档案归集在城轨工程行业信息化的应用

胡永涛 陈炳康

（1.合肥市轨道交通集团有限公司，安徽 合肥 230000；2.广州市品高软件股份有限公司，广东 广州 510663）

1 前言

轨道交通建设为百年工程，具有庞大、复杂、多专业融合等显著特点。一个典型的轨道交通项目包括：项目审批、可行性分析、现场勘察、前期设计、施工调试、竣工验收。工程档案作为工程项目验收的重要依据，需对整个工程中涉及的文字资料、图纸资料、数据表格资料等进行存档和记录。因此，如何利用信息化手段对工程建设中的档案进行管理，使之完整且真实地记录工程建设的全过程，从而为后期工程移交、验收及运营管理提供便利，是目前轨道交通档案管理中亟待解决的问题。

2 轨道交通行业档案归集管理的现状及问题

在轨道交通工程的实施过程中，档案业务部门需要对大量的各标段参建单位所提供的工程档案资料进行管理。在档案业务部门的工作过程中，很多制约轨道交通行业档案归集的因素都凸显出来，具体分析如下：

1）档案信息来源广，归集工作难度大。项目参建单位众多，其中不仅包括设计、施工、监理等近百家单位，还有数百家设备系统供应商。档案信息来源既有国内单位，还有国外供货商，这无疑加大了档案归集的难度。

2）档案归集持续时间长，历史档案难追溯。轨道交通工程一般时间跨度长，管理难度大。从开工到竣工验收产生的文件多为纸质文件，通常由施工单位收集齐全后才移交建设单位和城建档案馆。由于建筑工地环境差，办公场所等不断变更，经常容易造成档案的遗失和破损。此外，项目档案种类多、数量大等特点也会给后期资产移交、运营管理中查询历史档案等工作带来不便。为了避免这些问题，需要对建设过程中的文件进行持续细致的监控和归集；以及按纸质和电子文件的双轨制进行管理，确保档案归集的完整性。

3）档案归集检查力度低，整编过程不规范。在档案归集工作中，大部分档案员只是对过程产物进行简单存档。他们并不了解施工技术规范和要求，从而对档案的检查缺乏一定的判断力，检查力度低。另外，在进行档案的归档整编过程中，也缺少用系统规范的方法，对档案的诸如著录项信息、电子文件信息、案卷组卷信息、电子和纸质对应的准确性进行详细的逐一检查。为了满足轨道交通工程档案资料高质量和高标准的要求，确保后期移交顺利，须对整编过程进行详细的检查、核对、规范的归档、严格的整编。

4）档案查询方式单一，无法满足多维度查询需要。已有的工程档案系统提供了简单的查询利用功能，但不能满足个性化查询。例如，现有的档案查询系统缺少按档案分类查询、合同维度查询等功能。工程档案的整编管理需要以多维度的方式来呈现工程文件的组织和结构，这样才能确保工程档案整编过程中的高效性、完整性、可控性。

轨道交通项目建设的复杂性对档案归集在“人”和“工具”方面提出了更高的要求。如何才能打破人才限制壁垒，优化和精简档案归集工作，如何将与档案相关的各个参建单位有机地结合起来，从而搭建一套合理且高效的档案系统，是轨道交通项目对档案进行全生命周期管理过程中需重视的问题。

3 档案归集在轨道交通工程行业的信息化管理思路及方案

信息化在工程档案归集方面的适时运用为解决如上问题提供了思路。档案归集系统具有档案收集、档案整编、检索查询等功能，它可实现工程档案数字化方式的归集管理，使得用户日常的档案归集工作变得规范、标准、便捷。还可根据用户的个性化需求，多维化地展现档案内容，为后期的运营管理、维修扩建、法规要求等各方面需求提供依据。具体管理思路和解决方案如下：

1）档案信息收集工作的自动化。思路：由于档案的来源随业务应用系统的不同而不同，档案的提交方式随工程建设过程的特殊性而多样化。另外，还会存在按照纸质和电子文件进行双轨制管理的需求。因此，在保证档案数据收集全面性的同时，还要考虑档案收集工作的效率提升。方案：为了完成电子文件的自动收集，档案归集系统应具备采集接口、在线提交、关联各相关业务系统的功能，以实现各类文件的在线提交和动态处理，从而帮助项目参建方、业务部门和业务人员及时、有效、全面的完成数据采集。另外，应提供灵活的档案收集与规则检查功能，以便参建方按照档案管理和收集整理的规范要求来进行档案数据的整理和提交，提高效率。

2）档案整编过程的规范化。思路：系统需要对所提供的档案、资料及相关标准等进行归档整编。这些档案来源于工程项目过程中的文档资料，其中还涉及使用人员与组织结构信息、工程项目信息、工程项目的参建单位信息、相关资料描述的字典数据信息等，因此，整编需逐一排查档案属性信息、业务规则等，整编完成后需形成封面、目录、标签、条码等关联信息，形成移交清单，方便档案移交。方案：提供以工程方式整编管理的功能界面，进入以工程阶段或提交单位为分类的树形档案整编界面进行档案编辑、检查及其他相应的工作。另外，可通过提供丰富、精细的在线整编管理功能来满足档案整编管理人员在线进行档案整编的各种工作需求，以提高档案整编的 效率。

3）档案信息查询方式的个性化。思路：工程类型不同，档案的类型有所不同，相应的著录信息也会有所不同；针对不同的人员角色，在档案资料的提交、整编、查询等不同阶段，需要看到的信息有所不同；不同的参建单位，能够提交和查看的档案数据也有所不同。因此，需要针对工程档案管理过程中的信息展现方面，以工程的阶段、建设单位、文档性质等进行多维度整理，提供个性化的自定义查询，以满足工程档案管理过程中的管控要求。方案：系统提供真正的全文检索功能和按照项目区分的展示功能。全文检索功能可以按照用户的身份权限进行管理，同时在搜索结果中还可以进行进一步的细化分类，使用户的查询快捷高效。按项目区分的展示功能实现了按照传统的分类方式进行展示、按项目区分进行展示等功能，还可以提供按自定义目录树等方式进行展示。

4 结束语

工程档案是反映轨道交通工程建设从可行性分析到工程竣工验收一系列真实过程的重要依据之一，是确保后期项目移交的重要保障。对于城市轨道交通工程建设而言，如何科学合理地对种类多、数量大的工程档案进行归集，其重要性不言而喻。档案归集信息化已经成为档案管理的主要发展趋势，不仅可以实现档案查阅的方便便捷，还有利于档案信息的储存，提高归档质量，从而为企业节省人力、物力资源，提升企业经济效益，为社会创造更多的财富。