内部控制视角下的高校合同管理优化

郑锦莲

合同管理指的是合同当事人参考《合同法》、《行政事业单位内部控制规范》等文件，对合同进行各种管理行为的总称。高校所涉及的合同主要包括教学、科研、培训、产业经营、基建维修、资产购置、资产租赁、合作交流、劳动人事、保障服务、法律服务、租赁等类别。在《行政事业单位内部控制规范（试行）》中，详细划分了高校内部控制的经济活动，分为预算业务、资产管理、政府采购业务、收支业务、合同管理、以及建设项目。作为高校六大经济业务之一的合同管理，其内部控制的有效性将直接影响学校的整体内部控制水平，也是其他业务顺利开展的重要保障。

一、高校合同管理存在的问题

（一）合同管理的基础环境

1.合同管理制度不完善，与其他管理制度没有协调统一。一方面，有些高校的合同管理制度没有涵盖合同管理业务的所有流程，如缺少合同审核与监督评价管理制度;有些学校照搬其他单位的制度，或没有根据本单位实际情况的变化及时做出修订，导致制度与本校实际情况不适合，执行起来比较困难。以P大学为例，其合同管理办法中，关于合同标的金额，规定一万元以上的应签订合同，科研项目经费向外支付或转账超过2千元以上的，应签订合同。从内部控制的成本与效益原则来看，以一万元为合同起点，相对高校的经济体量，势必大大降低其资金运转的效率，也加大了其内部控制的成本。另一方面，在制定合同管理制度时，没有与其他管理制度相结合，造成各项制度之间相互“打架”的情况。

2.合同管理组织架构不健全。有些高校没有设置专门的合同审核部门、合同归口管理部门、合同监督与评价部门等。许多院校合同的签订授权由具体执行部门负责，从合同文本的起草、审核到履行全由一人操办，合同的潜在风险取决于具体经办人员的业务水平、法律意识等。此外，在一些不相容岗位中，未进行相互分离操作，从而严重违背了相关的制衡性原则。容易孳生腐败与舞弊现象，给学校带来经济损失。以某单位的公务车定点维修合同为例，从合同草拟、主办部门审核、合同保管、修车申请、送修、结算、报销，多个环节均是同一人，结果出现同一辆车同一天多次维修、维修项目雷同的现象。合同管理制度既不全面，也不制衡，执行过程中遇到“梗阻”的情况难以避免。

3.合同管理信息化程度不够。如今，信息化越来越发达，它改变了人们的生活，劳动生产率也提高了很多，并且在生活的方方面面都潜藏着信息化管理的身影。然而，大部分高校合同管理的信息化水平却处在一个很低的水平，有些高校仅仅实现了线上审核和线上审批，有些高校甚至连审核与审批还停留在纸质的手工审批阶段。以H大学为例，财务核算、资产管理、人事管理等业务都已实现了信息化管理。而合同管理业务，仍停留在原始的人工化登记管理阶段。没有一套对合同订立、履行、变更、完成、保管等一系列活动的数据管理系统，更无法与其他信息系统实行对接。成为高校内部控制信息化建设的短板。

（二）业务流程不科学或部分缺失

在合同管理业务流程中，合同审核、合同归口管理、合同监督与评价往往不被重视，甚至有些高校没有设置这些环节。通常合同文本的拟定和签署由授权的承办单位具体操作，这有其合理性，但是经办人员是否具备必要的法律素养和法律意识，是否能够胜任合同的拟定和签署工作？这方面的制度漏洞，对高校的合同管理工作是一个潜在的风险，专业审核的缺失会导致合同中可能存在的风险不能及时地被发现，从而可能引发法律控诉和损失，高校合法权益得不到合理的保护。监督与评价环节的缺失，使得学校不能及时发现合同管理内部控制缺陷，不利于内部控制水平的提高。

二、优化合同管理的对策

（一）優化合同管理的内部控制环境

1.制定完善的合同管理制度。学校在制定合同管理制度时，应在遵循《合同法》、《行政事业单位内部控制规范》等有关法律、规章规定的前提下，根据本单位的实际情况，制定出适合自己的制度，使制度不仅科学合理，更要具有操作性。在合同管理制度中，应包括以下几个方面，分别为合同签订与履行的制度、合同监督与评价制度、合同保管制度、合同审核制度、以及责任追究制度。

2.建全合同管理组织架构。合同管理是一个动态的管理过程，包括了合同的订立、审核、履行、变更、解除、纠纷、归档保管等环节，应认真梳理合同管理的业务流程， 合理设置岗位，明确各岗位职责权限，做到不相容岗位相互分离，相互制衡。依据合同管理的业务流程，其组织架构可分为合同承办与履行部门、合同审核部门、合同监督与评价部门、合同归档与保管部门。

3.加强信息化管理。高校应使用先进的内部控制软件，将合同的订立、审核、履行、监督与评价的各环节纳入数字化管理程序中，实现信息化管理，能实时提供管理层所需的各类数据，并能与学校其他信息化管理模块连接，实现资源共享，满足各层次人员对信息的需求。

（二）优化合同管理业务流程控制

合同管理业务包括合同调查、合同正式签定、合同审核、合同文本拟定、变更、补充、合同实施、纠纷解决、后评估等几个部分。对于学校而言， 当签订合同时，还要严格遵循相关的法律文件，并遵循诚实守信、协商一致、以及平等互利的原则，切实保障学校的合法利益，此外，不允许任何人利用学校合同侵害学校的合法利益

1.合同调查与谈判控制。对于合同承办人而言， 应该承担相应的调查责任，主要调查对方主体的资格、委托代理权限等，审查时注意收集、保存相关资料，并对相关调查结果负责，确保对方当事人具备履约能力，避免对方存在欺诈情况下订立合同，使学校利益受到损害。对于一些特殊的经济事项，例如，技术性很强，或者是法律关系比较复杂，需要安排相关的专业人员进行谈判。

2.合同文本拟定控制。高校合同涉及的合同类别比较多，承办部门及经办人多非法律及财会专业，法律意识淡薄，对合同存在的法律风险认识不足，同时，对合同文本的具体格式、条款的完整性、纠纷的解决等等内容不熟悉，导致拟订的合同文本五花八门。学校应成立专门的审核小组，对各类合同拟订或搜集一个基础的规范的合同范本，各经办人依据签订的合同类别选择适合的范本来拟订合同，并根据实际情况对合同进行补充、修改，使合同内容规范完整，将合同风险降到最低，依法维护已方利益。

3.合同审核控制。学校应成立由学校办公室、监察审计处、财务处、法律顾问等专业技术人员和学校领导组成的合同审核小组。依据行政事业单位内部控制规范的要求，合同审核与合同文本的拟订属于不相容岗位，应实行相互分离制度。在进行合同审核时，不仅要审核合同条款的合法性、严密性，还要审核合同的可行性。同时审核合同签定的范围，不允许将同一经济业务拆分为多项经济业务以逃避合同的签订。

4.合同签署与登记保管控制。校长做为学校的法人代表，是合同的法定签署人，校长有权以书面形式授权校内各学院负责人或二级单位负责人签署合同，在签订合同之前，学校需要明确授权审批、签署权限，如果没有得到授权，不允许以学校的名义签署任何合同，也不允许签订超出自身权限的合同，此外，对于必须招标管理或由上层领导审批的重大合同，也不允许进行拆分，规避国家及学校的有关规定，合同专用章保管岗位应根据手续完备的合同授权审批单，加盖合同专用章，并对合同原件进行连续编号，同时收回合同审批单及合同文本原件进行登记和保管。合同保管岗位应按学校档案移交制度，在规定时间内将合同按编号顺序装订成册，编制合同档案目录，将合同移交学校档案部门。

5.合同实施控制。在签订合同的过程中，需遵循诚实守信原则，按照合同条款操作，高度重视学校的名誉，并且在相关人员履行合同的过程中，实施一系列监督工作，督促合同双方按合同条款履约，承办单位应对标的的数量和质量进行验收后，凭手续完备的凭据到财务处办理结算手续。财务部门应认真审核原始单据并依据合同条款支付款项。

6.合同补充、变更或终止控制。合同需要补充、变更或终止的，由承办部门提出，经审核小组核准后，按原审批程序审批后执行。补充、变更或终止应采取书面形式，并交合同管理部門与原合同一并保存。

7.合同纠纷解决控制。在处理合同纠纷问题时，先要协商，如果意见一致，还要订立书面协议，如果无法达成一致，必须按照合同约定的内容，对仲裁机构提出仲裁申请，或向人民法院提起控诉讼，合同纠纷处理结束后，应把相关材料送交合同归档管理部门，与原合同一起归档保存。

8.合同监督与评估控制。学校应定期对合同管理业务进行检查与评估，此项工作由设立的合同监督与评估部门完成，应对合同管理的全过程进行检查与评估，并对合同管理内部控制的有效性作出评估，及时解决发现的问题，从而在合同管理的过程中，做好一系列内部控制工作。对检查中发现的违反国家法律、法规和有关合同管理制度，在签订、履行合同中失职、渎职或以权谋私，损害国家和学校利益的，应视情节轻重，依据有关规定追究责任人的行政、经济责任。构成犯罪的，移交司法机关依法追究刑事责任。

三、结语

在高校管理过程中，应对合同管理业务进行详细的划分，始终把业务流程放在第一位，在不同的环节设立相应的组织机构，并以完善的管理制度嵌入业务流程中，利用信息化管理的方式，进一步加强内部控制水平。

（作者单位：海南师范大学）