信息化背景下文书网上档案数据管理工作分析

金晶

摘要：新时代背景下，逐渐普及的网络多媒体技术，给文书档案管理提供了全新方向和更多机遇，显出推动了档案管理信息化及数字化发展局面逐渐形成。面对此种情况，要想为社会各界对文书档案资源的利用提供便利，必须要重视文书档案信息化建设，基于信息化管理模式的应用、加之各种安全保障措施的积极制定，为文书档案高效、安全利用提供全面保障。

关键词：信息化;文书网;档案数据;管理工作

1文书纸质档案及电子档案特征分析

1.1纸质档案

载体以纸张为主的档案形式之一就是纸质档案，如公文及会议材料等的保存。具体来说，纸质档案特征体现在以下方面：稳定性，载体以纸为主的纸质档案，往往具有较高稳定性，并且也会存在相对稳定的字迹颜料及染料等，具有较长使用寿命。值得注意的是，传统纸质档案也存在较为显著的缺点，如受环境及条件等因素影响，保存纸质档案时需要大量的存储空间，且具有较高的维护成本，同时在查阅过程也会耗费较多的时间和人力，而在传统纸质档案保存及搬迁环节，一些自然灾害性的潜在风险问题较为严峻，如破损及丢失、火灾等。

1.2电子档案

在信息化时代背景下，文书档案发展的必然趋势就是电子档案，所以必然会产生以电子为载体的档案形式，此种档案的显著特征体现在以下方面：第一，载体小，却具有很大的存储量，如U盘、硬盘等，在把资料向电子数据进行转化的情况下，使得以往以纸为载体的档案存储模式开始被取代，随之档案管理过程的各种资源也得到了有效节约。第二，存储多樣性特征，在新时期背景下，以往单一且以文字为主要形式的纸质档案开始发生巨大改变，通过信息技术的应用，能够从数字化角度来综合处理文字及音视频等资料，之后在同一介质内进行存储，使得传统纸质档案仅能对文字加以存储的局限性被突破，因而逐渐丰富了文书档案资料内容。第三，便捷的异地利用和资源共享，在逐渐形成电子档案的背景下，使得以往档案信息资源的空间及地域等限制性因素被一一突破，随之文书档案的高效利用目标逐渐实现，加之备份方式的多元化，也限制提升了档案安全性。

2信息化背景下文书网上档案数据管理工作的现实意义

2.1有利于增强管理质量，推动档案数据库的形成

传统纸质化管理模式中，文书档案主要以纸质文件的形式呈现，难以实现一站式处理，进而导致系统性、全面性不足。为了降低文书档案管理难度、检索难度和利用难度，增强管理质量，必须要将信息技术应用其中。一方面，借助互联网或者物联网终端的文书档案管理系统，可以更为快速便捷地对文书档案进行分类，直接浏览相应的文书档案目录，进而推动档案数据库的形成。同时，从信息化的角度对文书档案进行管理，可以提升文书档案在编目、鉴定、保管过程中效率，实现一站式处理，节省人力资源成本，降低工作人员的工作压力。总而言之，文书档案信息化管理是提升管理、检索、利用效率的必然要求，是未来文书档案管理工作的发展方向。

2.2有利于节约管理成本，实现规范化管理的目标

文书档案管理的最终目标是服务于单位决策，切实满足不同主体的信息查阅需求。文书档案信息化管理，可以有效节约管理成本，缩短工作流程以及工作时间。例如，从互联网终端对文书档案进行管理，可以有效避免占用档案室过多的物理空间，解决传统纸质化管理在档案保管、档案环境维护领域的问题。除此之外，文书档案信息化使得文书档案能够在互联网环境中进行传输，打破时间、空间层面的传输壁垒的同时，留存相应的记录，提升安全管理的实效。

3信息化背景下文书网上档案数据管理工作的有效对策

3.1深入推进文书档案数字化建设，进一步减少纸质档案

未来，随着信息技术的进一步发展，文书档案势必会朝着全面数字化、网络化的方向发展。为此，单位必须要深入推进文书档案数字化建设，为后续的管理和利用提供条件。一是要配备和更新可供利用的高效设备和软件，优化管理环境。具体而言，可以结合单位文书档案管理难度、管理量以及管理需求来采购相应大型扫描仪器、文件格式转化软件以及档案管理软件，科学高效地对纸质类文书档案进行数字化转化。二是可以通过招聘专业兼职人员来缓解文书档案管理压力，推进文书档案数字化转化工作的进程。同时，单位也可以探索通过业务外包的方式，进一步集中对文书档案进行数字化处理，实现资源高效调配与利用。

3.2完善文书档案信息化管理体系，理清工作思路

思路和方法是文书档案信息化管理的“桥”和“船”，思路对事半功倍，思路不对则事半功倍。单位要善于抓住文书档案信息化建设的关键问点，细化工作流程、工作内容，明确权责，避免文书档案信息化建设出现无序化管理的问题。一是要强化制度建设。一方面，要根据档案管理法规以及其他规范性文件的要求，立足于单位实际，制定或者修订文书档案管理制度。制度应当包含多方面的内容，应当能够有效指导文书档案管理人员的工作。另一方面，要抓住制度建设中的重点。首先，要推进标准化、规范化建设工作，明确图片、影像、声像等不同类型文书档案的格式。

3.3严格文书档案立卷归档工作，确保文书档案归档及时

要保障文书档案的价值，提升管理时效，就必须要抓好立卷归档工作，一是要进一步对散乱的信息资源进行整合，充实文书档案的内容。单位可以通过技术手段关联OA办公系统、公文处理系统与文书档案系统之间的数据，实现数据的生成与同步，提升整理加工效率和质量。二是要增强文书档案归档意识，确保信息资料能够及时归入相应的数据局，确保文书档案全面性、系统性、准确性、完整性以及真实性。为此，单位可以明确各个环节的流转时限以及归档时限，避免信息资料长时间堆积，提升归档效率和质量。

4结语

文书档案主要产生于单位工作以及政策研究中，能够全面准确地反映各项工作的进程和状况。近年来，信息化技术的快速发展与创新与文书档案网上管理创造了便利条件，推动着文书档案管理工作模式的变革。基于此，各企事业单位进行文档管理工作时，应跟随着信息化时代发展步伐加强信息化建设力度，借此保障文书档案安全性的同时，促使文书档案利用率显著提高。

参考文献

[1]刘丹.信息化背景下文书网上档案数据管理工作分析[J].信息记录材料，2021，22（03）：137-139.

[2]高玲俐.基于信息化背景的文书档案管理工作创新路径探索[J].信息记录材料，2020，21（10）：83-84.