船舶检验技术档案工作提质增效的思考

李加才

摘 要：在信息技术与档案管理不断融合发展的时代背景下，传统船检档案管理模式应对新时期船检工作快捷高效的信息诉求已显乏力。鉴于船检档案管理的独特性，需不断解放管理思想，拓宽工作思路，增强系统管理理念。积极推动船检档案信息化建设，构建船检档案知识图谱，以更好满足实际工作的需要。

关键词：船舶检验；档案；提质增效；知识图谱

随着经济社会的不断发展，航运业和造船业在经济活动中扮演着愈发重要的角色，这对船舶检验工作带来巨大的挑战。船舶检验技术档案（以下简称“船检档案”）是船舶检验工作的重要技术积累和信息资源支撑，船检档案管理水平的高低直接影响着船舶检验工作的质量和效率。然而，船检档案管理现状却未能及时跟上行业发展，传统的档案管理模式与快速高效的信息资源需求之间存在的矛盾亟待解决，推动船检档案工作提质增效是解决这一矛盾的有力举措。

一、船检档案工作关键要素及面临的新挑战

1.船检工作涉及面广泛决定了船检档案工作的独特性

船检档案是指船舶检验机构及验船人员在船舶、海上设施和船用产品法定检验活动及其相关活动中直接形成的应当归档保存的技术文件材料[1]。主要形成于船舶/海上设施/产品的图纸审批、建造检验、营运检验、船舶修理及改装，船用产品检验、工厂认可、型式认可等工作过程。船检档案是船舶检验部门宝贵的信息资源，对其科学有序地管理和利用是船检工作顺利开展的重要基础。

船检档案不同于一般科学技术档案，有其鲜明的特征，主要表现在门类多、需求广、连续性、协作性等方面[2]。船检档案的独特性，源于船舶检验工作的专业性以及船舶生命周期及生态的关联性。船舶检验工作涉及船体、轮机、电气、材料、自动化技术等多个学科类别，具体到实际工作中又分为船舶审图、产品审图、船检建造检验、船舶营运检验、船用产品检验、工厂认可、型式认可、供方认可等多个检验类别，每一项工作都需要专门技术人员进行操作。船舶检验各项工作之间的关联性非常强，例如一条船从最初的设计、图纸审批、建造检验到投入营运，涉及上述诸多环节，每一项工作之间都需要统筹协调、无缝对接。此外，在船舶运营过程中需要定期进行营运检验，每次检验的地点和人员随着船舶航行的实际情况而定，无法保证始终在同一港口接受同一检验团队的服务，这也对船检工作提出了协同性和连续性的要求，由此，船舶档案所承担的参考凭证作用显得极为重要。

2.新时期船檢档案工作面临新挑战

信息技术飞速发展和大数据广泛应用的时代背景下，对船检电子档案的需求越来越强，船检电子档案的作用也日渐凸显。一方面，基于信息技术的运用，各种业务系统成为开展船舶检验工作不可或缺的部分，随之产生大量电子信息，最终形成电子档案；另一方面，为了便于信息传递、提高档案利用效率，越来越多的纸质档案被数字化。相比于传统纸质船检档案，电子档案的利用大大方便了日常工作的开展，但对船检电子资源的管理能力和提供利用服务能力提出了更高的要求，大量电子信息如何组织和利用成为一个问题，如何让船检电子档案高效服务于实际工作值得深入研究。

作为国家船检主力军的中国船级社，目前船检档案管理正处在传统纸质档案向电子档案管理的转型过渡时期。通过档案立卷、归档和保管等一整套工作质量体系以及自主开发的档案管理系统（DAMIS），建立了档案管理与共享利用的基本工作机制。在以纸质档案为重点的时期，这一工作机制起到了很好的协调管理作用。但面临新时期电子档案管理，尤其是在新修订《档案法》的新时代法制背景下，传统管理模式还需进一步拓展和优化。存量档案数字化工作需要进一步推动实施，档案管理系统与业务系统的数据接口需要进一步优化，对于电子档案的著录标引需要进一步完善，档案管理系统的响应速度需要进一步加快，电子档案信息的整合等问题都需要加以关注。

解决档案系统与业务系统融合性问题也迫在眉睫。在现有的工作模式下，档案管理系统与多个业务系统存在接口，一项检验工作结束归档操作后，通过数据接口将相关文件迁移至档案管理系统。在这一过程中，由于涉及业务系统众多，而归档策略不统一，造成数据不完善。当在线完成归档操作后，业务系统中仍旧保存相关信息，档案系统中的电子档案仅是一种备份，若业务系统中相关信息进行变更，则会造成实际文件信息与归档内容不一致的情况，而且会导致数据冗余，给数据服务器造成压力。除此之外，归档电子文件作为档案，其保存价值被大大弱化。从信息安全的角度看，归档到档案管理系统中的数据被作为档案有效保存，在管理和借阅上遵循相应的管理规范，而存储在业务系统中的电子数据被非授权人员在不受档案利用制度约束的情况下随意查阅，则将产生信息安全隐患。

二、推动船检档案工作提质增效的路径思考

1.重构档案管理系统与业务系统工作流，增强船检档案知识库理念

要进一步理顺档案管理系统与业务系统之间的关系，做到数据一致、方便利用、保密到位。信息化环境中的档案管理工作对系统的要求相对较高，因为相较于初期的计算机辅助管理，现阶段档案管理系统的功能和作用得到了进一步彰显。由此产生的一个问题就是档案管理系统与其他业务系统的协同性需要不断加强。如前文所述，档案管理系统不能仅是作为业务系统数据备份存在，更应该是一个船检电子信息库、知识库，为船舶检验业务人员提供优质的档案信息资源。根据大数据分析整合船检信息资源，形成新的知识提供更加有效的信息支持，从而推动船检事业高质量发展。船检档案管理人员，包括主管领导应增强船检档案知识库理念。档案工作虽不是核心业务，但也不可边缘化，档案部门要逐步从被动提供档案借阅的角色向主动提供知识服务的主体转变。

2.加快船检档案信息化建设，完善档案信息共享利用方式

在信息技术高度集成和发展的新时代，开展信息化建设是各行各业无法回避的现实，任何拒绝信息化的行业都是没有发展前景的，对于档案行业来说，信息化也是档案管理现代化的核心要义和发展方向。在这样的发展趋势下，船检档案管理部门应从基础设施、应用系统、数字资源、保障体系等方面着手，尽快建立起船检数字档案室。实现船检档案存量数字化、增量电子化，不断探索建立船检档案数字化常态机制，确保船检电子档案真实、完整、可用、安全。鉴于船舶检验现场工作的特性，应尽量打通业务人员获取档案信息资源的通道，如在满足保密要求的前提下，从移动端获取数据，为检验工作提供信息支持；推进全系统档案数字资源共享，提高检验工作协同效率。

3.构建船检档案知识图谱，促进船检档案知识增值

基于船检档案及其利用需求的独特性，在开展电子档案管理工作的基础上，构建船检档案知识图谱可以提供更加高效的档案信息资源服务。通过对船检档案信息整流，不断促进知识增值。信息整流是建立知识链的过程，从船检电子案卷中按照相应的目标规则提取出知识单元，形成独立的知识基础，构成知识单元库，对各种知识单元库进行链接，从而构成船检档案知识图谱，即广泛的知识网络库。[3]简单地说，档案知识图谱就是在大量的档案电子资源中，经过一定的逻辑分析整合，将其中蕴藏的知识用图的方式可视化表达。知识图谱就是一张庞大的语义网络图，由现实工作中的各种实体或者概念及其关系构成。船检档案知识图谱的构建，可以优化档案数据的存储和利用方式，为船检档案助力业务工作提供一种新的思路。知识图谱能进一步拓展和深化船检技术档案的知识组织，可以对船检电子档案进行知识化整理，将复杂的电子信息资源进行语义化处理，从而提高船检档案利用的效率和质量。

构建船检档案知识图谱需要从以下几个方面进行考虑：一是电子信息资源准备，丰富完整的船检电子档案是基础，需保证数据的真实可靠性，在此基础上构建基础数据资源库。因此，档案信息化是構建知识图谱的重要基础，目前，船检档案信息化工作主要分为存量数字化和增量电子化，总体来看都还处于比较浅层次的信息化阶段。表现在：存量数字化工作上，系统内部各单位进度不一，信息共享程度比较低；增量电子化工作上，虽然档案管理系统与大部分业务系统都有数据接口，但接口传输的电子数据存在不完整、数据响应不及时等问题。二是技术准备，包括技术工具和人力资源，通过专业人员选取适当的技术工具搭建船检档案知识图谱体系架构。对船检档案管理进行需求分析并构建概念模型，进行船检知识抽取和融合[4]，建立船检数据资源库、船检数据挖掘平台，形成船检档案知识库、构建船检档案知识可视化平台。船检档案知识图谱可被划分为数据层和逻辑层。数据层即船检档案数据资源库，存储的是基于每一项船检档案工作而形成的案卷中的基本事实信息，如船舶图纸、检验报告、各类证书、装载手册等，可被视为船检档案元数据。逻辑层即船检档案知识库，存储的是经过提炼的知识，如某条船历年的检验记录及每次检验的发现项及整改措施、船上配备的产品、生产这些产品的厂家信息。从数据层到逻辑层需要经过数据抽取和数据整合，最终通过一定的检索策略将船检档案知识可视化图表形式展现在利用者面前。三是制度设计，基于现有档案管理程序，更新完善相关管理制度。四是强化软硬件设施，配置能够实现船检档案知识图谱体系架构的相关设施，包括软件开发维护、数据库配置等。

注释与参考文献

[1]中华人民共和国海事局.船舶检验技术档案管理暂行办法[Z].2003-06-16.

[2]刘俊.船检数字档案信息资源共享的实践与思考[J].城建档案，2018（6）：22-23.

[3] 温有奎，徐国华，赖伯年.信息整流与知识增值服务[J].情报学报，2003（3）：273-277.

[4] 雷浩，赵瑞雪，李思经，鲜国建，寇远涛.知识图谱驱动的科研档案大数据管理系统构建研究[J].数字图书馆论坛，2020（2）：19-27.