工程项目档案管理探讨

吴金凤

（中石化齐鲁石化信息中心，山东 淄博 255400）

齐鲁石化公司是一家集石油加工、石油化工、煤化工、天然气化工、盐化工为一体、配套齐全的大型炼油、化工、化纤联合企业，每年的工程项目数量较多，从投资几十亿的大型创优工程，到几千万的技改技措项目，工程涉及参建单位管理非常复杂，齐鲁信息中心(档案馆）负责项目竣工验收之一的档案验收工作，在工程项目档案的管理中，严格的档案管理体制，紧密的管理措施环环相扣，确保重点工程项目档案工作有序推进，在集团公司办公厅组织的档案验收中取得优秀的好成绩。

1 项目档案的管理体制

根据工程档案项目的验收要求，如何强化档案资料的过程管控，有着一套档案资料的管理标准，建立起专业的档案管理团队，贯彻适合本企业的档案规范，是取得优秀成绩的根本保障。

1）专业的档案队伍。公司档案工作由负责公司工程建设、科技环保信息工作的公司副总经理主管，档案管理室为公司信息中心（档案馆）直属科室，有负责公司档案管理工作的专职档案管理人员28人，工程项目档案管理人员6人。

2）责任主体明确的管理网格。项目档案管理网格以公司重点建设项目领导小组为核心，以公司工程处和档案馆为纽带，将工程项目的各个相关管理部门、各个参建单位连接成工作网格，方便项目档案工作的沟通联系，使档案资料的收集、归档有序化。

工程项目领导为核心，保证了项目资料收集、整理、归档的贯彻执行力度，工程处的项目负责人全程跟进，可以有效的督促项目参建单位按照要求完成项目文件各项工作，档案馆人员负责具体业务工作，每一个工程项目负责的档案管理人员，联系管理网格中的各个科室单位－公司经理办、工程处、计划处、科技处、安全环保处等以及项目涉及的各个厂技术部门，对与项目相关的前期管理性文件、试运行、竣工资料进行收集、整理、入档。对项目的监理文件、竣工图、施工文件、设备随机资料等文件的整理与归档，全程进行跟踪、业务指导与严格把关检查，进而对项目档案的完整性、系统性负责。

3）建立工程档案项目组。石化行业建设项目档案周期长，数量多，涉及面较广、涉及单位众多，每年年初公司工程处将需要验收的项目下发，公司档案项目分解落实在具体的档案管理人员身上，由业务熟练的档案专业人员牵头负责，以项目为单位逐一构建工程档案项目组，按照项目的联络表单，利用微信等通讯手段将相关的单位直接负责人员组建工程项目组群，发布项目档案的工作安排及时间节点，为保证项目档案的质量，有问题及时沟通明确，有疑惑及时提出解决，有工作延误及时调整时间节点，保持与各单位特别是施工单位、监理单位、设计单位、设备采购单位的交流沟通，确保各单位明确归档标准及归档时间，结合档案工作周报、月报制度，并利用生产周例会等途径，及时通报工作进展，在遇到突出问题需要的时候，联系工程处项目负责人与相关责任单位举办档案工作推进会，解决各项疑难杂症，保证项目档案有效推动。

4）严格档案管理制度。档案管理制度完善，这几年制发了《齐鲁石化档案管理细则》（齐鲁分发[2018]278号）、《齐鲁石化建设项目档案管理规定》（齐鲁分发[2012]52号）、《齐鲁石化档案固定资产投资项目竣工验收管理规定》（齐鲁分发[2012]164号）等，根据SH/T 3503-2017及 SH/T 3543-2017新石化标准的逐步推广，结合石化企业标准Q/SH 0704-2016以及档案行业标准DA/T 20-2018，新的管理规范《中国石化档案建设项目验收细则》（中国石化综[2020]177号）的执行，这些标准制度是工程项目档案质量的保障。

档案管理有法可依，有章可循，确保了工程档案管理的良好基础。

2 项目档案的管理措施

1）工程启动会定基调。项目档案工作在公司得到了公司领导、工程部等有关部门的大力支持，在工程启动会上，档案人员会参加，定下档案资料的标准，根据项目情况提出要求，将档案的要求写入会议纪要，从项目的前期进行档案资料的管控。参建单位从项目一开始就重视资料的收集、归档情况，杜绝了许多资料一开始不重视保管，或者填写不规范，或者参建人员流动等造成的资料缺失情况。

2）工程档案人员跟进档案资料情况。工程启动会后，工程档案人员及时了解项目情况，定期与监理单位联系，要求其协助建设单位划分项目的分部分项，从一开始杜绝漏项的情况发生，避免档案资料的完整性缺失。定期接受施工单位遇到的咨询，在资料形成中就解决困难，从根本上保证了资料的准确性、完整性。在合同签订时候，明确乙方承包范围内相关文件的编制依据。数量、版本、整理要求，从项目文件的源头进行管控，从而有效避免归档时资料就档案而言的效力问题。

3）严控工程项目交工资料的审核流程。工程项目不分大小，交工资料一律经过初审、复审、终审、电子版制作的流程，在每一个阶段中，按照新版SH/T 3503-2017规范的要求，落实监理单位的审核职责，经过监理审核合格的交工资料，再由档案部门进行审核，出具交工技术文件指导意见，并限期进行整改，各资料单位严格依照指导意见进行整改工作。在整改期间，对同一问题重复性犯错，对拖延整改期限等各种不配合的现象，在工程项目档案组群里不能详细说明原因，进而影响档案工作周报、月报时间节点的，进行通报批评、扣罚工程款项的严厉措施。通过严格控制工程项目交工资料的审核流程，确保交工资料的质量符合验收标准要求。

4）加强档案业务培训工作。公司档案部门每年两次，组织档案业务培训工作，尤其是工程项目档案的定向培训，与工程项目档案相关单位的专（兼）职档案人员和工程管理人员一起，增强对项目文件归档范围、案卷整理要求、交工文件的标准规范等进行业务学习，每年初针对验收项目进行针对性的指导，加强档案资料的整理、归档能力，督促项目的监理单位、施工单位、设计单位及时有效地开展 工作。

每年工程项目验收完毕，档案部门先就验收专家的点评、验收意见进行内部研讨，针对每一个扣分点项拿出整改意见，再联合项目的各参建单位组织整改专项培训，就验收问题进行业务规范学习，在整改中加深印象，落实责任，坚决不让同样问题继续出现，将工程档案培训工作真正做到实处。

3 存在的问题

齐鲁公司工程项目档案管理工作取得了一些成绩，得到了集团公司档案验收专家组的认可，但同时也存在一些问题，比如公司的文书系统、合同系统、招投标系统等如何与档案专业系统对接，实现工程项目的管理性文件有序搜索、解决档案人员二次收集、整理的重复性工作；再有各参建单位资料归档时效性有改进，但拖延现象依然存在，没有专业的资料整理人员，因为人员流动性大，虽然每年进行培训，但经常是年年整理资料的都是新手，影响档案的验收进度。

在新的发展形势下，通过种种举措，有效地促进工程项目档案的管理，推进各专业系统与档案系统对接，加强对工程项目档案数字化系统的应用等，需要档案人员的共同努力。