“大数据”时代档案信息安全管理研究

文/马轶铧

随着档案信息化的发展，纸质版档案逐渐被电子版所代替，并在档案信息管理工作中实现了信息化、数字化、自动化模式。档案管理工作更加便捷，存储效率提升，提高了档案信息管理工作的质量。但这种信息化的管理方式也给档案信息带来了安全风险，对档案管理工作提出了新的更高的要求。

“大数据”时代档案信息管理中的安全风险

1.档案信息采集安全

对于档案信息的归档采取双套制原则，即电子版归档和纸质版归档。在对纸质版档案信息数字化加工过程中存在档案信息安全问题。档案信息在数字化过程中存在着系统能否完全识别的问题，如果不能完全识别，在数据处理过程中就存在漏收问题。

2.档案信息保存安全

“大数据”时代，档案信息资源以数字形式保存在电脑等媒介中，这些媒介的质量影响着档案信息安全。首先，电子类型的存储装置都有自身的使用年限，而且对于空气湿度、温度等要求严格，受环境因素影响大，各种因素的偏差都可能造成设备损坏，档案信息丢失。其次，网络系统和设备更新换代频繁，不当操作易造成数据损坏或丢失，不及时更新可能导致系统无法正常使用。另外，来自网络的非法入侵，黑客攻击和电子病毒等，隐蔽性高、不易察觉，可能导档案信息被篡改或删除。

3.档案信息使用安全

“大数据”时代，传统的档案信息查询服务已经不能满足用户查询档案的需求，这就要求必须建立符合信息时代要求的新的档案资源查询系统，使用户和服务人员实现有效的沟通，同时提高信息安全性。

“大数据”时代档案信息管理安全策略

1.档案采集环节

首先，要完善制度规范，为档案信息管理提供制度保障。完善档案归档中每一环节的安全管理制度，制定详细的归档流程。其次，要强化主体责任，将责任具体落实到工作人员身上，加强每位工作人员的数据安全意识，提升档案工作人员的素质，对于工作人员要加强技能培训，提高职业技能与素养，提高分析问题和解决问题的能力，打造适应时代要求的档案学“复合型人才”。

2.档案保存环节

首先，要加强对系统和存储设施的保护与维护，采用现代化技术和设备。档案部门的计算机、扫描仪等设备配置要高，存储容量要大、运行速率要快、功能要稳定、性能要优良。同时，为档案保管设备营造良好的环境，建设坚固的防盗设施，同时要有良好的防潮、防尘、防高温等功能。其次，建立档案信息安全监测系统，及时修复安全漏洞。存储设备要及时更新补丁，建立贯穿档案从收集到利用全过程的反病毒防御系统，安装并及时升级查杀病毒软件。另外，要注重对档案数据资料的备份。为防止工作人员误操作和黑客攻击以及病毒破坏等造成档案损坏，要建立档案信息自动备份系统。

3.档案利用环节

在“大数据”背景下，对档案信息查询的高效性提出了更高的要求，要购置先进并具备抵御风险能力的设备，同时系统要根据用户的不同需求查询特定的信息。档案管理过程中要关注用户使用的安全保护。为减少档案信息使用过程中的安全隐患，要建立档案信息利用的控制系统，对查询系统或相关文档进行加密，提高档案信息安全性。

小结

“大数据”时代的到来直接影响着档案管理工作，既带来了机遇，也为档案信息安全带来了挑战，档案管理部门要抓住机遇，同时也要在档案信息采集、保存、利用环节加强安全防范，相信档案管理工作在信息技术的辅助下会进展得越来越顺利。