高校材料类物资采购管理信息平台建设探析

冯彩虹，刘锐军

（中国地质大学（武汉），武汉 430074）

0 引言

进入21 世纪以来，我国高等院校经历了十多年的快速发展期，高校的各项基础设施得到了巨大的改善，学科水平、科研能力有了长足的进步，学校办学经费也有了大幅度的增长。从2015 年开始，我国高校进入了一个稳定的内涵式发展时期，现阶段高校发展的主要特点表现为：高校办学经费在一个较长时期内保持相对稳定，高校专注于内涵式发展，从以数量增长为主的发展模式转变为以全面提升质量为主的发展模式，这种重质不重量的内涵式发展模式必然会倒逼高校从以前的粗放式管理向精细化管理转变。

高校的材料类物资基本囊括了除固定资产之外的各类材料，主要包括各类办公耗材、教学实验耗材、会议耗材、维修维护材料、危险化学品等。一所中等规模的普通高校每年采购各类材料支出金额约5 000 万元，不少高校每年采购的材料类支出甚至超过1 亿元。

1 当前高校材料物资采购及管理过程中存在的问题

1.1 材料物资预算编制不严谨，采购存在一定的随意性

高等院校各二级单位在编制本单位预算时，往往对办公耗材、教学实验耗材的预算编制不够重视，通常将上年的数据通过一定比例的上浮作为本年的预算数额。同时，由于材料物资采购具有额度小、发生频繁、随买随用等特点，所以在材料采购时，一般由各二级单位经办人员自行采购，由单位负责人签字后便可报销。由于采购及报销手续简便，缺乏监管，材料物资的采购存在一定的随意性。

1.2 采购的材料物资质量难以保证

由于材料物资采购存在一定的随意性，且采购人员往往不能够辨识所采购商品的质量，加上现在网购发达，采购途径多样，很多采购行为都是通过互联网完成的，采购人员通常只能根据网络上卖家的描述来判断其质量，经常会发生买回来的东西由于质量不过关，不能使用或只能勉强使用的情形。

1.3 存在虚开材料发票套取资金的情形

虚开材料发票套取资金已经是一个公开的秘密，高校周边很多这类小微企业，他们为高校老师提供发票，收取一定比例的税点（一般比增值税点高5 个百分点），通过财务报销收到款项之后，再将除税点之外的款项返还给老师。出现这样的情形主要是由于采购随意、报销简便、监管不力导致的。

1.4 材料出入库管理把控不严，浪费严重

除了各二级单位分散采购的各类材料之外，还有一部分是由学校统一采购统一管理的材料，比如实习材料，新冠疫情期间各类防疫物资，后勤接待部门的各类常用耗材等等。这类材料虽然有专门人员负责采购，且采购的材料全部通过材料管理部门管理，但由于材料管理人员在出入库管理时把控不严，没有严格执行先进先出法，导致部分材料超过保质期，无法使用。或者由于库存管理人员与采购人员衔接失误，或对材料消耗估计不足，造成材料的积压或短缺等，均会造成一定程度的浪费和损失。

2 加强高校材料物资采购管理的措施及手段

2.1 加强材料物资预算编制的科学性，尽可能杜绝材料采购的随意性

高校各二级单位在编制材料预算时，应尽可能明细到办公耗材、教学实验耗材、会议耗材、计算机耗材等，通过合理估算各类材料的用量来编制预算。在采购时，应以年初预算为依据，合理采购，做到无必要不采购，尽量避免采购的随意性。

2.2 完善制度建设，规范材料采购、管理流程

高校应进一步完善制度建设，明确材料采购及管理过程中各二级单位及经办人员的责任和义务，明确各类材料采购及管理流程，应根据“事前审批”—“事中监督”—“事后查验”的程序办理材料采购事项，材料管理人员对材料出入库要做到“分类管理、账实相符、盘点及时”，对临近保质期的材料要提出预警并优先使用。

2.3 运用信息化手段建设高校材料物资采购管理信息平台，从根本上变革材料采购及管理流程，杜绝各类违纪违规现象

既然高校材料物资采购管理过程中存在诸多问题，为什么高校不彻底解决这些问题？在很多文献中，同行给出了许多建议，但这些建议多是制度层面的，更多的是流于形式，比如，要加强制度建设，要加强监管等等。高校始终缺乏一个强有力的抓手，来彻底解决材料物资采购管理过程中存在的问题。

2016 年，笔者所在的高校建设了“危险化学品采购管理信息平台”，该平台建设完成后，学校所有二级单位危险品都必须通过该平台采购，二级单位采购时不需付款，只需通过采购平台选择合适的商品即可，采购完成后，危险品由学校材料管理中心监督，二级单位即采购单位签收使用。商家开具发票交材料管理中心，材料管理中心将数据推送至财务部门，完成报销付款手续。

该平台投入使用后，学校的危险品采购及管理得到了前所未有的规范，购买、审批、验收、出入库、报销全部在该平台完成，老师或学生（或二级单位）不需要再到处找地方购买，不需要操心危险品买回来后入库、报销手续的办理，不需要担心质量得不到保证。这个平台的建设大大方便了广大师生，同时方便了材料管理部门，也方便了财务报销部门，更重要的是，学校的危险品得到了有效的管控。因此该平台值得推广，并且可覆盖高校所有的材料物资采购管理。

高校材料物资采购管理平台结构如图1 所示。

图1 高校材料物资采购管理平台结构

高校材料物资采购管理平台建设的步骤如下：

第一步，在校园网搭建一个类似淘宝或京东的材料采购平台，进驻的商户由学校采购与招标中心以招标形式确定，最终确定大约50～100 家商户，商品种类要涵盖学校日常使用的材料物资的95%以上，极少数用量小的特殊材料可以由二级单位经审批后自行购买。进驻的商家确定后，由学校合同管理中心分别与各商家签订合同，以确保商品价格及质量保持稳定。采购与招标中心、合同管理中心分别将招标信息、合同签订情况上传至信息交换平台（中间数据库）。

第二步，实现材料管理中心与材料采购平台对接，材料管理中心是材料采购平台的管理维护部门，主要负责采购平台的正常运转、身份认证、材料物资采购的审批、出入库管理、票据流转等工作。

第三步，实现财务系统与采购平台、材料管理中心的数据对接。由于财务系统相对封闭，一般不允许其他系统直接访问，为保证财务数据安全，同时要满足材料管理中心及采购平台读取数据的需要，财务系统将相关数据如人员信息、项目数据库相关信息（如项目负责人、项目材料预算额度等）推送至中间数据库，材料管理中心通过中间数据库来获取信息。财务报销平台本身自带认证系统，将人员信息推送到中间数据库后，材料管理中心可直接获取作为材料采购平台的认证用户，无须重新注册。

材料采购平台建设完成后，学校师生采购材料流程如图2所示。

图2 学校师生采购材料流程

（1）项目负责人或被授权人通过认证系统登录，项目负责人可直接选择自己负责的项目购买材料，也可以通过认证系统授权给其他人员购买材料，购买材料之前均需要选择本次购买材料的资金项目。

（2）确定资金项目之后，即可进入材料采购系统，选择自己所需要的材料物资，选择完成后，即可提交订单。

（3）系统根据用户提交的订单信息自动与其所选项目进行核对，主要核对内容包括项目余额和材料预算是否充足，如果某一项不符合条件，则会退回订单，如无问题，则会推送给材料管理人员审核。

（4）材料管理人员会根据订单，再次向项目负责人或被授权人确认订单，并审核购物内容（比如有些二级单位不具备危险品管理条件，如果采购中含有危险品，则会根据具体情形考虑审核是否通过），确认无误后，审核通过，生成有效订单，同时冻结该次购物所选定的经费项目的购物额度。

（5）商户收到有效订单后，即可组织发货（附发货清单），并出具购物清单及发票，交材料管理中心。

（6）材料采购人员收到货物验收无误后，将相关信息推送至材料库管中心，材料库管中心根据发票、货物清单、材料验收单办理名义出入库手续。并将相关数据推送至财务报销系统生成报销单，将发票、货物清单、材料验收单、材料出入库单附在报销单后，交到财务部门。

（7）财务部门审核无误后，生成会计凭证，支付材料款，同时解冻项目冻结金额。

从上述流程可以看到，学校师生在购买材料时无须事先到财务部门借款或自行垫付货款，无需担心质量问题，无须担心报销手续烦琐问题，无须单独与商家签订合同，只需在手机上简单操作一下就能完成。从监管的角度来说，所有的业务都是真实发生的，能够杜绝虚开发票套取资金的情形；采购过程中增加了预算控制，能有效避免超预算情形；增加了材料管理人员审核环节、材料出入库管理环节，采购人员从心理上会感觉整个采购过程受到了监管，并且所有采购数据有迹可循，会大大降低材料采购的随意性。材料出入库管理规范，能够大大提高管理的效率。另外，由于杜绝了虚开发票套取资金情形，降低了材料采购的随意性，就能有效节省学校的各类材料费用支出，真正体现了“提质增效”“向管理要效益”的宗旨。

3 结论

总的来说，高校材料类物资采购管理信息平台的建设是规范学校材料采购及管理十分有效的手段，是完善学校内控制度建设的重要环节，是学校精细化管理的需要，对学校教育事业的健康发展具有十分重要的意义。