如何加强企业档案管理信息化建设分析

臧大青

（招远市房产物业管理有限公司，山东 招远 265400）

1 引言

在企业信息系统中，档案信息是一个非常重要的组成部分，对档案信息的科学管理具有决定性的意义。由于管理水平落后、信息化建设中长期规划不到位、安全保障不到位、人员素质不高、信息化水平低等问题，给企业发展带来不利影响，必须采取有针对性的措施，提高信息化建设质量。因此，我们需要改进企业档案管理，而档案信息管理是一种很好的管理方法。一方面，管理信息可以帮助企业摆脱孤立和纵向开放。信息的管理可以很好地帮助公司实现从单纯存储和使用档案信息资源到获取和开发信息资源的转变，更有利于信息资源的合理配置。另一方面，充分开发和利用档案中有价值的信息，更好地让档案服务部门为公司提供社会服务。

近年来，随着信息技术的不断发展，信息管理在各行各业得到了广泛的应用和发展，并取得了良好的效果。在全球范围内，产业信息化已成为一种发展趋势。企业要想在激烈的市场竞争中立于不败之地，保证自身健康稳定的发展，就必须跟上时代的发展潮流。实现企业档案管理信息化，运用信息存储、数据库技术等先进科学技术，为企业收集、分析公司内部文件，通过网络信息平台为企业发布信息。这样就提高了企业的整体效率，从而达到提高企业经济效益，更好地服务社会的目的。

2 企业档案管理中所出现的问题

1）信息化意识淡薄。企业文档信息管理是企业的一个重要环节，但它是许多企业文档管理中的一个重要环节。高层领导没有意识到文件信息管理的积极作用。知识文档管理将是一笔巨大的资金，并不能给公司带来效益。公司长远发展的角度正确对待企业档案信息管理。公司在档案管理信息化方面投入较大，缺乏档案信息管理设备。同时，很多企业不接受企业档案管理人员的培训和聘用，导致这些员工缺乏综合实力和经验，无法妥善处理和开展企业档案信息管理工作。这样，企业档案信息管理在促进公司发展中的积极作用就不能得到充分发挥。

2）档案管理人员素质不高，管理水平落后。由于企业对档案管理的发展重视不够，专业人才配置不到位，许多档案管理人员的专业素质和基本素质不足。然而，在竞争日益激烈的今天，人才素质是企业取胜的重要条件。档案管理人员质量控制不严，培训活动安排不当，将使企业面临严重的人力资源瓶颈。这无疑是实现档案管理信息化建设的巨大障碍。另外，企业档案管理的专业网络系统和信息平台建设还不完善，档案管理软件的先进引进，使得信息管理的方法相对落后，员工更多地依靠手工方式进行信息的查找和提取，将严重浪费人力物力。另外，在文件处理过程中，缺乏专业的文件分类步骤，许多文件存储在数据库中，目录数量不准确，标题是标准化的，文件的完整性不足以确保将所有类型的文件放在一个文件中，导致文件丢失等严重后果。

3）电子档案鉴定责任不清。电子档案评价是通过评价内容来判断档案的价值。档案评价是企业档案管理的一项艰巨任务。为了识别电子文件，相关部门需要通力合作，这需要时间和精力。然而，由于电子档案管理不成熟，鉴定责任不明确，企业无法实施电子档案鉴定，一直处于停滞状态。在这种情况下，对文档身份验证的需求不断增加，使得管理更加困难。此外，“制度是一切的基础。没有制度，就无法管理”，一些部门还没有建立起完整的档案管理制度。虽然有些公司已经建立了相关的制度，但是他们对这些制度的实施并不确定。因此，在档案工作中，档案不完整，没有及时检查档案是否真实有效，造成档案工作严重滞后。

3 加强企业档案管理信息化建设的策略途径

1）转变意识，做好企业档案信息化管理的建设工作。公司高层领导和管理者要清醒认识企业档案信息管理的重要作用，认识到企业档案管理信息化是时代发展的产物，是企业信息化产业化的新要求。公司要想更好地发展，不被市场淘汰，就要加强企业档案信息管理建设，提高企业档案信息管理意识，更好地利用信息平台，开发档案信息，为企业创造价值。实现企业档案信息资源共享。定期对企业高层管理人员和领导进行培训，不断提高对企业档案管理信息的认识，将直接影响到企业档案信息管理的建设和发展。高层次人才企业要正确认识文档信息管理对促进企业发展、提高企业经济效益的积极作用，正确认识文档信息管理的重要性和难点，积极倡导和鼓励职工加强这项工作，加大资金投入。管理档案信息，更新先进的电子设备，重视档案管理员的学习，定期开展培训活动，不断提高员工的档案信息管理意识。

2）提高档案管理人员信息化专业素质和水平,提高档案使用效率。为了实现管理的信息化和智能化，首先需要对档案分类进行修改。在档案管理信息化建设过程中，计算机是一个值得拥有的核心工具，但计算机的作用离不开人的操作和控制，这就要求档案管理人员提高信息技术操作技能。企业应组织系统的档案管理信息化建设培训，帮助员工接触行业的专业理论知识和前沿技术，加快信息化建设的步伐。工作人员首先要厘清不同档案之间的区别，并加以整合，形成科学的档案体系。只有在做好档案分类的基础上，才能进一步提高档案的使用价值，帮助企业在人力资源配置和内部一体化管理上取得成效。

3）保证档案信息的安全性和完整性。企业档案信息价值的前提是信息安全。文件信息管理系统的主要性能是硬件安全、软件安全和信息发布安全。首先，企业应在文件管理室、软硬件上开发一套安全系统管理系统，并通过建立安全系统来保护计算机系统的安全。其次，在选择档案信息管理系统时，要严格遵循标准，不减少投入，降低选择标准；第三，信息网络的管理平台应仅限于公司内部使用，数据库应保密；第四，公司内部档案馆对不同的信息资源进行了不同层次的保护。

4 结语

综上所述，探讨企业档案管理信息化建设具有重要意义。企业档案管理信息化建设是一项综合性强的系统工程。企业应从战略发展的角度考虑档案信息化建设。企业档案管理是企业信息化管理的重要组成部分。只有做好这一部分，才能提高公司的经济效益。因此，企业应重视企业档案信息的管理，加强对企业档案信息的研究。充分发挥档案信息管理在促进公司发展中的积极作用，实现公司健康稳定发展。建立和充分利用这样一个管理信息系统，不仅要引起公司领导的高度重视，而且要记录管理者更新观念，用科学发展观探索档案收集和利用的客观规律，充分利用现代信息技术。充分发挥人才优势，全方位推进企业档案信息化建设，整合企业内部力量，实现多领域有效开发利用。