信息系统与沟通在中小型建筑企业中的应用

邓秋梅

中小型建筑施工企业在我国的经济发展中扮演着重要的角色，其因个体规模无法与大型施工企业相抗衡而更需要加强适应外部环境发展和调整变化，并要求在建立和优化内外部信息系统方面更具灵活性，从而需要根据市场变化和业务变化修订和调整内外部信息系统与沟通要求。现代社会是信息化的时代，自从国家对建筑业推行营改增政策，国家对建筑行业发展动态进行高效的数据化监控，中小型施工企业任何不规范行为都将被监控，以及2020年疫情以来极严重影响中小型建筑施工企业发展，极切地要求中小建筑施工企业建立和优化信息与沟通管理模式。外部环境的变化使得建筑施工企业信息管理更具挑战性，稍有不慎将面临外部监管风险和内部信息管理安全风险。规范的信息与沟通管理办法有利于中小型建筑施工企业制定出更加有效的应对国家政策和社会发展变化。

一、规范中小型建筑施工企业财务信息系统与沟通的必要性

1.保障信息的及时性及沟通的有效性。因信息存在时效性，及时有效的信息很可能为中小型施工公司提供发展机遇，如何建立筛选和甄别有效信息成为中小型施工企业管理的重点和难点。信息及时性是指在人们需要时拥有的信息。有效的沟通从广义上的定义是信息的纵向和横向的传递与反馈。同时，与外部关系诸如与客户、供应商、消费者、监管部门等也需要有效的沟通。信息沟通过程中发现的问题，應当及时报告并加以解决。以飞利浦在美国墨西哥州的芯片厂火灾引起爱立信手机停产为例，根据相关报道分析，爱立信选择退出手机市场，并非市场营销不力、产品设计或质量问题，而是在飞利浦芯片厂发生火灾事件后，没有迅速作出内外部沟通和处理，导致了爱立信和竞争对手诺基亚拉开了距离;同为爱立信竞争对手的诺基亚，其管理人员根据新品生产的特点及风险预判，在大火发生后的两周内，积极动员内外部专家和工程师协商解决芯片供应方案，争取更多的供应商，度过了危机，并为自身提供了发展机遇。

2.保障信息内容的真实性和完整性。信息的真实完整有利于充分保证信息的可靠性，从而使管理者做出有效的决策。信息系统不仅处理中小型施工企业的内部信息，还包括与经营决策和对外报告相关的外部事件、外部行为和条件等。如果中小型施工企业信息系统有缺失、无法发挥信息的功能和作用，那么很有可能影响公司经营的正常有序进行。信息真实性应当包含对信息的来源进行判断，及时并详细的记录内容，并对伪造的信息予以鉴别，使其避免虚假记录。信息完整性当包含保证信息的一致性，同时做好恰当的分类，并防止数据被非法用户篡改，不存在重大遗漏。

3.保障信息决策的有用性。充分有效的信息将提高中小型施工企业管理层决策的有效性和科学性，提高企业的核心竞争力。如果信息传递不通畅、不及时，很可能导致决策失误，甚至制定的决策无法有效执行。中小型施工企业建立有效的信息系统与沟通，提高信息决策的有效性，这要求建立完善信息系统建设和沟通管理办法，应当包括记录整个过程信息，以及管理层履行职责对公司经营业务和资产负债及投资者权益的影响。管理层所需要的经营报告相关的信息系统应当与企业的业务管理过程相匹配。业务流程信息包括本企业客户沟通、招投标、采购、施工过程、后期服务等一系列活动。与经营报告相关的信息系统所生成信息的质量，对管理层能否做出恰当的经营管理决策有重大影响。

4.保障企业资产的安全与完整。资产作为企业经营管理的重要资源，是企业实现战略目标的物质基础。信息系统建设有利于中小型施工企业做好事前计划、事中控制、事后反馈，保障企业资产安全与完整。企业资产安全贯穿企业经营管理全过程，建立有效的信息系统与沟通管理办法，有利于加强公司资产管理体系建设，及时反馈经营管理过程存在的问题和管理缺失，强化资金安全管控，避免公司资产流失，防止经营数据资料被盗取，落实相关人员的责任，降低企业的经营管理风险。企业应当加强对信息系统过程维护和升级、访问权限、数据录入与使用、网络安全管控等方面的管理，保证信息系统运行的安全和稳定。

中小型施工企业可以通过财务资料、聘请专家获得分析报告、行业内部刊物等渠道获取行业内部信息;也可以通过行业协会、业务往来单位、领先企业的市场调研、以及有关监管部门等渠道获取外部信息。综合分析运用内部信息和外部信息，促进企业发展，保障企业资产的安全与完整。

二、加强信息与沟通，建立健全信息管理的措施

1.全面加强信息与沟通对企业发展的意识建设。中小型建筑施工企业项目管理是动态的，要求公司所有人员的工作及思想协调统一。对于公司的高层决策者，应意识到信息与沟通的重要性，加强信息沟通意识将提高信息沟通的有效性，有利于管理者充分分析内外部环境的变化以及自身资源能力的适应性，从而做出有效的决策。而作为公司员工，应意识到自身每天接触的信息对公司和个人发展的重要性。良好的信息沟通建设对企业来说是一种投资，是企业的无形资产，并有助于形成一种企业文化。加强信息与沟通管理有利于中小型施工企业发展和建设，有利于企业及时并准确地收集、报送与经营相关的信息，确保信息在企业内外部得到充分有效的沟通。以近年来中小型施工企业倒闭原因来看，失败的原因基本可归结为，由于公司未形成完善的信息系统与沟通意识，监管系统升级而公司管理无法升级管理而被淘汰，对未来过度乐观和宏观调控理解不深而盲目投资和扩张而导致公司失败，对资本市场信息掌握不充分因货币政策紧缩而导致资金断裂。

2.建立有效的信息传递流程体系和管控措施。中小型施工企业建立有效的财务信息与沟通，需充分收集信息和提供信息系统所需的资源，分析并制定信息系统与沟通的总体规划，评估选择所需实施的信息系统，对建成的信息系统进行必要的控制和评价，必要时对信息系统进行评估分析和改进提升。

在内部信息系统建设方面，中小型施工企业应当根据其自身的发展战略规划，规范内部组织结构和管理，建立信息系统收集、分析和评价指标体系，制定严格的信息传递沟通流程，规范信息审核程序和审核权限，充分利用人工智能或计算机技术，强化内部信息报告的生成管理并及时上报到对应的管理决策者。在外部信息与沟通方面，中小型施工企业应充分分析项目的种类，所需配备的人力资源和管理能力及项目地的人才结构，了解供应商、班组财务能力和管理能力，形成对外部合作人员规范化管理办法，充分利用公司的管理模式及优势，及时有效的收集外部环境及信息的机会与风险，建立信息沟通反馈渠道，形成一套适应项目管理所需的信息管理体系。中小型施工企业建立信息系统的评估管理制度，应定期或不定期的进行全面评估内外部信息系统的使用和效果，评估信息系统的安全，关注信息使用的及时性和有效性。

3.建立有效的信息沟通奖惩机制。为加强中小型施工企业有效的管理信息系统与沟通，离不开公司实施切实执行奖惩制度，对需及时传递信息的相关人员进行与绩效考核体系挂钩。在奖惩制度建设方面，中小型施工企业应结合公司实际情况，使用物质奖励、精神奖励机制，建立融洽的组织气氛和激励机制，鼓励员工参与管理的激励机制，定期做好自我评价总结的激励机制，使企业文化得到良好发展并得到员工认同。加强中小型施工企业内部管理，内部信息报告使用及保管制度，强化反舞弊机制在信息系统建设中的作用，通过建立职权分离、适度授权分工等手段防止企业秘密泄露或被利用。企业建立反舞弊机制时，应强调预防为主、惩罚为辅，明确反舞弊工作的工作重点、明确内部相关机构或人员在反舞弊工作中流程和职责权限，防止信息舞弊，促进信息沟通的有效运行。

4.加强相关人才队伍建设。人才建设是中小型施工企业一项无形资产，是公司的组织资源。人才队伍建设，首先是人才的来源应当遵循择优选取，以发展的视角不断改进人才引进管理办法，加强自主培养人才并积极向外部吸纳人才，好中选优，不断提升员工的素质;其次应当考虑人才培养遵循深度专业化，现代企业管理越来越趋于专业化，要求积累经验提高专业水平能力，在专业领域内进行研究创造和技术创新，提高生产效率和管理效率，降低成本，实现资源优化配置;再其次是人才储备突出前瞻性，随着国家产业结构的升级换代，消费需求的多元化和专业化，中小型施工企业需立足企业的实际情况，同时根据对未来市场的发展预判储备有潜质的技术型人才和管理型人才，促进企业发展;最后是人才评价标准要效益化，中小型施工企业对员工的评价需与本行业紧密相关，员工没有贵贱之分，只有分工不同，无论在何种岗位从事何种职业，员工做到尽职尽责也是公司需要的人才。

三、结语

为达到构建有效的信息系统与沟通，需要中小型施工企业管理者明确信息沟通的目的和方向，并围绕其核心内容进行充分讨论，进行一系列的组织结构调整和制度体系建设。在明确的信息系统与沟通目标前提下，规范公司的组织结构，匹配相应的人力资源并加强人才建设，在经营管理过程中收集有效的信息，建立恰当的沟通方式，构建完善的评价和反馈系统，从而使得财务信息系统高效运行，信息沟通更具时效性。