论文书档案管理的办公自动化应用

姜红缨

（金华市公共资源交易中心，浙江 金华 321000）

文书档案管理工作是办公发展过程中不变的核心，不仅能够对主体发展的历程进行记录，也能够直观地反映单位的问题和运行过程。因此，在未来文书档案管理过程中，如何顺应办公自动化的发展，全面提高相关管理工作的水平及质量是工作人员需要注意的主要方向。

1 办公自动化在文书档案管理工作当中应用的优势

1）高效便捷。信息化时代的技术能够给文书档案管理工作和办公自动化的结合带来巨大优势[1]。在此种环境下，传统纸质档案的复杂程序将被最大限度地简化，同时归档工作也能更好地利用信息资源和大数据库。

2）资源共享。档案管理工作对单位办公而言有重大的优化作用，自动化办公环境中更能够发挥自动化办公的优势。各单位之间也能方便快捷地实现资源共享以及信息的阅读和查看。与此同时，现代化技术和网络信息的传播，促使单位文书档案管理能够根据不同要求和环境进行检索，同时，自动化办公对档案的分类和过滤能力也能够全面加强文书档案管理工作的信息传输效率。并且信息资源共享也被提上了日程，尤其是对政府和公共资源交易类企业而言，信息资源共享也是至关重要的需求，在此种背景下，公共资源交易类企业的文书档案管理工作中，信息利用安全性也能得到保障。

3）存储稳定。与一般的纸质档案相比，电子档案更能够充分发挥出现代科学在文书档案管理工作当中的优势，诸如U盘、储存卡等之间的信息传输，都能够获得更加稳定的保障。上述设备传输资料文件常是公共资源交易行业的首选，主要原因在于其具有存储时间长、稳定高效的优势，在办公自动化的背景下，相关工作获得了更加稳定的存储保障，在网络环境中传递文书档案，能够全面提升文档安全系数和稳定性。

4）管理简单。以往的文书档案管理工作有一个十分复杂的过程，即从文献搜索、分类到后续的整理和归档等工作，都需要付出大量的人力，同时人工进行上述工作难免有产生失误的可能。但在办公自动化的背景下，计算机能够对文书档案管理工作的全过程进行辅助，不需要工作人员耗费过多的时间精力进行操作，一方面可以提升档案管理质量，另一方面也降低了工作难度。

2 文书档案管理中办公自动化的应用对策

1）提升对办公自动化的支持力度。办公自动化是当前公共资源交易行业中档案管理领域创新发展的主要体现，也是未来该行业文书档案管理工作发展的主要方向。由此可见，该行业需要在后续工作中正确认识办公自动化的价值，并对相关内容提高支持力度，投入更多的资金和人才培养成本，加快文书档案管理工作的转型速度。

自21世纪我国逐渐进入信息化时代以来，智能化文书档案管理工作的开展对于我国各行业的发展都带来了正面影响，尤其是公共资源交易行业，正在顺应时代背景的推动，加快速度实现自身积极创新的转型发展。从这个角度分析可以发现，自动化办公融入文书档案管理已经成为必然发展趋势，也是各企业单位内部发展创新的主要内容。单位高层管理人员需要明确自动化档案管理的实际价值，并且立足于企业单位的长远发展，发现自动化办公和文书档案管理能够给单位企业带来的利益。如：某公共资源交易企业，经常在会议上讲解真实企业发展案例，唤起管理人员对于相关内容的重视程度，有效保障了企业内部文书档案自动化管理的发展程度。

2）尽快完成文书档案管理流程重构。在办公自动化的影响下，文书档案管理工作的内外环境都产生了变化，以往的管理流程与新兴的企业发展历程不相适应属于常见现象。在此种形势下，公共资源交易行业可以结合办公自动化的背景，加快速度对管理流程进行重构。具体的工作需要深入文书档案管理工作的细节当中，同时制定更加规范和标准的工作内容。尤其是档案管理工作普遍已经具有完善的工作模式，市面上流通的自动化办公软件与实际的管理工作存在差异是常见现象，以某企业为例，该企业在购买软件之前，系统全面地分析了企业本身的文书档案管理模式，与企业发展方向结合考虑，最终选择了更加符合标准的软件。同时，在软件选定之后，该单位还就文书档案管理工作的细节制定了新的软件运作流程，在已有的文书档案管理基础上，适当进行了调整，不仅提高了流程重构速度，也确保了企业发展的稳定性。

3）保证文书档案数据信息的安全性。众所周知，大数据背景下的文书档案管理需要重点注意资料的安全系数。网络环境给相关工作带来便利的同时，夹杂的风险也不可忽视，虽然对于文书档案管理而言，能够较大程度地规避传统环境的威胁，即文本丢失等，但互联网环境中的木马入侵和信息泄露等风险也同样需要工作人员提高警惕。面对此种情况，公共资源交易行业文书档案管理人员可以加强对档案数据安全性的保护程度，具体方式以某企业为例。该企业工作人员使用的是权限等级、防火墙升级和云北风等多重防护技术结合的方式保障安全系数。通过上述方法，该企业的文书档案安全性得到了全方位的保护。

此外，在上述工作过程中，企业单位可以对文书档案按照内容重要程度进行等级划分，对于重要程度一般，同时经常使用的文书档案，可以定期备份，避免数据受损影响使用。而重要性较高的文书档案，需要工作人员使用普通硬盘分别备份，且要把握权限等级的管理，保障文件资料内容不会在使用过程中泄露。

文书档案管理人员谨慎起见，可以在文书档案线上管理活动时保留操作痕迹，也可以派遣工作人员轮流负责出具每日的工作日志，落实责任到人制度，在信息安全和数据完整性遭到破坏时能够迅速找到负责人。

4）建成高质量文书档案管理人才队伍。办公自动化全面落实之后，文书档案的管理工作也产生了变化[2]。主要是体现在其中融入了更多的信息化档案管理技术。在此种现状下，需要工作人员具有较强的专业能力，面对不断发展的文书档案管理自动化也能主动学习和提升自己。此外，单位企业也要提升人员招聘的标准，重点考察档案管理人员的专业能力，尽量保障文书档案管理工作人员都持证上岗。以某公共资源企业为例，该企业定期组织员工参加培训，并结合办公自动化的细节完善了人才招聘流程，将对计算机熟悉程度和软件使用能力加入招聘流程当中，还定期抽查文书档案管理人员的实际工作效果，督促了工作人员能够在工作中切实提升自身能力，素质水平也能得到稳定保障。

为加快速度建成高质量的文书档案管理人才队伍，还可以结合员工自身能力，有针对性地设计培训内容，达到查漏补缺的效果，与奖惩制度结合，将培训成绩与绩效挂钩，引导工作人员积极主动地提升自身工作能力。

3 结束语

综上所述，想要在办公自动化环境下更好的展开文书档案管理工作，需要工作人员从自身出发，转变工作观念，用更加科学和与时俱进的技术将档案管理的质量更上一层楼，同时也能维持整个单位未来发展趋向稳定。