纸质档案数字化工作实践及探索

李福明

摘要：开展纸质档案数字化工作是档案信息化建设的重要内容，是推进建设规范数字档案室的重要环节，是提高档案使用效率的有效途径。探索行之有效的管理措施，对推进纸质档案数字化工作具有重要意义。

关键词：纸质档案;数字化;实践;探索

1.前期调研情况

2020年，为推进纸质档案数字化工作，组织各业务科室、专业服务公司对2019年以前的档案建设工作进行了集中调研。

1.1文书档案情况

街道党政办文书档案300盒（3cm），已整理、装盒。但，归档章要素及档案卷盒填写不完整，需进行补充完善;条目著录和原文未进行数字化，未制作目录。

拆迁档案盒各业务处室档案2000盒（3cm），已进行收集。但，未达到档案规范化管理要求，需进行鉴定、整理、立件、归档;条目著录和原文未进行数字化，未制作目录。

1.2会计档案情况

会计档案1500盒。其中，会计凭证需整理换盒，填写全宗、目录、案卷号、附件张数等内容;会计账本、报表需进行整理组卷。未进行条目著录，未制作目录。

1.3实物档案情况

实物档案100件，已收集管理。但，需进行整理、编目、归档;未进行条目著录，未制作目录。

1.4人事档案情况

人事档案60盒，已进行收集分类整理。但，需进行进一步鉴定、审核;未进行条目著录，未制作目录。

2.纸质档案数字化工作实践

2020年初，采取外包服务的方式，启动纸质档案数字化工作，采取以下步骤和措施。

2.1强化日常管理，科学系统整理纸质档案，为数字化打好基础

一是领导重视，责任到位。把档案管理工作列入部门考核、个人岗位职责;二是有章可循，严格执行。制定《档案保密制度》《档案管理制度》《档案室管理制度》《档案整理归档制度》《档案人员岗位职责》《档案借（查）阅制度》等规章制度，坚持上年应归档材料，在本年2月底前完成立卷、归档、编号、编目、排列入柜任务;三是归档统一规范，数字化工作有根基。依据归档文件整理规则（DAT 22-2015），认真按照分类大纲，采取分年度、分类别、分保管期限等方法进行组卷，做到案卷装具标准，归档齐全，分类科学。

2.2、提前编制预算，工作经费有保障

第一步，依据上一阶段纸质档案归档调研情况，分类编制综合文书档案、拆迁及业务档案、会计档案、实物档案、人事档案数字化加工经费预算。如：

第二步，将所需费用纳入政府支出年度预算，保障经费。

2.3加工服务公司选聘及质量控制

第一步，编制档案数字化加工项目购买服务方案。有几个重要内容需特别注意。一要说明编制依据，如：国家、省、市相关文件、法规要求;二要在编制《X X X档案数字化加工费用预算编制》的基础上，进一步明细规范参数、工程量及控制单价。如：

三要依据省、市档案中介服务机构管理有关规定，明确承接标准，如：具备提供本项服务所必需的设施、人员和专业技术能力。必须具有“云南省档案数字化服务机构备案证书”，且证书在有效期内，等等;四要明确购买方式。根据《云南省人民政府办公厅关于印发云南省2020年政府集中采购目录及标准的通知》（云政办函〔2020〕25号）文件规定，明确购买方式，如：集中采购机构采购项目及部门集中采购项目之外属于分散采购，单项或批量金额在60万元（不含）以下的项目，不属于政府采购范围，由单位按照内控、财务制度执行（按照以上文件要求，根据项目规模酌情确定）;五要明确评选条件。除应具备以上要求的承接标准外，建议综合考虑单价和总额，综合选定;六要明确结算方式。建议按中标单价、实际量结算。其他内容，根据需要酌情编制。

第二步，选聘服务公司。根据《档案数字化加工项目购买服务方案》明确的购买方式，选聘服务公司，建议在省、市官方网站分布的“档案服务机构备案情况公示”中选定。

第三步签订《项目服务合同》《保密协议》。合同约定事项要重点明确以下内容。一是中标报价清单，注意核对是否与竞标报价清单一致;二是加工技术参数，进一步明细各个加工环境技术参数;三是安全保密，明确安全保密措施;其他事項根据合同规范确定。《保密协议》要重点明确以下内容。一是明确保密空间;二是保密义务期限;三是明确保密内容;四是加工人员保密协议签订和日常教育;五是明确罚则。

第四步，提供加工条件。提供具备加工条件的场所，尽量与档案室相连，避免长途移动档案，造成档案遗失、破损;提供具备保密要求的加工设备，如计算机、扫描仪、声像采集设备、移动存储介质等。

第五步，质量控制。设置专人负责督促检查服务公司落实保密、安全管理、操作规范等工作，及内部协调工作;服务公司设置专人负责水、电及防盗安全及保密安全，负责督促落实档案资料管理要求等工作。

第六步，组织验收。下一步，将依据国家、省、市纸质档案数字化制度，借鉴云南省档案局研究成果《纸质档案数字化验收标准体系》，通过服务公司自检、街道初验、组织上级档案部门专家验收三个阶段，对安全保密、档案扫描、图象处理、目录建库、数据挂接、文件级目录及题名、档案整理、数据备份等九个环节开展验收工作。

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