大数据信息技术在文书档案管理中的应用分析

孟祥蕊

（中核第四研究设计工程有限公司，河北 石家庄 050021）

文书档案中也包含一些重要数据信息资源，利用大数据信息技术，不仅能加强对信息资源的合理保护及利用，也能为社会发展和时代进步提供一系列积极的参考意见。因此，促进文书档案管理信息化及现代化，不仅是时代发展需求，也是经济发展需要。不断促进文书档案管理工作优化，可以为国家长期稳定发展奠定基础，也能使海量的信息数据在大数据信息技术的统筹管理下，变得清晰明确，从而更有利于开展相关档案查找及数据使用工作。

1 在文书档案管理中应用大数据信息技术的意义

时代的不断发展，使得文书档案管理工作愈加复杂。时代的发展不仅使文书档案涉及的档案数量及档案类型越来越多，其专业化也越来越强。因此，现有的技术无法加强对文书档案的利用和管理。可以通过加强对大数据信息技术的应用，有效提升其管理质量和管理效率。并且，大数据信息技术不仅能加强相关文书档案收集及整理，也能对相关数据进行分析和整合，并通过科学技术及核算加强数据预测工作。同时，大数据信息技术拥有强大的存储功能，这种存储功能不仅可以使文书档案管理容量加大，也能确保相关数据的安全性，从而为文书档案管理信息化发展奠定基础。提升文书档案管理质量与管理效率，可以使档案管理人员加强与各部门间的联系，并使文书档案价值有效增加。并且，文书档案存储数量过于庞杂，大数据信息技术不仅可以加强数据挖掘及利用，也能为相关单位发展和进步提供充足空间保障。因此，文书档案管理中要不断加强对大数据信息技术的应用，这样才能有效提升其管理质量及管理效率。

2 大数据信息技术对文书档案管理发展的影响

2.1 改变传统管理思维促进管理现代化发展

大数据信息技术的不断成熟及普及，使得文书档案的管理思路和管理模式逐渐发生变化，这不仅有效促进文书档案管理现代化发展，也为其他部门的工作创新奠定基础。首先，传统文书档案管理工作中重管理及收集，但对使用方面却比较轻视。这种思想的存在，不利于相关文书档案的后期使用及查找。而大数据信息技术可以为查找和整理分类提供便捷，也能及时促进相关信息更新和完善，并对填写的相关数据进行基本核实，从而确保相关数据的真实性及合理性；其次，互联网的普及也为大数据信息系统发展奠定基础。文书档案管理在不断向数字化发展过程中，改革和完善传统的纸质化管理模式弊端，通过形成电子数据档案，实现有效的信息共享及信息利用，这也使得文书档案的潜力可以得到无限发挥。

2.2 拓展文书档案使用、共享及存储范围

大数据信息技术的特征和特点就是共享性较强，同时，共享性特点也使文书档案使用范围不断扩大。因此，利用大数据信息技术进行文书档案管理，可以有效提升相关数据使用率，也能使其使用范围和使用界限不断扩大。同时，相关人员会有不同的管理权限及控制权限，这种控制权限级别不仅有效保障信息数据安全，也能为用户提供个性化的服务体验。利用大数据信息技术进行相关数据分享，不仅能确保信息的完整性，也能在一定程度上节省相关存储空间，从而实现存储、查找、使用的一体化。这也为相关工作有效提升工作实效，从而为相关企业和单位进步及发展提供帮助。例如，由大数据信息技术支撑，相关文书档案可以以视频、音频、图片等等形式展现，这种文书档案数据化发展更有利于相关数据的应用及收集工作，也使得相关数据展现更为立体化。

3 大数据信息技术在文书档案管理中的应用策略

3.1 加强文书档案管理完善促进数据共享

文书档案在管理过程中应建立完善的管理制度。首先，国家发布一系列文书档案管理指南，这些制度不仅为文书档案管理，提供一系列参考意见，也促进文书档案管理工作的规范化和合理化。因此，相关管理人员要严格遵守国家规章制度。同时，也要对人员的制度掌握情况进行考核，从而确保相关管理手段更科学合理。例如，要对文件的收集、分类、流转、归档等等进行系统化培训，从而确保管理制度的有效落实；其次，在文书档案管理过程中也要加强对相关档案的充实工作。例如，可以加强音频、视频、图片等等形式的档案收集，从而使档案更加具体化和直观化。同时，也要利用大数据信息系统加强对文书档案的分析，通过分析，不仅能使其分类更合理化，也能使信息整合及应用更高效，从而为数据共享及信息整合奠定基础。

3.2 加强对信息技术的应用促进文书档案管理模式升级

传统的文书档案管理无法符合时代发展要求。因此，文书档案管理中要加强对大数据信息技术的运用。首先，要加强对先进信息技术的引进和利用，也要对现有的检索系统进行更新和完善，这样才能使检索系统更高效，并促进文书档案整合速度不断升级。例如，可以引入数据库、云计算、网技术等等先进的信息技术，从而为大数据系统运转奠定基础；其次，大数据信息系统可以支撑文书档案管理模式，不断优化和升级。因此，可以利用大数据信息系统进行资源挖掘工作，不仅要对现有的相关文书档案进行整合。也要通过扫描，识别等等信息化方式，加强对传统纸质档案的收入。相关信息数据的完善，可以有利于大数据信息系统加强对各数据之间关联的分析，从而打破各部门的信息孤岛现象，为用户提供更具针对性的个性化服务方案。

3.3 加强文书档案管理安全工作

文书档案在管理过程中，要加强对其安全工作的重视。首先，要加强对相关管理人员安全意识培训，这样相关人员才能树立完善的安全意识，并积极承担应担负的责任，通过遵守相关规章制度，从而防止泄密事件出现；其次，可以通过不断更新相关硬件设备及软件设备，从技术层面加强安全管理。例如，通过不断更新防火墙以及进行相关文件加密，从而对相关答案实行严格保密，确保档案的安全性；最后，也要加强文书档案分类，可以通过相关分类增加相关数据的使用率。也要对一些机密档案进行严格守护和管理，并通过定期查杀，防止相关木马病毒的入侵。同时，也要加强对相关人才信息技术能力的培养，这样相关人才才能在充分合理地利用大数据信息系统，确保相关文书档案的安全性。

4 结语

大数据信息技术的不断发展，使得文书档案管理工作需要迫切升级和完善，这样才能打破信息孤岛，真正实现文书档案的具体价值。同时，加强对大数据信息技术的应用，也能促进文书档案管理现代化发展，这也可以使相关的企事业单位及政府部门工作开展更加便利和便捷。并且，文书档案管理人员也要不断增加自身信息技术掌握能力，这样才能在熟练运用大数据信息技术的同时，保障相关文书档案的安全性和隐秘性。