面广、环节多、实施时间长，容易造成合同档案资料不完整，严重的会影响合同结算、合同纠纷的解决。因此，强化合同档案的过程管理，确保合同档案资料的完整性、规范性。

1）规范合同档案的分类整理。合同档案资料繁多，尤其是工程合同，合同档案实行按“件”归档，按照“一事一档、一项一档”的原则，由合同主办部门负责合同履行过程涉及的履行、变更、废止信息的收集，统一交合同归口管理部门整理。档案管理部门要肩负起合同档案指导责任，指导相关业务人员按规范做好合同资料的整理归档工作。

2）明确合同的归档范围。合同档案的归档范围应包括合同考察、洽谈、签订、履行、变更、解除和解决纠纷等过程中形成的所有书面材料及封存样品等实物。合同档案文字类原始档案有合同文本及附件、补充协议或变更或解除合同协议、对方资信调查资料、往来文书、会议纪要、会谈记录、现场签证、会签单及合同招投标过程形成的资料等，应做到齐全完整、不重不漏。

3）明确合同档案的整理要求。档案整理工作必须最大限度的保持文件之间的联系，便于保管和利用。合同档案的整理应单立类目、自成一体、分类组卷，不仅便于合同的保管和利用，而且能够突出合同档案在企业档案中的位置和作用。

2.4 提高合同档案管理的网络化和信息化水平

合同档案归档资料繁多，要利用好合同信息管理，建立系统、方便、快捷的查询系统相当重要。档案管理部门要及时编制合同档案检索工具，及时有效地提供合同档案利用服务。合同档案的利用应制度化，按保密规定设定利用者权限，并按规定进行登记。档案管理部门可对合同档案信息进行综合整理，形成专题汇编，方便利用。

1）利用现代数字化管理手段建立合同管理应用系统，并与档案管理系统通过接口直接归档电子版，提高合同档案运转效率，通过网络实现浏览，快捷传输，实时归档，实现资源共享，便于服务企业的生产经营。

2）加强对企业管理人员业务和法律知识的培训，增强工作主动性和提高法律意识，积极配合合同归口管理部门开展定期检查合同归档情况，确保档案信息完整。

3）做好合同档案的专题汇编和档案利用实例的编写。专题汇编便于合同档案的利用，利用实例的编写凸显档案价值，促进档案工作的开展。

综上所述，合同档案的管理通过制度规范合同管理，把好合同档案收集源头，抓好合同形成关键点，使合同档案的收集、整理、保管和利用有序规范，对维护企业的合法权益，促进企业生产经营持续发展具有重要意义。