事业单位档案管理信息化建设的对策研究

史梦琦

（乳山档案馆，山东 乳山 264500）

信息技术的更新和发展使得事业单位的档案管理更加的具有章程，技术的应用已成为各行各业能够有效运行的基础。事业单位的档案管理事务方面工作量相对较大，信息化的建设能够从根本上解决事业单位的工作效率问题，最大化的对档案信息进行管理。但事业单位由于机制的问题，信息化建设进程发展较为缓慢。

1 事业单位档案管理信息化建设的意义

在当前信息化建设的大背景下，能够有效地利用信息化技术已成为事业单位发展的重要因素。利用信息技术，提高信息检索、收藏、应用等能力，不仅能够提升工作人员的工作下来还能够进一步的提升档案管理的质量。结合信息化建设，档案管理能够实现信息化的检索的同时还能够优化档案的工作环境，传统的档案管理需要占用一定的办公空间，但信息化技术能够利用计算机存储硬盘就能够实现几万份或者几年的信息存储。信息录入和拷贝的时间较短，最大化的减少了工作人员的工作量。因为纸质材料会受外界环境和时间的影响，产生老化、发黄、字迹磨损等情况，造成信息缺失，但信息技术能够最大化的对原始信息进行保存，减去了维护、修复等环节。事业单位档案管理信息化建设能够在一定程度上减小外界环境给载体带来的影响，调取和查阅的方式更加的简便、快捷，减轻了工作人员的工作压力。

2 目前事业单位信息化档案管理信息化建设所存在的问题

2.1 档案管理体系的问题

档案管理体系的完善对工作人员的工作技能、责任范围、处理方式有一定的影响，档案管理体系能够让管理人员有一定的工作依据，在工作的过程当中能够有条理、有逻辑的进行。在事业档案信息化建设的实际过程当中，使用的设备、软件不同造成在档案管理的过程当中没有具体的章程，由于不同设备的操作方式和不同的软件导致管理体系不能够进行统一，从而导致在资源共享和运用上面出现一定的问题。没有明确的管理章程导致信息化技术应用的不够彻底，在工作的过程当中，部分的档案管理人员还依然在使用传统的工作方式。

2.2 档案管理队伍方面的问题

事业单位的信息化建设离不开人才的支撑，档案管理工作人员的职业素养和职业技能直接决定了信息化建设的有效性，对事业单位档案稳定管理有一定的影响。部分从事该工作的人员在上岗之前没有相关的知识培训，对于信息化档案管理没有一定的工作理念；由于新技术和新理念的出现，档案管理的老员工存在抵触的心理，在学习的过程当中，没有严肃对待；由于工作人员的自身原因，在实践的过程当中出现误操作，造成设备损坏或者信息丢失；档案管理队伍年龄偏大，没有新鲜的血液加入；档案工作人员在工作的过程当中不会举一反三，没有创新能力。

2.3 档案信息安全问题

计算机的使用需要进行全方位的分析，在安全问题上需要进行一定的风险防控。由于信息的集中和便捷，相关的不法人员能够通过网络进行信息盗取，从而造成档案管理失效。计算机可以使用移动存储硬盘进行信息迁移，内部人员也能够使用手机等照相设备造成信息外泄。档案信息的安全一旦出现问题直接会造成档案管理失效，从而给事业单位、国家发展带来一定的影响[1]。

3 事业单位信息化档案管理信息化建设问题的解决对策

3.1 加强档案管理，建立统一的执行标准

信息化建设是当前不可逆的大势，目前事业单位的档案管理信息化建设还处在初级阶段，单位的领导干部要对基层人员展示出建设的必须性，对档案管理的相关工作进行指导和重视，成为信息化建设的先行者。事业单位档案管理的章程要从信息化建设方向进行改革，使用相关的逻辑导图，建立统一的工作标准。地方政府的相关部门需要严格的督促信息化技术的应用，加大相关方面的预算，购买适用于档案管理配备的硬件和正版的软件，对文件的格式、大小、字体、内容要求进行明确的规定，进而提高信息检索的有效性和速度性。事业单位需要在管理方面确保资料的完整性和准确性，对管理人员进行明确的任务划分，建立相关的责任制。对之前的纸质档案信息进行整理和扫描，建立相关的数据库。

3.2 提高档案管理人员的实操能力，加强队伍的学习能力

人才的建设是提高档案管理信息化的基础，事业单位可以通过培训、考核等方式来提升档案管理工作人员的职业能力，加强人才技能方面的培养才能够使我国事业单位档案管理建设具备有效性。事业单位需要在定期对档案管理人员进行信息化建设的总结，并召开相关的会议，让员工意识到信息化建设的必要性。加大对档案管理人员的培训力度，聘请相关的讲师定时的到单位对工作人员进行培训，讲师需要结合档案管理人员的特点进行专业性理论知识的引导和教育，再结合实践让工作人员进行模拟操作。每一阶段的学习之后需要对员工进行考核和评价，其结果关乎到个人的薪资绩效。工作人员需要严肃的对待信息化建设的学习，详细的对相关知识进行记录，遇到问题需要及时的向讲师进行请教。事业单位在人力招纳的过程当中需要对相关人员的胜任力进行考核，制定严格的招纳要求，对其进行系统性的培训，再由老员工进行帮带，最后对其进行考核，根据其综合能力选择合适的岗位。事业单位的相关部门要关注信息技术应用方面信息，及时的更新相关的操作软件，定期的对档案管理人员的综合能力进行 考核[2]。

3.3 结合自身单位的发展，加强信息化技术的安全性

为了防止档案信息损坏或者外泄，事业单位可以根据自身的发展需求，配备合适的监控、识别等设备。在档案管理、资料转借、信息查询的过程当中需要有明确的制度对相关的工作进行制约，严格地按照《中华人民共和国档案法实施办法》执行，遵守档案管理的三大纪律、八项严禁，人事档案三不转、四不外借、五不查、六不收，提高档案管理人员的职业意识，制定相关的档案信息管理的安全章程，最大化保证档案信息的有效性。事业单位要在制度上明确的工作进行规范，定期的对档案管理人员进行安全教育，保证相关人员的廉政意识。对档案管理进行实时的监督，计算机需要个人登入账号才能够进行操作，监督人员需要有一定的技术，对相关人员的计算机操作进行实时的监控，如发现U盘插入计算机、手机拍照等行为需要及时的和该工作人员进行沟通并立即上报给有关部门，如发现资料外泄，对其进行单位内部和法律的处理，绝不对不正当的行为进行姑息。

4 结论

综上所述，事业单位档案管理信息化建设具有十分重要的意义，它是协助单位能够稳定发展的技术支撑。事业单位的领导干部需要加强档案管理，以身作则，对信息化建设的重要性进行宣传，针对性地对档案管理当中存在的问题进行解决。事业单位需要提高档案管理队伍的综合能力，前期需要加大培训流程，提高人员的职业技能。