加强企业档案资源开发及利用对策

谭征

从国有企业自身角度来看，档案是对其经营发展情况的如实记录，可以给企业战略发展决策制定提供数据参考。但是从目前情况来看，大部分国有企业在开展档案管理工作时，采用较落后的工作方式，已无法适应现代化国有企业经营发展的要求，影响档案资料开发和使用价值。基于此，国有企业需要从自身角度入手，采取一系列有效对策，加强档案资料开发，提高档案使用效率。

一、 国有企业档案工作中存在的问题

1.档案记录不够全面、不够及时。档案是随着企业发展而逐渐产生，是对企业经营发展状况的如实记录，但是从目前情况来说，在国有企业经营发展中，企业领导把工作重心放在效益获取上，对档案工作的关注力度不高，导致企业经营发展中各项信息没有如实记录，档案资料收集不全面，缺乏及时性，从而影响档案使用价值。

2.档案工作方式传统。在当前，国有企业档案类型依然是以纸质档案为主，但是纸质档案保存时间不长，容易在反复使用中出现档案丢失现象。因为档案工作方式比较传统，无法实现档案资料的高度开发和利用。并且，随着国有企业经营规模的不断扩充，再加上档案信息数量增多，传统档案方式已经不具实用性，不能如实记录国有企业档案信息。

3.档案工作人员专业水平有待提高。档案管理作为一个系统性工作，对檔案人员专业水平和综合素养有着较高要求，但是在实际中，国有企业缺乏专业的档案管理人才，一方面，现有档案管理人员专业水平有待提高，对档案信息了解不全面，在实际工作中容易出现错误问题。另一方面，档案员工老龄化严重，工作缺乏主动性，在某种程度上将不利于档案的开发与利用。

二、 加强企业档案资源开发及利用的对策

1.创新档案服务意识。创新档案服务意识，具体展现在以下几个方面。①主动服务的意识。要想对企业档案资源充分开发，需要由之前的被动档案服务转变为主动服务。在当前社会快速发展的情况下，档案成为信息的载体，占据一定定位。对于企业档案管理人员来说，需要充分利用这些资源，打破传统经营模式带来的束缚，转变工作方式，主动参与到企业经营生产活动中，精准信息来源。通过其主动服务，充分开发档案资源，提高档案资源使用价值。②超前服务的意识。适当的合理预测，分析企业档案信息对自身经营发展的影响，拓宽服务范畴。要想实现超前服务，并非一件容易的事情，档案管理人员需要提高自身专业水平和职业素养，不但要对本企业经营发展状况有充分了解，还要对国家级目标有一定掌握，甚至对国际发展情况作出正确判断。企业档案管理人员需要树立正确的服务意识，具备超前服务理念，可以及时掌握上级领导下发的工作要求及国家经济发展状况，明晰企业档案使用者对档案的需求，积极推进档案预测，及时为企业生产经营提供务实、精准的档案信息。③优质服务的意识。在国有企业档案管理中，档案服务质量对档案工作生活发展带来直接影响。要想保证档案服务质量，关键在于人。应该及时更新档案管理人员思想理念，让其具备创新意识，增强档案管理人员责任感。转变传统档案管理模式，在服务中做到热情又细致，灵活又周到，以热诚的服务方式，全新的服务理念，专业的服务标准为企业领导提供高效、快捷的档案信息服务。

2.完善档案开发与利用方式。在档案系统中，档案利用作为重要内容，更是开展档案工作的核心目标。只有从创新方式角度出发，才能让档案工作保持新的活力，为企业发展提供资料支持。首先，加大档案宣传力度，扩大服务范畴。档案工作人员不仅要从事档案工作，还要加大宣传力度，让更多的人员对档案资料有充分了解，明确档案使用价值。在宣传方式上，应该采取开辟宣传栏、举办企业档案陈列展等方式，通过开展各种座谈会、报告会等，让人们对档案定义、价值有充分了解，明确档案在企业发展中的作用。只有加强档案宣传，才能强化各级人员档案工作意识，充分利用档案资料，为企业经营发展提供指导。其次，结合时代发展，积极使用现代化技术，更新服务方式。以信息技术为根本，建立企业档案电子阅览室，方便档案信息使用者随时查阅档案资料，提供精准，快捷的信息化档案服务。并且，结合计算机网络，加强档案资料开发使用，将现代网络技术应用价值充分发挥，把企业档案信息网络建设融入到企业办公自动化建设服务中，不断提升档案信息网络平台，充分发挥企业档案部门的信息优势，为企业经营发展提供更好的服务。

以A企业为例，该企业是大型国有建筑施工企业，此类企业涉及众多施工档案和资料，这些资料对企业有重要作用，比如不同施工环节需要大致了解其他环节采用的施工技术，做好交接。竣工验收时，需要一些施工过程中的档案资料作为结算的凭证，以及投入使用后的后期维护维修也都离不开企业档案。以往A企业的档案管理模式滞后，在工作中造成了许多不便。对此，为提高档案管理质量，A企业决定建立一套档案管理信息系统。在实际中，该企业要求在现有档案信息化基础设施上，建立档案信息化硬件设施，规范网络技术要求，优化内部局域网拓扑结构。通过建立一套专业的档案一体化管理系统，让档案管理工作更加专业和规范。该企业还要求把档案数字化录入，实现企业档案资源的充分开发和利用。通过这一方式的改革，A企业的档案管理效率得到大幅提升，为企业发展提供有效助力。

最后，深化档案研编和查阅。融入主动服务理念，企业档案利用不能只是停留在低层次的原件应用上，而是加强档案信息开发利用管理。通过选择适当的编辑研究方向，如《公司大事记》《制度汇编》等，对企业现有档案资料进行编辑和研究，编辑企业内部人员参考资料和工作手册，便于企业各级人员查阅和使用。通过对档案原始资料的整合和处理，从中找出需要加强的档案信息，让档案信息价值不断提高。国有企业档案资料作为国家档案中不可或缺的一部分，国有企业档案管理部门更是国家档案管理的基础部门，国有企业档案管理水平将会给我国整体档案管理水平带来直接影响。在当前国有企业经营发展的情况下，随着社会各界对企业档案开发和使用要求的提高，企业档案应具备的全面性及系统性也随之更加严格。在实际中，通过加强对企业档案管理及查阅，重点分析现阶段国有企业在档案管理中显现出的特点，从而调整企业管理战略，把其中重要结构和环节进行完善处理。除此之外，对于企业档案管理人员，应该加强培训力度，让其掌握更多的专业知识和技能，以改善档案管理层次质量，提升档案服务水平。国有企业内部需设立专业的档案管理部门，档案管理利用工作则是需要加强基础工作建设，只有这样，才能将档案信息传递价值全面发挥，让国有企业档案查阅和接待工作在实际中提升到新的高度。

3.丰富档案信息资源。首先，做好档案信息采集工作。国有企业在档案信息采集方面，具备涉及面广、工作周期长、政策性强等特性，是档案的基础性工作。换句话说，如果没有及时做好档案信息采集工作，将无法实现档案信息的高效实用。档案收集是各项档案工作顺利开展的依据，需要保证档案信息采集的完整性和真实性，把分散在企业各个位置的档案进行整合，给档案利用工作开展提供支持。其次，提高馆藏档案质量。对于企业馆藏档案质量来说，也就是指将档案馆具备的信息价值和服务价值充分发挥。收集工作应该做到全面、精准，从中选择一些具有利用价值的信息进行收集，不可千篇一律，保证档案资料价值的重要性，主要的一些资料如果没有及时收集，应尽可能优化其资料重要性，不收集一些不重要的档案信息或者重复性信息。在丰富馆藏档案资料的同时，需做到及时调整，优化馆藏，全面提高对价值大的档案信息的开发和使用，让收集的各项档案资料在结构比例上更加科学合理，发挥档案信息最大优势。再其次，对档案资料整合。在完成档案资料收集工作后，应该对其整合处理，让其在整合以后形成优质档案信息。近几年，企业档案信息化建设发展水平不断加快，通过使用现代化技术，档案行业中收集了大量的档案资料，工作效率及工作质量都得以有效提高。但企业档案信息分布较分散，查询和使用比较困难。为了改善这种状况，应做好企业档案信息整合工作，加强档案信息深层开发和利用，对档案信息共享体系进行完善，消除信息孤岛，提高企业档案资料开发、利用水平，使企业档案工作朝着新的方向发展。

三、结束语

加强对档案资料开发和使用，可以促进国有企业更好发展。随着当前国有企业深入改革，企业档案资料在其中发挥的价值逐渐凸显，国有企业应给予档案工作高度重视。结合档案资料应用价值，国有企业应结合时代发展，加强档案信息化建设，对档案人员进行专业培训，完善档案管理体系，促进档案开发和使用。档案资料开发和利用作为国有企业档案管理工作中重要内容，需要加强档案开发，合理使用档案信息，发挥档案信息应用价值，提高企业档案管理水平，让档案资料给国有企业经营发展提供良好服务。

（作者单位：中铁十八局集团有限公司）