疫情背景下的档案数字化管理路径分析

张丽梅

一、引言

新冠肺炎疫情防控档案是国家打赢疫情防控阻击战的重要基石，同时也为未来总结历史经验留下真实宝贵的记录。一旦相关档案缺失将会造成社会记忆的缺失，从而影响后续疫情防控工作的科学化、有序化开展。但是从目前档案管理的实际情况来看，疫情档案管理是一项非常繁重、复杂的工作，由于人工操作的随意性，档案存放无序，档案核查时间成本极高。因此，在疫情背景下，面对庞大、繁杂的档案数据，急需将信息化、数字化融入到档案管理中去，增强现有档案数字化管理水平，实现在提高档案管理工作效率的同时，也便于后续的信息检索查询，以及不同地区之间的信息互传、经验分享，从而大大提高档案管理工作的有效性和准确度。

二、疫情防控档案数字化管理的主要特征

疫情防控档案数字化管理，主要是借助于现代信息技术，把在开展新冠肺炎疫情防控工作过程中形成的记录资料转化为数字档案信息，并将其以电子信息形式进行存储，通过现代信息通信技术实现档案数字存储与信息共享的一种档案管理方式[1]。本次新冠肺炎疫情是一次突发公共卫生事件，一旦发生就需要快速响应，其无法预测和不确定性等特点给档案管理带来了较大难度。在抗击重大疫情工作时，数字化档案管理通過大量档案资源库群、档案用户群、档案信息资源处理中心所构成的完整服务系统，实现对于综合档案馆数字档案信息资源的高效管理，具有快速响应、跨地区跨单位调用档案、精准提供档案利用等诸多特点。

相对于传统档案管理，疫情防控档案数字化管理具有以下几方面优势：

首先，数字化管理开启了档案的电子化管理、网络化管理及自动化管理，使得其检索档案的速度非常快，远远超越手工档案检索，从而实现疫情背景下档案部门的快速响应。

其次，借助于现代信息技术，数字化管理把疫情防控中形成的具有多种价值的不同门类与载体的资料进行数字信息分类、归档。同时由于信息存储空间小、信息传输速度快，可借助于计算机网络实现共享，即可远程提供档案信息利用，能够满足疫情发生时跨地区跨部门异地查档调档的需求。

最后，信息时代的疫情防控档案数字化管理不仅可以实现纸质档案的存储，而且还可以把图像、音频、视频等各类档案资料，借助于现代信息技术，对其进行数字化处理以后，以电子档案的形式对其进行存储，并对其进行管理、传输和利用[2]，从而丰富了疫情档案的内容，满足抗击重大疫情工作对档案服务的需求。

三、疫情防控档案数字化管理措施

为合理部署新冠肺炎疫情防控期间的档案数字化管理工作，档案部门可从以下四个方面进行优化和改进。

第一，制定和实施疫情防控档案的数字管理标准，包括材料收集范围和档案鉴定标准等。标准化和规范化，是档案数字化管理的前提和基石。因此只有建立健全各类规章制度，对不同载体、不同门类、不同格式、不同来源的疫情防控档案均根据统一的标准来进行整理与完善，使其能够实现统一内容、统一分类以及统一格式。同时要求相关工作人员学习和掌握相关标准要求，才可以推动疫情防控档案数字化管理走向规范化。

第二，建设新冠肺炎疫情防控专题档案共享平台。将分散在不同地区、不同单位的档案信息集中保管，以减少疫情发生时档案的共享和不同地区之间的调用成本。通过设计关于疫情防控工作档案标准的转换格式、接口、分类方案、安全传输网络等，按“县级—市级—省级—国家级”逐级建设，使不同用户根据独有权限以只读方式浏览疫情防控工作档案。同时需要提供快速检索功能以支持不定时的查询工作，便于对疫情防控工作进行及时把控和参考。

第三，人才队伍是决定疫情防控档案数字化管理的关键因素之一。尤其是处于疫情防控的背景下，档案管理队伍不仅要具备专业的档案管理知识，专业的信息化技术，同时需要快速的响应能力和完备的知识体系。一方面，在推进数字化管理过程中，要尽早具备人才意识，把优秀人才引进来。另一方面，要持续加强对现有人员业务技能的进修与培训，通过开展多门类、多层次的知识体系培训教育，或者组织相关学术研讨、业务交流会议等，积极推动工作人员的教育培训，以此更好地适应疫情背景下的档案数字化管理要求。

第四，加强档案的安全管理。为了确保疫情防控数字档案资源的网络安全，必须加强网络安全建设，启动网络安全应急预案，加强网站和档案存储的管控，严格应对各类网络攻击行为，以保证网络和意识形态的安全。同时，疫情防控数字化管理过程中，必要时投入一定专项资金，加强硬件设施和相关软件，及时更新数字化档案管理网络安全技术，提高数字档案管理效率，增强网络化服务，建设符合标准、更加安全的现代化数字综合档案馆，更好地满足社会公众需求[3]。

参考文献：

[1]李恒英.浅析信息时代下数字档案馆的建设[J].技术与市场，2019（7）：138-139.

[2]王伦. 信息时代综合档案室数字化管理问题及对策研究[J]. 办公室业务， 2019， No.316（11）：40-40.

[3]王文元.浅谈档案馆数字化的意义[J].工作指导，2016（12）：174-175.

作者单位：平山县档案馆