地方性高校档案信息化管理的问题与调适对策剖析

索晓欣

（赤峰学院党政办机要室，内蒙古 赤峰 024000）

国家档案局印发《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》中指出，“推进传统档案管理的改革，加快档案信息化的进程，是当下档案信息化工作的重点。地方性高校档案馆作为档案发展的“排头兵”，在人力、物力、财力等方面占有诸多便利条件，理应走在档案信息化建设的前列。”近年来，全国各地地方性高校对档案馆的信息化建设普遍加速，取得了一系列值得肯定的成效，当然，也在诸多方面存在问题。本文意在从地方性高校档案信息化管理现状入手，对地方性高校档案信息化存在的问题进行一系列梳理，并在此基础上，提出优化地方性高校档案信息化的宏观策略与微观路径，以期为档案管理与工作人员提供一定的借鉴与参考。

1 地方性高校档案信息管理的问题剖析

1）档案信息化管理制度有待提升。诸多地方性高校的档案在信息化管理制度存在着一系列问题，在深入调研的当下必须给予重视。部分地方性高校的档案“信息化”管理意识淡薄非常明显。从实践操作上来看，档案信息化管理必然有别于传统的纸质档案管理，这是一个人所共知的重要事实。然而，当下部分地方性高校档案工作的重心并未能将档案的“信息”化建设提升到一定的高度上，未能将“信息化”理念贯穿于档案管理工作的始终，一度造成了数字档案管理凌乱、质量不高等问题出现。从某种程度上来说，造成了当下部分地方性高校档案信息化管理制度缺乏“时代性”。

2）档案信息化管理人员职业素养有待提高。信息化技术快速发展的当下，任何机构的人员都既要掌握专业相关的知识，同时，也要具备信息化的知识与能力，可以说，地方性高校档案管理人员也不例外。据《中国互联网职业素养调查》抽样显示：“地方性高校档案系统人员信息化实践能力相对不高。” 在实际工作中，由于对档案管理的信息化技术掌握不足，大多数工作人员在工作过程中还停留在传统简单对档案资源的整理与分类，加之缺乏对计算机使用知识的相应培训，使得地方性高校档案信息化管理的推进更加是步履维艰。

3）档案信息服务内容有待完善。当下大多数地方性高校档案网站的主要包括“本馆简介”、“政策法规”、“信息发布”、“档案基本信息检索” 、“网上展厅”、“联系我们”等内容，而档案信息化的一些个性化功能，如“异地查档”、“资料下载”等功能，部分地方性高校档案网站是不具备的。从基础建设情况来看，其根本原因是部分地方性高校，由于网站建设相对不完善以及数据基础工作缺失，导致了用于方便用户的快捷、异地获取资料的途径严重受限。在一定时空条件下，用户若想进行线上查档、资料下载以及信息检索等功能应用时，则难以实施的，从而严重的限制了地方性高校信息化档案功能的发挥。

2 地方性高校档案信息化管理宏观策略

1）统筹规划机构建设，加强软硬件与技术落地。从技术层面上来看，档案信息化建设离不开信息技术的支持，尤其是档案数据的数字传递、转换与利用等各个方面，都需要有相应的软、硬件环境才能实现。因此，要加强信息技术软、硬件设施落实。相对于普通办公设备而言，数字档案的软、硬件设备与技术支持的配置要高于办公设备，其资金需求也是相对较高的，显然，非常有必要提前进行规划与预算。

2）明晰国家档案文件，加强与外界合作。目前，档案管理工作繁重，而一系列的梢节性工作则可以考虑借助外界机构的力量来完成。当然，如果将馆藏资料信息化处理的工作交给外包机构的话，一定要确保外包企业的资质符合标准，同时，要加强对外包企业的业务指导和监督，确保外包企业规范地执行各项标准，将信息化处理的任务落实到位。对零散性档案资料进行整理，进行信息化转化时，要细划转化内容、合理分类，这部分工作要由档案专业人员协同专职人员一同完成，同时，要建立相对统一的转换信息化标准，以备使工作人员有据可依，更好地开展工作。

3）适度分层整理，确定整体推进思路。对于地方性高校而言，要积极的解读国家档案局与地方性高校档案建设的相关规则 ，结合具体工作，一方面，要从数据目录、源文件版权以及页面修复提出一系列具体要求，另一方面，要对文件扫描、声像处理、数据验收、数据库建设、数据质量查验、数据管理等方面的规范进行相应的细化，进而形成本院校档案信息化建设的操作规范。尤其是针对一些外包业务，若没有相对完善的规范与标准，则难免会出现质量不统一、数据格式混乱，后期无法对接的现象发生。因此，极有必要对各类外包业务进行操作规范与标准的确定。

3 地方性高校档案信息化管理的微观路径

1）强化档案学科意识，突出学科建设需求。在当前高等教育快速发展的当下，地方性高校若想在激烈的竞争中占据有力的位置，缺少学科意识则较难在竞争中脱颖而出的。从当下国内外地方性高校发展来看，学科建设早已成为各类地方性高校快速发展的重要内容，地方性高校档案部门作为档案信息资源的服务中心，在学科建设中起到了不可或缺的作用。从教学与科研的实际情况来看，需要大量的原始资料，而地方性高校档案系统恰好能够为教学与科研部门提供重要的支撑。

2）加强人才培养，建设专业化档案服务团队。众所周知，档案信息化建设与优化是一个长期的过程，是一个多元因素的合力建构。抛开硬件建设的话，人才支撑则是整个档案信息化管理的核心，这是无可争议的重要事实。信息化档案与传统档案处理与理念上有着诸多差异，需要一批有“信息化”认知和技术上的档案管理员。正如档案学学者比德所言，但随着新数据源源不断的产生，新的任务也会随之而来，具备信息化能力的档案专员是不可替代的，尤其是高素质的专业人才更可不能缺少的。

3）加强基础性工程建设，突出网络服务体验。数字信息化时代，档案信息化管理的重点一定是在“数字信息”上。从技术构成上来看，数字信息是“信息”信息化的产物，而“信息”如何信息化是解决“数字信息化”的关键内容。互联网、录制与转化器材、媒体终端综合起来完成了数字信息的生成与转化。显然，网络技术、硬件设施是“信息信息化”的重要支撑。地方性高校档案馆要想较好地实现档案信息化，除了地方性高校学科意识认知、人才培养外，更重要的是互联网、录制与转化器材、媒体终端的建设，这一点是档案信息化管理实现的重要内容。当下，由于各类地方性高校对档案认识不一，其档案信息化的进程表现的是相对缓慢的。以手动笔录、传统调档等方式进行档案处理的档案管理仍在较大范围内存在，严重的影响了档案信息的调用与完善。因此，加强档案信息化的基础建设是极为必 要的。