信息时代企业档案管理效能提升策略

常洁

摘 要 在经济体制改革的过程中，随着信息时代的不断发展，企业档案管理将发生深刻变化。尤其是在当今的信息管理中，受传统档案管理思维局限，信息化手段利用不充分等原因，部分企业不能有效地改变公司管理效能低下的现状。在新时代，企业档案管理面临许多难题。这表现为企业档案管理系统不完善等问题。因此，从思想上看，要充分利用信息技术手段来改变传统档案管理的旧思维方式，在提高企业综合利益的基础上探索现代档案管理模式。数据资源支持可增强公司的竞争优势，本文针对档案管理的困境，提出了提高企业档案管理效能的管理措施。在信息化条件下，逐步构建信息化企业档案管理系统，增强档案管理员的综合能力，规范档案管理环境和设备，努力提高档案管理的信息水平。

关键词 企业 档案管理 效能提升 信息化

中图分类号：F272                                 文献标识码：A  DOI：10.16400/j.cnki.kjdk.2021.12.049

Abstract In the process of economic system reform， with the continuous development of the information age， enterprise file management will have profound changes. Especially in today's information management， due to the limitations of traditional file management thinking and inadequate use of information means， some enterprises cannot effectively change the current situation of low efficiency of company management. In the new era， enterprise archives management is facing many problems. This performance for the enterprise file management system is not perfect and other problems. Therefore， from the ideological point of view， we should make full use of information technology to change the old way of thinking of traditional archives management， and explore the modern archives management mode on the basis of improving the comprehensive interests of enterprises. Data resource support can enhance the company's competitive advantage. In view of the difficulties of file management， this paper puts forward some management measures to improve the efficiency of enterprise file management. Under the condition of informatization， we should gradually build the archives management system of informatization enterprises， enhance the comprehensive ability of archivists， standardize the environment and equipment of archives management， and strive to improve the information level of archives management.

Keywords enterprise; archives management; efficiency improvement; informatization

當前，中国经济发展迅速，中国特色社会主义市场经济将进入一个新时代。中国经济近年来多产业融合发展在促进国民经济发展中发挥了重要作用。公司档案是公司内部的宝贵财富，是一种保护公司合法权益的重要数据材料。[1]但是，由于各种内部和外部因素的影响，我国大多数公司档案的价值没有得到有效利用。尽管一些大公司在档案管理方面做得很好，但是不可否认的是，大多数公司在档案管理方面仍然存在许多问题。本文主要探讨了新时代公司的档案管理效能问题，并进一步提出了提高档案管理效能的措施和建议。

1 企业档案管理效能概述

企业档案管理效能是对企业档案管理部门实现其档案管理目标的能力以及管理效能的有效性和收益性的全面反映。企业效率是衡量公司档案管理结果的指标，持续提高档案管理效率是企业档案管理活动，所有档案管理操作的开始以及企业档案管理生命周期的基础。创建有意义的档案，必须与创新和进步的精神保持同步，并改善档案馆的管理以与时俱进。在经济体制变革的过程中，企业档案管理将带来新的变化，档案管理和效率技术需要进一步发展。特别是，尽管现代数据管理基于档案管理概念，但它不能改变低级公司管理的成功率。2020年10月15日，《2019年国家财产管理综合报告》发布的数据显示，2019年信息化资产总额达到233.9万亿元，保持了非常快的速度。国民经济的增长与合作水平极大地促进了人民卫生企业的制定和实施。随着公司的有效发展，通过公司各项活动进行公司档案管理的价值和速度也大大提高。建立“现代国家管理体制，提高管理水平”，有必要依靠新的社会管理体制、技术和方法，促进传统管理模式和现代管理模式的转变。[3]这包括通过侦听创建新的管理方法。在现代商业计划中，它促进了商业档案管理服务的交换，并提高了商业档案管理的效率以及经济利益。

2 企业档案管理效能管理问题分析

2.1 企业档案管理体系不健全

根据一项调查，超过60%的企业现在存在不完整的公司档案管理系统的问题。[4]随着行业改革的不断发展，档案管理系统也在发生变化。但是由于管理人员对档案管理的缺乏重视，大多数企业档案管理系统没有及时更新，导致企业档案管理系统不完整。企业档案管理系统不完善，运行档案管理位置设置不正确，人员职责不明确。档案管理缺乏评估和监督，管理是正式而广泛的管理，缺乏健全的档案问责制度，缺乏对违反档案管理的监督和惩罚。

2.2 档案管理人员素质不高，管理质量较差

档案管理人员素质低下是限制当前档案管理效能的关键因素之一。根据一项调查，67.54%的档案管理员工没有经过专门的培训，并且档案管理缺乏专业才。[5]现有人员不熟悉档案管理过程和分类，尤其是收集、分类、归档、存储和咨询档案数据的企业过程。一些公司使用兼职人员来管理档案，这不是很有效。一些兼职员工在没有评估和监督的情况下无法组织、分类、归档或有效访问档案资源，从而导致个人数据不准确。

2.3 档案管理环境条件达不到规范要求

从现实调查情况看，部分档案的管理环境达不到档案管理的规范性要求，比如常见的档案管理要件由几个基本要素组成，如：档案室，档案柜，相关的电子设备等媒介，通过档案管理标准有关要求来满足信息化档案管理的需求。从部门企业档案管理的实际看，出于成本意识的考量，并没有对档案管理环境的要求，从一定程度上对企业造成损失。如某中型国有企业，由于其档案管理多用纸质材料存档，其档案室占地面积100m2，纸质档案站企业档案的87%，信息化手段占比只有23%，这种状况从短期看是可以节约一定的成本，但从长远效益和企业档案管理的角度看，是弊大于利的，不利于档案管理效能的提升。[6]从信息化档案管理的角度看，当前部门企业档案馆无法满足基本的信息化要求。

2.4 部分档案管理工作的技术手段相对落后

档案管理要善于创新和利用新的科学技术手段，在调查研究中发现，部门公司的档案根本没有信息化设置，并且技术手段仍然采用的是“人海战术”，通过本子记，手抄等传统的方案对档案进行归档管理，严重阻碍档案价值的实现。一些公司没有专门的档案管理软件，员工在使用该软件时必须手动搜索，因此管理效能非常低。在智能时代，管理员缺乏智能的专业知识，无法收集档案。因此，大多数企业需要进一步加强员工的档案管理和服务能力建设。

3 企业档案管理效能提升的管理对策

针对制约企业档案管理效能的因素，需要认真研究，立足企业档案管理实际，采取切实可行、有针对性的举措，不断提升企业档案管理效能，发挥企业档案应有价值功能。

3.1 健全企业档案管理体系

健全档案管理系统是改善档案管理的首要条件。[7]建立公司的档案管理研究和评估机制，对档案管理人员进行绩效评估，并将评估标准纳入公司的人才管理流程，以实现标准化和标准化发展。[8]从档案管理体系的角度看，要对违反档案管理规范的行为严格追责，形成档案管理系统化，从而提高档案管理的效能。建立系统性档案管理体系，具体来说，主要包括三个步骤：第一阶段使用数字技术对收集到的资源进行系统性分类和编码，从而确保文件以及在不同地区的有序组织，有效的区分各种行业模式，建立企业信息化模型;第二阶段验证数字技术使用的真实性和有效性，并严格按照国家法律和地方法规对数字技术进行审查和批准，以使具有很高的价值的档案进入信息化数据库;在第三阶段，采用数字技术进行更科学的测试，以查找错误的文件，避免由于人为因素而损坏;在文件排序过程中，管理人员必须确保创建的文件的准确性，并且不应因工作量不足而导致文件损坏。在将资源转换为档案时，就安全性、便利性和准确性而言，使用数字技术的传统方法无法与之媲美。因此，在对源进行收集和分类之后，非常重要的一步是将它们转换为数字源，完成体系的最终搭建。在这一过程中，应特别注意档案信息的准确性，科学、标准化的公司档案管理系统可以促进公司档案管理与更加标准化，科学的系统的链接和过程，从而提高管理效能。具体来说，有必要根据公司的实际档案管理制定具體的档案管理标准化流程。

3.2 强化档案管理者综合能力

提高档案管理效能应与专业、高质量的档案管理器相匹配。公司需要有专门的人员来担任档案管理专业。需要兼职工作的经理需要检查基本要求，组织系统的培训，并提高他们在档案管理中的专业技能。档案管理政策，保密性和专业要求应集中于档案管理责任、职位意识和培养政治素养。[9]具体来说，我们将着重对新员工进行信息技术教育和培训，并确保新员工提高他们在档案管理方面的专业知识，提高他们的管理水平，并进一步实施一个完善的档案管理系统。企业要注意对工作场所员工进行档案管理的持续教育和培训。进行培训以增强员工档案管理的概念，管理方法以及吸收和改善管理经验。通过讲座、外部学习、聘请专业人员和参考经验，可以提高继续教育的热情和在职员工的参与度。将创新精神的培养融入企业文化体系中，以提高员工素质、创造良好的档案管理环境，提高档案管理人员的自主创新管理意识，并不断引进新方法。充分展示档案管理和档案管理的热情和创造力，并增加岗位的责任感。具有较高的政治素养，积极主动的工作，较强的责任心，管理能力以及重大的奖励，榜样示范和鼓励形式，以鼓励使用激励管理技术提高对独立学习的热情，从而表现出较高的技能。在新时代，建立档案培训制度。为企业档案人员提供全面的企业能力培训。从形态上讲，归档工作应采用区分新老员工的培训方法。关于培训方法，可以出去学习并邀请专家讲课。惩罚不负责任的行为，并建立健全奖惩约束机制。

3.3 保证档案管理环境设施规范和达标

提高档案管理效能应与专业的高质量档案管理设施相匹配。档案的管理政策，保密性和专业要求应集中于归档管理职责，职位意识和培养政治素养。[10]具体来说，应专注于对新员工的信息技术教育和培训，确保新员工提高他们的文档管理专业知识，提高他们的管理水平，并进一步实施完整的文档管理系统。应注意对工作场所员工进行的档案管理方面的持续教育和培训。随着国家和社会对企业档案管理安全性的更多关注，企业档案的安全性也有所提高。在大数据时代的背景下，在企业档案的保护和遗产保护中使用数字技术是一个重要的研究课题。信息化模式是人类赋予的一种特殊的文化形式。从档案概念突出发展到新时代，档案都是原始的和真实的记录器。传统的企业档案大多是纸质档案，但是就技术创新和文化创新而言，传统的存档，组织和保存档案的方法已不能满足新时代企业档案的安全要求。在大数据时代，信息和数字技术会随着时间的流逝而发生变化。利用数字技术进行创新来保存和开发企业档案是一个不可忽视的问题。专业招聘和参考经验，提高对继续教育和在职员工参与的热情。将创新精神的发展融入企业文化体系，培养档案管理方面的热情和创造力，以增强职位的责任感。较高的政治素养，积极的工作，较强的责任心，管理技能和激励形式，以鼓励使用关键的奖励，榜样和激励管理技术，以提高对独立学习的热情。明确公司档案管理器的职责，并根据公司档案管理器的数量和大小分配固定数量的档案管理器。建立档案培训制度。在内容和格式方面，对公司档案管理员进行很好的培训。并为企业存档人员提供全面的企业能力培训，在形式上，备案工作需要采用一种培训方法，引导档案工作者集中精力进行创新和大胆创新。

3.4 提高档案管理的信息化水平

信息化水平是企业档案管理现代化的关键标志之一。使用最新的信息系统促进数据管理是提高数据管理质量以及信息时代不断变化的数据管理性质的重要途径。通过信息化手段充分采取电子帐户、网络和自动APP系统，在线信息系统和其他信息系统来改善知识管理以及文档管理，设计和情报方面的经验，因此需要对其进行更新和改进，以使其有效。加强智能控制室的设计，提高人工智能的使用技术，改善信息管理环境。例如，现有的扫描技术，计算机数据处理技术，存储技术等。用于智能档案管理，它可以调整公司数据的大小和结构，以提高智能数据使用效率。企业管理者需要有勇气去研究如何处理文档，以及完善和改进现有的文档管理技术。二级建筑软件是确保存储空间的过程。根据员工的需求，将保持数据存储，包括使用内部LAN进行数据收集，学习和培训以及数据交换服务，以及对所使用服务的存储，搜索和保留。可以无缝地建立数据访问和可访问性，以为公司提供更快的数据收集服务。支持公司数据库的建设，取代电子卡制作，并更好地保护数据中心。维护组织的数据库，在企业开发过程中组织和整合资源，集成信息系统和公司价值主张的关键领域，并开发数据类型。加强数字产业部门以扩展所有信息来源。同时，会随着时间的推移更新数据安全工具，改进和改进数据收集技术，提高通信，存储和使用数据源的安全性，并防止企业信息数据泄漏。

信息化档案设备的建设，应保持与企业发展同步，将企业管理与档案信息化管理充分融合。在优化档案系统的过程中，公司的档案管理将发生变化，档案管理技术和效率将不断提高。信息技术飞速发展，多学科融合程度不断提高，在信息化的浪潮中，对企业的融合性和全面性要求越来越高。特别是在一些大型企业的设计中，有着更为复杂的对立统一关系。许多企业和外国的经济关系息息相关，如：利用外资和引进技术，因此，企业设计计划的优化有利于提高企业的成功率，尤其是在企业发展过程中，会使得该企业产生一系列的经济效益、社会效益和环境效益。对于企业而言，要根据每个部门，设计单个的目标来进行开发，掌握单个设计单位的详细信息、当下国内外的经济发展情况和当代科学技术的要求，这点说明充足的人力资源和时间资源是必不可少的。因此，从思想上讲，它在改变公司整体利益的基础上，彻底改变了传统资产管理的旧观念，并尝试建立一套适应时代发展的信息化档案管理体系，科学有效地提高公司档案管理效能。因此，有必要改革现行的管理体制，从理论上改变传统档案管理的旧观念，运用信息化手段从根本上提供企业档案管理效能。

参考文献

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