补齐社保档案数字化管理短板提高档案服务利用效能

叶青胜

（浏阳市人社局社会保险服务中心，湖南 浏阳 410300）

1 当前社会保险业务档案管理的普遍现状

社会保险业务档案其实是一种社会保险业务经办部门在业务经办程中形成的一种专门档案，2009年7月国家人力资源社会保障部还专门颁布了《社保险业务管理档案规定（试行）》，用来规范社会保险业务档案的管理，但随着经济社会的发展与社会保障部门自身的机构变革，该《规定》对社会保险的业务档案管理有一定的指导作用，但在细则方面还不够完善，有点跟不上当前社保业务形式的需要，再加上其他综合因素的影响，就造成了当前的社会保险业务档案管理中不可避免的出现一些共性的问题。

1.1 档案管理部门多头化

人力资社会保障部门的社会保险业务经办机构的设置分为养老、工伤、失业、医疗、生育几个社会保险业务经办部门，2019年机构改革之后医疗和生育的经办机构已经归属于各地医疗保障部门，而助各地的社会保险机构的设置也不尽相同，如有的地区是就业和失业管理是一个部门，有的是单独设置有失业管理机构，这就造成每个不同险种的社会保险业务经办机构都会形成各自的业务档案，各自保管、各自为政，在档案的形成过程中整理成档标准不一致、管理标准不一致，跨部门利用档案难等问题。

1.2 档案形成类别多样化

各险种在社会保险业务经办过程中，在不同的阶段会形成不同的业务档案，如参保单位在办理参保登记、变更登记、注销登记时填报的登记表单及相关审核材料以及参保人员办理社会保险关系变动、基本信息变更等登记手续时填报的登记表单及相关审核材料，参保个人的待遇享受申请材料、个人信息变更材料等，财务部门的基金收入、支出等档案材料，不同档案材料，保管期限、利用率、利用价值都有差别，在整理成档的过程中要对这些资料进行细致、准确的甄别，这样才有利于形成档案的严谨性、管理的针对性、使用的便利性，这就对档案管理人员的业务水平就提出了更高的要求。

1.3 档案管理硬件差别化

所谓档案管理硬件差别化，主要是指人社部门社会保险业务经办机构的业务档案与人才交流服务中心的人事档案管理的硬件设施相比较还有较大的差距。受制于办公条件，目前社会保险业务经办机构的业务档案的储存在库房面积、防潮、防火、温湿度的控制等方面普遍只是勉强达标，甚至是不达标，在数字化管理方面的投入更是少之又少，最多也就是给配个电脑、打印机之类的。要查一本档案，基本是上要靠人工到一柜的档案中去翻，要费九牛二虎之力，极大的影响了工作效率。同时由于档案管理中库房通风、防火、防潮等设备设施不完善的话，所保存的社保业务档案存在极大的安全隐患，稍有不慎就会造成不可挽回的损失。

1.4 档案管理人才缺乏化

由于社会保险业务经办机构非专业的档案管理机构，大部分在社会保险业务经办机构的档案管理人员都属于兼职案管理人员，都是在做好档案管理的同时还有其他业务工作，而且大部分都是半路出身的非档案专业的人员，也极少有机会接受比较专业的培训，甚至有部分单位认为档案管理工作是一项业务性不强的工作，往往选派一些工作业务能力不强或是工作不够认真的工作人员去负责该项工作，造成在社会保险业务档案的收集、整理归档、保管等方面还有较大的欠缺。各个社会保险业务经办机构的兼职档案管理员的素质不一，管理水平有较大差距。总的看来社保业务经办机构的专业档案管理人才都是极度缺乏的。

2 补齐社会保险业务档案数字化管理短板的几个重要抓手

2.1 加强档案数字化管理设备的配备

兵马未动，粮草先行，要推动社会保险业务档案的数字化管理，实现社会保险业务档案管理的现代化、数字化，要提高社会保险业务档案的整理和利用效率，必须要有先进的设备，要有必备的工具才可以进行操作，如扫描完仪、电脑、打印设备、智能密集架以及相应的图形处理软件等，这就需要较大的资金投入，需要我们的社会保险经办机构的领导人对这一项工作的充分重视，需要我们社会保险经办机构的档案管理负责人去争取，也需要上级人社部门制订有相应的制度规定来保障单位对社会保险业务档案管理利用的资金投入。

2.2 搭建社会保险业务档案管理的统一电子平台

通过统一社会保险业务档案管理电子平台，将养老、工伤、失业甚至是医疗保障部门的医疗、生育险都纳入这一个统一平台管理，做到社会保险业务档案的统一规范。统一的平台有有利于电子档案在各部门之间的交流与传递，需要查看某参保对象的某个险种的参保情况或者是待遇享受情况不用再跑到其他部门去看纸质资料。这样可以大大提高工作效率，提高社会保险业务档案的利用率。对纸质档案来说，也是一种更好的保护，因为纸质档案翻动太多的话不利于保管。而且社会保险业务档案管理电子平台的搭建，站的高度可以高一些，至少以省为单位搭建平台，这样可以做到全省范围内的统一，避免出现下辖的市、区、县各自为政，甚至是复建设，达不到预计的效果。

2.3 注重对档案管理人员的现代化技术手段的培训

档案数字化管理设备的配备、现代化技术手段的不断革新，对我们社会保险业务档案管理人员的素质提出了新的要求。无论什么设备，最终还是要人去应用、去操作，有了先进的设备还要有人会使用会操作。所以要注重对社会保险业务档案管理人员定期进行业务知识培训，一是不断更新档案管理人员的思想理念，跟上时代的步伐；二是要掌握新设备设施的操作技能和技巧。要定期由上级人社部门组织管辖区域内的人社部门的相关档案管理人员进行专业知识等方面的培训，只有档案管理人员的素质跟上去了，才能充分发挥数字化管理设备及新的档案管理平台的作用。

2.4 重视社会保险业务数字档案的安全管理

社会保险业务档案数字化管理必依托互联网、信息平台等工具，所以在使用和保管过程中必然存在一定的风险，如发生信息泄漏等风险，针对数字化管理设备在社会保险业务档案管理和使用过程中可能存在的风险点一定要先行排查牢牢管控，及时堵漏，切不可大意，及时发现问题和完善管理流程，所以在使用和管理的过程中一是要制订有严密的管理制度，要做岗位职责分明，责任追究到人；二是要在管理平台的打造与传输平台的搭建时充分考虑到信息安全问题。既要发挥档案数字化管理的巨大优势，也要预防可能存的风险问题。

社会保险业务档案的数字化管理从目前的情况来看还有很长的路要走，我们朝这方面不断努力的同时，仍要继续做好社会保险业务纸档案的收集、整理、保存工作，因为纸质档案是根，而数字化档案是枝叶，只有才保证纸质档案管理不滑坡，数字化档案管理短板不断得以补齐的情况下，两条腿走路才能走得更稳，我们的社会保险业务档案才能更高效、更便捷的服务于百姓，服务与社会保险工作，我们作为社会保险业务档案的管理人员也就实现了自己的人生价值。