互联网时代做好基层工会档案管理工作探析

邢西平

（河南省陆浑水库管理局，河南 洛阳 471000）

在基层工会档案管理过程中，互联网手段的应用成为必然趋势，在互联网手段应用过程中，需要按照互联网的发展特点以及基层工会档案管理工作的具体情况做好信息化手段的应用。在信息技术应用过程中，应明确工会档案管理工作的重要性，做好基础管理工作，保证工会档案管理工作在实施中能够达到管理要求，根据档案管理工作的特点和要求优化管理措施，提高档案管理工作效果。

1 转变管理思路，积极建立数据库

1）对工会档案资料进行分类。基层工会档案资料多，在档案管理过程中对档案资料进行分类和重要度的标记，能够避免档案管理出现混乱的问题，能够解决档案管理的类别梳理问题。通过对档案资料的分类，能够使工会档案资料按照类别进行存储，便于档案资料的存储，同时也能方便档案资料的查找，使档案资料在分类管理过程中能够达到管理要求，根据档案管理的特征和档案管理的具体情况做好管理工作。所以，明确工会档案资料管理的重要性，并根据工会档案资料管理的具体要求做好档案资料的管理，对解决档案资料的存储问题和提高档案资料的管理效果具有重要影响，以此为基础推动数据库的建立，对基层工会档案管理工作的推进与落地实施具有重要意义。

2）做好工会档案资料归类和保存。通过对工会档案资料进行合理分类和重要程度的标记，使工会档案资料做到类别清晰、存放得当，以此为基础建立数据库，将工会档案资料进行归类和保存，并将电子数据库作为主要的资料存储方式，对降低工会档案资料的存储难度和提高工会档案资料的存储容量具有重要影响，同时，在工会档案资料的存储就用和管理中能够提高管理效果，保证工会档案资料在管理和保存的环节能够达到科学和标准要求[1]。所以，了解工会档案资料的管理情况，并按照工会档案资料的特点做好管理工作，解决工会档案管理工作中存在的问题，保证工会档案管理工作取得实效。

2 做好电子档案的转化

1）将工会纸质档案进行电子化处理。目前互联网时代基层工会档案管理存在的困难较多，采用传统的档案管理方式不但不利于解决档案管理问题，同时还会对档案管理工作产生不利的影响。在此背景下，基层工会档案管理需要将纸质档案进行电子化处理，以电子化档案存储的方式，缓解基层工会档案管理的矛盾，使基层工会档案管理工作在实施中能够节约档案存储的场地，提高档案资料的安全性，解决档案资料管理中存在的保管风险问题，能够通过电子档案的转化和多次备份化解基层工会纸质档案的保管矛盾，使基层工会档案管理在实施过程中达到信息化管理的要求[2]。所以，在纸质档案电子化处理中应当对档案资料进行分类转化，并按照档案资料的类别以及档案资料的存储特点做好电子化的处理。

2）将电子档案做好分类，存储于数据库中。基于档案管理的特点和档案管理的需要，在纸质档案资料转化为电子档案之后，需要对电子档案进行分类，将电子档案存储于数据库中，方便电子档案资料的后期调用，为电子档案的应用和电子档案的管理提供支撑手段。围绕档案管理的要求和档案管理的具体特点，在档案管理中需要对电子档案进行合理分类，并使电子档案按照基层工会档案的实际类别进行划分，并做好重要度的标记，使用电子标签的方式对重要等级高的电子档案进行标记，使电子档案在应用过程中达到应用要求，解决电子档的都有问题。所以，在电子档案的分类应用中，应按照电子档案的类别情况和电子档案的重要度情况进行分类管理，并做好档案资料的存储，保证档案资料在数据库中能够以分类存储的方式呈现。

3 积极构建网络档案管理系统

1）建立工会档案网络管理系统。互联网时代基层工会档案管理在实施过程中，需要建立工会档案网络管理系统，通过网络管理的方式节约管理资源，减少档案管理工作的人员投入，保证工会档案网络管理系统能够扮演重要的管理角色，根据网络管理的要求和网络管理的具体特点做好管理工作，推动档案管理工作的有效进行，解决基层工会档案管理存在的管理难度问题和人员管理效率低的问题[3]。因此，构建网络管理系统并对各项功能进行优化和调试，对基层工会档案管理工作的开展与实施和管理质量的提升具有重要影响，以此为基础推动档案管理工作的进行，对转变档案管理思路，和作好档案管理工作的落地实施具有重要影响。

2）做好工会档案资料的共享。通过网络管理系统能够实现基层工会资料的远程管理，同时也能实现工会档案资料的数据共享，使企业内部的管理人员能够具备工会档案资料的访问权限，根据工会档案资料的特点和应用的实际情况做好数据的共享工作。所以，按照基层工会档案管理的要求，做好档案资料的管理和优化，并以档案管理的实际要求为切入点推动档案资料共享的实施，设定档案资料访问权限，根据人员的管理层级以及管理的具体要求做好管理权限的调整，确保工会档案资料在共享过程中能够达到共享要求，避免工会档案管理在实施中因共享设置不全面影响工会档案资料的管理效果。

3）细化网络档案管理系统的功能。基于基层工会档案资料的管理实际，在档案资料管理中，需要应用网络技术构建完善的网络档案管理系统，并对管理系统的具体管理功能进行细化。需要包含档案存储功能、档案查找功能和档案调用功能，在此基础上，需要做好档案管理系统的优化，使电子档案在转化中能够做好重要程度和类别的标记，保证档案管理资料在存储过程中能够做到分类存储，按照档案管理的特点和要求细化并调整档案管理功能。所以，做好网络档案管理系统的构建，并对功能进行细化，对做好基层工会档案管理工作以及落实档案管理目标具有重要影响。在当前档案管理工作难度不断增加的前提下，网络档案管理系统的构架成为解决档案管理问题的有效 手段。

4 结论

通过对基层工会档案管理的了解，在互联网的背景下基层工会档案管理工作在实施中需要根据档案管理的特点和要求以及档案管理的具体情况做好管理工作，并围绕档案管理的特点和档案管理的具体内容做好信息化手段的应用，使基层工会档案管理在实施过程中能够达到应用要求，避免基层档案管理工作在实施的有效性和管理的全面性和没达标，为基层工会档案管理奠定良好的基础推动信息化技术的全面应用。