关于档案信息化建设与档案管理的几点思考

汪静

摘要：在当前的信息化时代背景下，各行各业在开展相关工作时，都引入了信息技术，推动了社会经济的发展。在开展档案管理工作时，相关单位需要做到与时俱进，将信息技术引入档案管理工作之中，借此加强档案的信息化建设，改善传统档案管理模式中的不足之处，提升档案管理工作的质量与效率。而相关单位若想实现档案管理的有效建设，则需要对传统的档案管理模式进行全面解析，同时还要掌握信息化建设的关键点，并结合实际情况，采用科学合理的方式，提升档案管理工作的信息化水平。

关键词：档案信息化建设;档案管理;思考

档案信息化管理，是指利用计算机为主的智能化手段计划、组织、协调和指挥档案管理。档案信息化管理平台，则是由计算机软硬件、网络及其他设备组成，以及多媒体、信息通信网络技术应用，实现档案信息数字化传递、程序化处理，从而为档案提供标准化、规范化管理系统。一言以蔽之，档案信息化管理平台，是由硬件设备与软件工具共同组成的，档案信息资源与公共信息传递系统相结合而形成的计算机服务平台。档案信息化平台作为信息化建设的重要手段和内容之一，也是实现档案信息化管理的一项基础性工作。加快推动档案信息化管理平台建设，是适应信息化时代档案管理的必要举措，对提升档案管理能力和水平具有积极的现实意义。

一、档案信息化建设与信息化管理的价值

采用信息化技术对档案资料进行建设与管理，可以在很大程度上降低档案管理的难度，将原来的纸质档案转化为电子档案，不仅可以节省保存空间，还可以降低档案折损率，延长档案的保存期限，避免档案资料不完备，甚至丢失。与此同时，相关人员可以利用档案系統的检索功能快速且精确地调取资料，提高档案利用率与档案服务水平，节省时间和精力。现阶段，大多数企事业单位都已经认识到档案信息化建设与管理的重要性，且在档案信息化建设与管理方面倾注了大量的精力与资金，逐步改善了档案信息化建设水平与管理水平，为自身的经营发展创造了有利条件。

二、档案信息化建设与档案管理中存在的问题

（一）档案管理标准不统一，管理规范性有待加强

在档案信息化建设和发展中，虽然很多应用软件均可满足电子公文管理的总体要求，但在档案管理信息化建设的过程中，只有部分软件可满足既定的管理要求。这就要求工作人员要制定统一的档案管理系统和档案管理标准。现阶段，尚未建立完善的组织规划，这是档案信息化建设中十分常见的问题，在信息化建设的过程中并未制定科学的规划和统一的标准，降低了档案管理流程的合理性，无法保证档案的有效利用，影响了档案管理工作效率，甚至出现了低水平重复建设和各自为政的问题，该种情况也在一定程度上阻碍了档案信息的合理应用。再者，档案管理工作不规范，管理方法较为落后，与经营管理存在脱节问题，干扰了档案信息资源管理与其他环节信息管理间衔接的紧密性。

（二）信息化建设意识不足

对于信息化建设工作来说，其自身的有效开展实现了对传统档案管理模式的创新，同时也加快了档案管理服务理念的变革发展。信息技术在档案管理工作中的合理应用，能够在较大程度上提升档案管理工作的效率，而且也能够提高其服务水平，使得相关用户对档案资料的查阅更加方便，并且还能够实现档案信息资源的共享，这些都是档案信息化建设的优势。但是，部分档案管理工作者对于信息化建设的重要作用缺乏全面且正确的认知，以至于对于信息化建设的重视度不高，一些档案管理者本身的思想观念比较传统，对于档案信息化建设接受程度较低，这就导致档案信息化建设进程无法顺利推进，最终影响到档案管理的变革创新发展，大大降低了档案管理工作的质量与效率。

（三）不同的档案管理部门存在差异性

不同区域的经济发展水平有一定的差异性，且其发展速度也不一样，这样也会影响到档案管理的信息化程度，受经济因素的影响，各地区对于档案信息化建设的投入力度不同，也会导致档案管理信息化建设进度存在较大的差异。一些地区的档案管理部门，已经开始使用计算机进行档案资料的管理，大大提升了档案管理工作的效率与质量。但是还有部分档案管理部门还在使用单机开展档案管理工作，导致档案管理水平比较低下，难以实现有效的资源共享，不利于档案管理工作的发展。

（四）档案管理人员业务水平欠缺

档案管理工作中，很多人员均为兼职的管理人员，只有很少的一部分档案管理人员专职从事档案管理工作。因此，档案管理人员的专业能力和工作水平存在较大的差异。兼职的档案管理人员并未受过专业系统的培训，仅仅依据自身的计算机操作经验完成档案管理工作，故而无法及时有效地解决工作中出现的问题，只能等待专业的技术人员对问题进行处理。另外，管理人员专业知识明显不足，在应用管理软件的过程中会出现归档不及时，甚至信息错误等问题，上述问题也成为影响档案工作效率的关键因素。

三、档案信息化建设与档案管理的有效措施

（一）加大档案信息化建设软硬件投入

相关单位必须高度重视信息化建设，同时结合国家规定和要求选择软硬件设备，切实加强档案管理数据库和通信方式的科学化建设。现如今，我国档案信息化建设的水平存在十分明显的差异，能够推动档案信息化的单位数量十分有限，而且并未形成规模化发展趋势。这种情况与相关单位工作人员的重视程度有着十分密切的联系。对此，相关部门需积极建立人才档案及其他档案的信息化建设机制，从而加强人员的管理意识，切实做好执行工作，合作和协调各项工作的有序开展，不断提升信息化水平，为单位信息连接与共享创造有利条件。另外，档案信息化建设的主要目标是简化档案工作，提高档案信息的利用率，充分展现档案信息的价值和作用。传统档案管理工作中，工作人员的压力较大，任务量繁重。对此，可积极采用先进的技术和设备，使用扫描仪和智能识别技术，实现文字、图片及音频资料向数据信息的转换，合理利用统计分析软件，处理档案数据。数据存储和更新的过程中，合理应用云计算技术能够有效降低管理成本，且利用云计算技术建立的档案平台可在短时间内存储、查找并传输数据，也可维持数据信息的安全性与完整性，信息化的优势十分明显，故而有关单位务必高度重视设备投入，以顺应现代社会的发展要求。

（二）建立完善安全的档案管理网络

相关单位若想提高档案信息化建设的有效性，并在档案管理工作中发挥出实际效用，增强档案管理工作的质量与效率，就需要加大投入力度，购进信息化建设所需的各种软硬件，为档案信息化建设提供充足的物质资源。基于此，相关单位需要建立安全的档案管理网站，并将其分为面向内部与面向公众这两种网站平台，借此增加档案管理工作的服务功能，借助网站为广大用户提供档案信息资源服务，借此实现档案信息资源的共享，促使档案资源得到充分的利用。另外，相关单位要投入充足的资金费用，购买计算机、扫描仪等各种信息化设备，同时还要保证相关信息化设备的质量，借此推进档案信息化的建设进程。

（三）加强档案业务流程管理

将档案收集、整理、鉴定、保管、編目、编研、利用和统计等环节内容纳入计算机管理体系，实现档案收集、查询、借阅、归还等工作流程的申请、审批、登记、归还、销毁等流程网上流转。借助计算机信息技术，不断优化档案管理流程。具体可在档案管理系统中设置自动生成系统，制作《档案查询、借阅申请及处理单》，处理单包括申请、审批、办理、归还等业务流程。每一个流程需要填写相应内容，方可完成相应流程内容。如“申请”环节需要填写案卷题名、档号、密级、申请单位、申请人、申请原因等;“审批”环节需要填写项目主管领导、保密办审核、公司领导签名及签批日期等。

（四）提高档案管理者的专业水平

档案管理人员是档案信息化建设的主要落实者与推动者，其自身的档案管理能力及素养，会对档案信息化建设工作产生直接的影响。因此，相关单位若想加快档案管理信息化建设的工作进程，就需要加强对档案管理人员工作能力的重视，通过开展培训、讲座、研讨会等多种活动，提升档案管理人员的专业水平及业务能力，使其能够在档案信息化建设工作中发挥出重要作用。基于此，有关单位可以开展定期的专业培训，在培训内容中融入先进的档案管理思想、管理技术手段等，也要将相关信息知识与技术加入其中，促使档案管理人员在参与培训的过程中，能够积累更多的专业知识，掌握信息化档案管理工作的技能，提升其信息化意识，使得档案管理者能够熟练操作信息设备，以此促进档案信息化建设工作的有效开展。

四、结束语

档案管理工作对诸多单位的建设与发展起到关键作用。档案管理部门应该正确认识档案信息化建设的意义与价值，认真分析目前档案信息化建设与管理中存在的各类问题。在时代发展的大背景下，改变传统的档案管理理念，优化档案管理的信息化水平。基于信息化技术，单位的档案建设和管理将会更为高效有序，更为规范，进而发挥出档案的最大利用价值，为单位的稳步前行提供强大助力。

参考文献：

[1]王永福.档案信息化建设与档案管理的几点思考[J].健康周刊，2017（12）：45-46.

[2]张义森，闫孟菡.档案信息化建设与档案管理的思考[J].办公室业务，2020（10）：83-84.