数字化背景下教师人事档案管理研究

徐露露

（贵州省黔西南自治州安龙县教育局，贵州 黔西南布依族苗族自治州 552400）

教师人事档案管理对于教师与教育发展的重要意义决定了此项工作应该得到教育部门和管理者的足够重视，由于长期受到传统的教育管理理念影响，教师人事档案管理无法适应数字化时代发展的必然要求，限制了教师的发展和教育部门管理水平的提高。数字化背景下，教师人事档案管理工作人员需要对当前的问题进行科学分析，找出存在问题的原因，并给出相应的改进措施，提高教师人事档案信息的利用率，促进教师和学校的整体发展。

1 加强教师人事档案数字化管理的必要性

1）数字化管理模式符合教师人事档案管理的特点。随着人民生活水平的提高，人们的知识水平也得到很大的提升，职业理念已经发生了很大的变化，因此，岗位变化更加频繁，给人事档案管理工作带来巨大的挑战。在新时代职业理念的影响下，教师不再是一个固定的职业，教师人事档案管理表现出更强的动态性。教育局档案中心管理人员需要及时对教师的人事变动信息进行更新。传统的教师人事管理工作模式中，人工操作是进行信息收集和更新的主要方式，不利于档案管理水平的提高，而且这种人工操作的管理模式很难保证信息的时效性，无法适应科学技术飞速发展的时代。数字化教师人事档案管理模式不仅能够及时地更新人事变动信息，还能实现不同部门、不同单位之间信息的交流和共享，实现教师人事档案的高效管理，规范教师人事档案管理工作。

2）符合国家数字化建设的基本要求。在信息化时代，实现教师人事档案管理工作的数字化不仅是社会发展的必然趋势，也是国家在档案信息数字化管理建设规划中的重要组成部分。国家在相关文件中对于档案信息数字化建设的主要目标和基本要求做出了明确的规 定[1]。教师人事档案管理的数字化建设就是借助先进的数字化设备和现代化信息技术完成教师人事档案管理中的信息收集、资料整理和资源应用等工作。数字化教师人事档案管理与传统的档案管理方式相比，在信息储存、检索等方面已经发生了工作模式的巨大转变。教师人事档案的数字化管理不仅能够节省人力，减少工作人员的工作时间，提高档案管理工作的效率，还能够提高档案管理的准确性。教师人事档案的数字化管理能够降低人为因素带来的失误，方便后期的信息检索，还能够避免因纸质资料存放不当带来的信息缺失。因此，加强教师人事档案管理的数字化建设是国家在档案管理方面数字化建设的基本要求，也是时代发展的必然趋势。

2 教师人事档案管理数字化建设中存在的问题

1）教师人事档案管理人员的专业水平有限。教师人事档案管理工作的质量与档案管理人员的综合素质息息相关，在数字化建设进程中，要求档案管理人员不仅要具备专业的档案管理知识和技能，还需要能够掌握数字化信息技术的理论知识和操作数字化设备的能力。根据当前教育局档案管理中心的职工队伍中教师人事档案管理工作者的综合水平状况来看，大多数人事档案管理人员并没有档案专业的进修经历，在理论知识和操作技能上都存在很大程度的欠缺。从档案管理队伍的人员组成来看，很多地方的教育部门并没有设置专门的教师人事档案管理岗位，教师人事档案管理工作也是由部分行政人员兼职。很多教师人事档案管理人员只能利用计算机的office功能对档案进行收集和整理[2]，对数字化管理模式和技术不熟悉，实际档案管理中经常出现档案修改和转移的现象。

2）缺乏数字化设施配置。教师人事档案管理的数字化建设需要教育局相关部门增加一部分资金投入，购买专门的数字化硬件设施，然而，很多教育局档案管理部门的领导因为意识不到教师人事档案管理工作对于学校发展的重要性，忽视档案管理方面的资金投入。很多教育局档案管理中心的教师人事档案管理设备和系统落后，严重阻碍了教师人事档案管理数字化建设的进程。甚至有的教育部门根本没有设立教师档案管理部门。档案管理人员认为这一工作属于机械式工作，所以不会主动去了解一些与之相关的研究新成果，更不会在该领域提升自己的专业管理能力。

3）教师人事档案管理的安全性不高。教师人事档案的数字化管理虽然能够改变传统人事档案管理方式中容易受到人为因素和环境因素的影响而发生档案信息缺失的现象，但是数字化的教师人事档案管理模式中也存在安全性不高的问题。在数字化背景下，教师人事档案管理工作中经常会出现受到黑客攻击和木马病毒的威胁，严重影响着教师人事档案管理工作环境的安全性。很多档案管理人员由于缺乏网络安全知识，容易出现档案信息泄露和人事档案丢失的现象[3]。

3 如何加强教师人事档案管理的数字化建设

1）加强教师人事档案管理人员的队伍建设。要想提高教师人事档案管理的数字化水平，加强教师人事档案管理人员的队伍建设起着非常重要的作用，不仅能够提高管理人员的专业水平，还能够加快教师人事档案管理的数字化转型。教育部门要设置专门的教师人事档案管理岗位，聘请专业的档案管理人员，最好具有一定的档案专业进修经历，保证管理人员具备一定的专业理论知识。要加强现有教师人事档案管理人员的培训，帮助档案管理人员掌握必要的数字信息技术，能够熟练地操作计算机及其他数字化档案管理设备。教育局要将档案管理工作的成果纳入职工考核机制，并制定合理的奖励与惩罚机 制[4]，有效地提高管理人员的工作积极性。

2）合理配置数字化教师人事档案管理设备。数字化背景下，要想提高教师人事档案管理工作的水平，教育部门需要投入一定的资金，购买先进的数字化设备，保证教师人事档案数字化管理工作的顺利开展。不仅要保证教师人事档案管理拥有必要的硬件设备，还要保证档案管理系统的正常、稳定运行。这就需要教育局档案管理中心安排专业的设备和系统维护人员负责硬件和软件设施的管理工作，及时发现设备运行中存在的问题，并进行有效的修复。

3）增强教师人事档案管理的安全性。教师人事档案管理人员需要提高自己的网络安全意识，能够掌握一定的木马查杀和抵御黑客攻击的相关知识和技能。在国家管理方面，相关部门要加强档案管理的立法工作，用完备的法律体系为教师人事档案管理的安全性提供法律保障。

教育局档案管理中心要根据信息是否保密对档案信息进行分类管理，避免教师人事档案信息的泄露。

4 结语

加强教师人事档案管理数字化建设的根本目的是通过提高档案管理工作的科学性和效率，进而发挥数字化人事档案信息在提高教育部门整体管理水平中的重要作用。很多教育局档案管理中心在开展教师人事档案的实际管理工作中，存在档案管理人员专业技术水平不高、数字化档案信息安全性不高等问题，相关领导和工作人员需要对数字化档案管理模式中存在的问题展开合理的分析，完善档案资源，提高管理水平。