科学管理和现代化技术在档案管理中的应用

王巍

档案管理在企业管理中具有不可替代的作用，同时是企业管理工作中重要的组成部分，是维护企业的经济利益、合法权益和维护历史真实面貌的重要性、基础性工作。近年来，本公司档案室利用档案创直接经济效益达2亿元，而且还以翔实的资料性和权威的原始凭证性，解决了多起经济纠纷，创造了良好的社会效益。

一、科学管理方法在企业档案管理中的应用

1.企业档案工作标准化管理。企业档案工作标准化是指企业制订、修订、实施自身的或贯彻执行上级档案行政管理机关、行业（专业）主管部门颁布的有关档案工作的管理原则、方法等方面的统一的规则和技术规范。企业档案工作标准化的内容主要包括档案工作技术标准、档案业务工作标准和档案工作管理标准三个方面。企业可在国家、行业有关档案工作相关标准的基础上，加强企业档案工作的标准化工作。企业档案工作标准化的内容主要包括如下。档案收集、整理、分类、鉴定工作标准。企业制定档案的收集、整理、分类、鉴定工作等标准，可以正确确定档案的收集范围、接收质量、保管期限、案卷质量及档案销毁等。①档案著录和目录组织标准。企业制定档案著录和目录组织标准可以保证相关部门档案著录的质量和目录组织的标准化，建立较为完整的档案检索体系，有利于档案的检索和利用，充分实现档案信息资源的共享。②档案工作现代化技术标准。企业可制定有关计算机磁性载体交换格式标准、声像档案技术标准、档案管理系统数据库结构标准、光盘信息组织结构标准等，为企业档案工作现代化服务。③档案制成材料标准。档案制成材料是档案存在的基础，为最大限度地延长档案的寿命，而制定选用的纸张、墨水、胶片、色带、磁性载体等各种档案制成材料的质量标准。④档案库房建筑、装具、设施设备标准。档案库房、装具、设施设备是档案工作的重要物质基础，制定这类标准，可为档案的安全、科学、长期保管提供基础。

2.企业档案工作目标管理。企业档案工作目标管理是国家各级档案行政管理部门根据国家对企业档案工作的有关规定、标准以及档案工作的现状和发展计划，根据企业对档案工作发展的需要制订出的企业档案工作等级标准，并按照规定的办法、程序进行考评、认定等级的一种管理方式和手段。企业档案工作目标管理分“国家一级”、“国家二级”和“省级”三个等级。企业档案工作目标管理国家级标准及考核内容执行国家档案局发布的《企业档案工作目标管理考核标准》，省级标准执行（江蘇）省档案局发布的《江苏省档案工作等级评定试行标准》。

2005年11月，本公司综合档案室顺利通过江苏省档案局档案工作“特一级”认定。2010年12月和2015年12月，本公司综合档案室顺利通过“江苏省档案工作五星级标准”（特一级）复查验收。每次认定、验收我都认真做好准备工作，对照江苏省档案工作等级评定试行标准，按照自己科技档案主管的工作职责，逐条落实，加班加点工作，为档案室档案工作“特一级”认定验收做出了突出贡献。江苏省档案局颁发《江苏省档案工作等级评定荣誉证书》以表彰本人在“特一级”评定中做出的突出贡献。

3.企业档案工作全面质量管理。企业档案工作全面质量管理是指通过对影响企业档案工作质量的各项工作进行有效的组织和控制，建立和健全档案工作责任制和工作标准，形成一整套检验和落实档案工作的质量体系，促进档案工作管理水平和效益全面提高的过程。企业档案工作全面质量管理的内容包括如下。①制订档案工作全面质量管理的责任制档案管理是一个系统工程，不仅要有一支过硬的档案管理队伍，而且需要全公司广大职工特别是各级领导都具有强烈的档案意识。公司还将档案管理进行指标分解，纳入经济责任制，对完成情况进行考核，有效增强了各级领导档案管理的责任感。高标准地抓好案卷质量，突出在规范化、标准化上做文章。我们重视档案的整理、分类、组卷、编目和装订，对案卷中极个别不耐久的字迹材料及不利于永久保存的制成材料，及时进行补救，保证了案卷的质量。做好档案的保管与保护工作，坚持档案的日常管理，定期检查库房，做好“八防”工作，每天测定登记库房温湿度，及时安放防潮剂、杀虫剂，保障了档案的安全，杜绝了失泄密事件的发生。认真做好到期档案的鉴定与销毁工作，对无保存价值的档案，由档案室列出清单，登记造册、经档案鉴定小组鉴定签字后，按规定进行监督销毁。认真做好档案工作的检查和总结，定期接受上级主管机关的档案检查。②形成一整套正确、完整、统一的档案工作质量标准。企业在制定规章制度和标准时，应将档案工作纳入企业管理的各个环节，提出相应的责任要求。企业档案管理制度应依据国家、行业有关档案工作的法规、标准，结合本企业实际情况制定。如文件材料归档制度、档案保管制度、档案利用制度等。③建设一支高素质、有技术的档案工作队伍。企业要通过加强档案人员的学校专业教育、自学、在职教育、档案工作业务培训、技术技能培训、经验交流、建立档案业务考核制度等，来普遍提高档案专兼职人员的业务水平。④档案工作的定量管理方法就是应用统计学的原理和方法，对档案工作进行定量化分析研究，确定定量指标及指标之间的关系，发现和预测档案工作发展规律的一项专业性活动。

二、现代化技术在企业档案管理中的应用

1.档案保管环境控制技术。档案保管环境控制技术主要包括档案保管环境温湿度控制技术和安全防范控制技术两个方面。①档案保管环境温湿度控制技术。一般的档案库房（含胶片库、磁带库、磁盘及光盘库等）温度应控制在14-24℃，有设备的库房日变化幅度不超过2℃;相对湿度控制在45-60%，有设备的库房日变化幅度不超过5%。控制档案保管环境的温度和湿度的方法主要有：增温、降温;增湿、降湿;密闭、通风等。如使用空调设备、加湿机、水表面自然蒸发加湿、去湿机等方法。②档案保管环境安全防范控制技术。在档案的保管过程中，对档案安全构成危害的主要是虫霉、水灾、火灾、盗窃等自然和人为因素。档案保管环境的虫霉主要指各种霉菌、蛀虫和老鼠等，为防治档案霉菌、虫害的发生，要做好库房内温湿度控制，抑制档案虫霉发生，如公司档案室采取在档案库房内柜架中放些防虫药剂，如樟脑精等，以防有害昆虫的滋生。一定要坚持以防为主，杜绝一切发生失火、失窃的可能性，确保档案的安全。公司档案室配置了自动报警灭火设备以及灭火器箱等消防设施，在醒目位置标贴防火警示牌，安装防盗门窗等设施。

2.档案复制技术。企业档案复制技术主要包括静电复印技术、缩微摄影技术和光盘（特殊载体包括光盘、磁盘、录音带、录像带等）技术等。①静电复印技术。静电复印技术在企业档案管理中的应用，如在日常的档案提供利用中，尽量使用复制件，以保护档案原件。②档案缩微摄影技术。档案缩微摄影技术是使用专门的缩微摄影机，将比较大的档案原件的影像缩小后投影在缩微胶片上的一种档案复制技术。用这种摄影方式取得的胶片称作“缩微胶片”或“缩微品”。 ③光盘技术。光盘技术主要应用于企业档案管理以下三个方面。a.全文存储与自动化检索。由于光盘信息存储量巨大，检索快捷、方便，使档案原件的全文存储变为现实，也为企业档案信息资源的共享提供了便利的条件。b.恢复档案原貌。企业档案原件制作成光盘保存，能使档案原貌得以再现。能够有效保护档案原件，使档案利用不受限制。c.建立档案数据库。企业可以根据光盘存储量大的特点，形成多种档案数据库，为档案的收集、整理、鉴定、统计、利用等工作创造便利的条件。

3.档案管理计算机应用技术。档案管理计算机应用技术主要包括档案计算机管理前处理技术、档案微机应用技术、局域网络技术、因特网应用技术。①档案管理计算机技术的应用途径。a.利用计算机技术进行档案的归档、整理、编目。按照档案著录的格式将档案目录或全文存储在计算机磁盘、光盘中，充分利用计算机一次输入、多次输出的功能，进行档案的整理、编目等，节约手工劳动，提高效率。b.利用计算机技术进行档案检索。充分发挥计算机强大的数据处理功能，为档案利用者提供方便、快捷的检索服务，及时满足利用者的需求。c.联机检索档案。利用计算机网络，进行不同单位、地域之间档案的联机检索，实现档案信息资源共享。②档案计算机管理前处理技术。档案计算机管理前处理技术，从计算机管理系统的角度来讲，就称为档案数据的准备工作;从档案工作的角度来讲，就是档案的著录标引。③档案管理微机应用技术。档案管理微机应用技术是包括收集、存贮、加工、传递、输出档案信息各环节在内的计算机应用系统。企业档案管理微型计算机技术的内容主要包括档案数据库的建立和应用软件开发两方面的技术。④企业档案管理计算机局域网络技术。计算机局域网络是以相互共享的资源（硬件、软件和数据等）方式联接起来的、各自具备独立功能且在一个较小范围内使用的计算机系统的集合。在企业档案管理中采用计算机局域网络技术，把纸质、照片、聲像档案转化成为计算机能够识别的数字信息，连同电子文件一并存入计算机网络，建立具有高效管理和开发利用档案信息资源的网络管理系统，实现档案信息资源存储与开发的计算机化。随着计算机网络的应用，复杂的归档和整理程序将会得到简化，如业务部门现行文件的归档也可以通过档案管理软件的收集整编库归入档案管理系统。⑤档案管理计算机系统的安全管理问题。计算机软硬件因素，包括计算机软硬件配置、运行维护、通讯线路、设计连接等。档案管理计算机应用软件因素，包括安全控制措施、系统分析设计、使用说明书等。人为因素，包括非法入侵破坏、操作失误等。环境自然因素，包括辅助设备、电器设备、自然灾害等因素对机房、设施设备、存储介质、通讯线路的危害。

（作者单位：国家能源集团江苏公司徐州发电有限公司档案室）